SIA : Bagaimana SIA Dapat Menambah Nilai Bagi Organisasi

Value-Added-FP-newModel rantai nilai menunjukkan bahwa SIA adalah aktivitas pendukung. Jadi, SIA dapat menambah nilai bagi organisasi dengan cara memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, agar kelima aktivitas utama rantai nilai dapat dilaksanakan dengan lebih efektif dan efisien. SIA yang dirancang dengan baik dapat melakukan hal ini dengan cara:

  1. Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya quality-logountuk menghasilkan produk atau jasa. Sebagai contoh, SIA dapat mengawasi mesin sehingga para operatornya akan diberitahukan dengan segera saat proses yang berjalan keluar dari batas kualitas yang dapat diterima. Hal ini tidak saja membantu mempertahankan kualitas produk, tetapi juga mengurareduce-costngi jumlah bahan yang terbuang dan biaya untuk pengerjaan ulang.
  2. Memperbaiki efisiensi. SIA yang dirancang dengan baik dapat membantu memperbaiki efisiensi jalannya suatu proses dengan memberikan informasi yang lebih tepat waktu. Sebagai contoh, pendekatan produksi just-in-time membutuhkan informasi yang konstan, akurat, dan mutakhir (up-to-date) tentang Efficiencypersediaan bahan-bahan mentah dan lokasi mereka.
  3. Memperbaiki pengambilan keputusan. SIA dapat memperbaiki pengambilan keputusan dengan memberikan informasi dengan tepat waktu. Sebagai contoh, Wal-Mart membuat suatu database lengincrease-decisionkap yang berisi informasi rinci tentang transaksi­-transaksi penjualan di tiap tokonya. Perusahaan tersebut menggunakan informasi ini untuk mengoptimalisasikan jumlah tiap produk yang dijual di tiap toko. Perusahaan tersebut juga menganalisis data tersebut untuk menemukan pola barang-barang yang tampaknya dibeli sekaligus, dan menggunakan informasi ini untuk memperbaiki lata letak barang dagangannya agar penjualan barang-barang tersebut bertambah. Hal yang hampir sama dilakukan oleh Amazon.com dengan memakai database aktivitas penjualan untuk menyarankan buku-buku tambahan yang mungkin ingin dibeli oleh para pelanggannya.
  4. Berbagi pengetahuan. SIA yang dirancang dengan baik bisa mempermudah proses berbagi pengetahuan dan keahlian, yang selanjutnya dapat niemperbaiki proses operasi perusahaan, dan bahkan memberikan keunggulan sharing_knoledgekompetitif. Sebagai contoh, kantor-kantor akuntan publik yang terbesar menggunakan sistem informasi mereka untuk berbagi cara-cara terbaik (best practices) dan untuk mendukung komunikasi antar-pegawai yang berada di berbagai lokasi kantor yang berbeda. Para pegawai dapat mencari di dalam database perusahaan untuk mengidentifikasi ahli-ahli yang relevan dalam memberi bantuan bagi seorang klien tertentu; jadi, seluruh keahlian kantor akuntan publik yang dikumpulkan dari berbagai negara tersedia untuk melayani klien lokal manapun.

increase-profitSIA yang dirancang dengan baik juga dapat membantu meningkatkan laba organisasi dengan memperbaiki efisiensi dan efektivitas rantai persediaannya. Sebagai contoh, dengan mengizinkan para pelanggan secara langsung mengakses sistem persediaan dan order penjualan milik perusahaan, biaya aktivitas penjualan dan pemasaran dapat dikurangi. Selanjutnya, apabila akses seperti itu mengurangi biaya yang ditanggung para pelanggan dan waktu pemesanan, baik tingkat penjualan dan perolehan pelanggan akan meningkat. Tentu saja, dengan membuat sistem informasi antar organisasi seperti itu akan menimbulkan kekhawatiran baru mengenai sistem pengendalian yang harus dibicarakan. Hal ini juga membutuhkan peningkatan keandalan dam keakuratan data SIA.

data-information-figure01Data dan Informasi

Sekarang saatnya mendefinisikan beberapa istilah yang telah kita pergunakan. Data mengarah pada fakta-fakta yang kita kumpulkan, simpan, dan proses dengan sistem informasi. Gambar 1-4 memperlihatkan bahwa terdapat tiga jenis data yang perlu dikumpulkan untuk aktivitas apa pun: fakta-fakta tentang kejadian itu sendiri, sumber daya yang dipengaruhi oleh kejadian tersebut, dan para pelaku yang terlibat di dalam kejadian tersebut.

data-process-info-DIAGRAM1Ingat contoh mengenai aktivitas utama rantai nilai penjualan. Data yang perlu dikumpulkan adalah tentang kejadian penjualan itu sendiri (contoh: tanggal penjualan, jumlah total penjualan). Data yang juga perlu dikumpulkan adalah data tentang sumber daya yang dijual (contoh: identitas barang atau jasa, jumlah yang dijual, harga per unit). Akhirnya, data yang perlu dikumpulkan adalah data tentang para pelaku yang terlibat di dalam penjualan (contoh: identitas pelanggan dan penjual produk).

datainfoSetelah data dikumpulkan, merupakan tugas SIA untuk mengubah berbagai fakta tersebut agar dapat digunakan untuk membuat keputusan. Jadi, informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti. dibawah disajikan peragraf yang menyajikan enam karakteristik yang membuat suatu informasi berguna dan memiliki arti bagi pengambilan keputusan.

decision-makingPengambilan Keputusan

Para peneliti telah membuat banyak model tentang proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Seluruh model tersebut menggambarkan proses pengambilan keputusan sebagai aktivitas yang kompleks dan terdiri dari berbagai tahap. Pertama, identifikasi masalah. Lalu, pengambil keputusan harus memilih suatu metode untuk memecahkan masalah. Kemudian, pengambil keputusan harus mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk melaksanakan model keputusan tersebut, dan selanjutnya menginterpretasikan model tersebut, serta mengevaluasi sisi positif dari tiap alternatif yang ada. Akhirnya, pengambil keputusan memilih dan melaksanakan solusi yang dipilihnya.

Presentation1-kebutuhangambar 1-4.

Karakteristik Informasi yang Berguna

Relevan                                               Informasi itu relevan jika mengurangi relevantketidakpastian, memperbaiki kemampuan pengambil keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya.

Andal                                                  Informasi itu andal jika bebas dari kesalReliableahan penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian aktivitas di organisasi.

complete-word-circlesLengkap                                              Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya.

Tepat nowistherighttime1waktu                                        Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambil keputusan menggunakannya dalam membuat keputusan.

understoodDapat dipahami                                   Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas.

Dapat diverifikasi                               Informasi dapat diverifikasi jika dua verifiedorang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama.

SIA dapat memberikan bantuan dalam semua fase pengambilan keputusan. Laporan dapat membantu untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi. Model-model keputusan dan alat analisis yang berbeda dapat diberikan kepada para pemakai. Bahasa pertanyaan (query language) dapat memfasilitasi pengumpulan data yang relevan, yang kemudian akan digunakan untuk mengambil keputusan. Berbagai peralatan, seperti interface grafis, dfeedbackapat membantu pengambil keputusan untuk menginterpretasikan hasil­-hasil model keputusan dan mengevaluasi serta memilih di antara berbagai alternatil arah tindakan. Terakhir, SIA dapat memberikan umpan balik (feedback) atas hasil berbagai tindakan.

Akan tetapi, sejauh mana SIA dapat mendukung pengambilan keputusan tergantung pada jenis keputusan yang dibuat. Keputusan dapat dikategorikan berdasarkan tingkat struktmr yang ada atau berdasarkan lingkupnya.

decision-structureStruktur Keputusan

Keputusan dapat berbeda-beda dalam hal tingkat mereka distrukturkan. Keputusan terstruktur (structured decision) bersifat berulang-ulang, rutin, dan dipahami dengan baik hingga dapat didelegasikan kepada pegawai di tingkat yang lebih rendah dalam suatu organisasi. Sebagai contoh, keputusan untuk memberikan kredit ke para pelanggan lama, hanya membutuhkan pengetahuan tentang batas kredit pelanggan dan saldo saat ini, Keputusan yang terstruktur sering kali dapat diotomatisasikan.

Keputusan semi terstruktur (semistructured decision) ditandai dengan peraturan­-peraturan yang tidak lengkap untuk mengambil keputusan, dan adanya kebutuhan untuk membuat penilaian serta pertimbangan subjektif sebagai pelengkap analisis data yang formal. Menetapkan anggaran pemasaran untuk suatu produk baru adalah contoh dari keputusan semi terstruktur. Walaupun keputusan seperti ini biasanya tidak dapat secara penuh diotomatisasikan, namun sering didukung oleh bantuan dari keputusan yang diambil berdasar hasil dari komputer (computer-based decision).

degree-of-decisionKeputusan tidak terstruktur (unstructured decision) bukan merupakan keputusan yang berulang dan rutin. Contohnya adalah memilih sampul depan sebuah majalah, mengontrak manajemen tingkat senior, dan memilih proyek penelitian awal yang akan dilakukan. Tidak ada kerangka atau model yang dapat memecahkan masalah sejenis ini. Bahkan, dibutuhkan banyak sekali pertimbangan dan intuisi. Walaupun demikian, keputusan tidak terstruktur dapat didukung oleh bantuan dari keputusan yang diambil berdasar hasil komputer, yang berfungsi untuk memfasilitasi pengumpulan informasi dari berbagai sumber.

Ruang Lingkup Keputusan

Berdasarkan pengaruhnya, terdapat bermacam-macam jenis ruang lingkup keputusan. PengendalianScope-logo-colour-screen operasional berurusan dengan kinerja yang efektif dan efisien atas tugas tertentu. Keputusan yang berhubungan dengan manajemen persediaan dan pemberian kredit adalah contoh-contoh aktivitas pengendalian operasional. Pengendalian manajemen berurusan dengan pemakaian yang efektif dan efisien atas sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi. Penganggaran, pengembangan praktek sumber daya manusia dan keputusan atas proyek penelitian serta perbaikan produk, adalah contoh-contoh aktivitas pengendalian manajemen. Perencanaan strategis berurusan dengan penetapan tujuan organisasi dan kebijakan untuk mencapai tujuan tersebut. Menetapkan kebijakan keuangan dan akuntansi, mengembangkan produk baru, dan mengakuisisi bisnis baru adalah contoh-contoh keputusan perencanaan strategis.

Terdapat korespondensi antara tingkat seorang manajer dalam organisasi dengan tanggung jawab pengambilan keputusannya. Manajemen tingkat atas (top management) menghadapi keputusan tidak terstruktur dan semi terstruktur yang melibatkan masalah­-masalah dalam perencanaan strategis. Manajer tingkat menengah (midlle managers) berhadapan dengan keputusan semi terstruktur yang melibatkan pengendalian manajemen. Supervisor di tingkat yang lebih rendah serta para pegawai menghadapi keputusan semi terstruktur atau keputusan terstruktur yang melibatkan pengendalian operasional.

value_of_informationNilai Informasi Dalam Pengambilan Keputusan

Informasi yang dihasilkan oleh SIA yang didesain dengan baik dapat memperbaiki pengambilan keputusan dalam beberapa cara. Pertama, SIA dapat mengidentifikasikan berbagai situasi yang membutuhkan tindakan manajemen. Sebagai contoh, sebuah laporan biaya dengan banyak sekali penyimpangan atau perbedaan (variance), dapat menstimulasi manajemen untuk menyelidiki dan, jika perlu, mengambil tindakan korektif. Kedua, dengan mengurangi ketidakpastian, informasi akuntansi memberikan dasar untuk memilih di antara berbagai alternatif tindakan. Sebagai contoh, informasi akuntansi sering digunakan untuk menetapkan harga dan kebijakan kredit. Ketiga, informasi tentang hasil-­hasil keputusan terdahulu memberikan umpan balik (feedback) berharga yang dapat dipakai untuk memperbaiki keputusan di masa mendatang.

informationNamun demikian, walaupun informasi yang lebih banyak sering kali lebih baik, kondisi ini benar hanya untuk hal tertentu. Terdapat batas jumlah informasi yang dapat diserap dan diproses otak manusia secara efektif. Kelebihan informasi (information overload) terjadi ketika batas tersebut dilewati. Kelebihan informasi itu mahal, karena kualitas pengambilan keputusan menurun sementara biaya untuk menyediakan informasi meningkat. Jadi, kelebihan informasi mengurangi nilai informasi itu sendiri. Oleh karena itu, para perancang sistem informasi harus mempertimbangkan bagaimana kemajuan teknologi informasi dapat membantu para pembuat keputusan secara lebih efektif menyaring dan meringkas informasi, sehingga dapat menghindari kelebihan informasi.

cost-to-change-reduce-development-costsSelanjutnya, adalah hal yang penting untuk diketahui bahwa ada biaya-biaya yang berhubungan dengan proses untuk menghasilkan informasi. Biaya tersebut termasuk waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk mengumpulkan, memproses, serta menyimpan data, dan juga waktu serta sumber daya yang dipakai untuk mendistribusikan informasi yang dihasilkan ke para pembuat keputusan. Selain itu, terdapat pula banyak kesempatan untuk berinvestasi dalam teknologi informasi tambahan untuk memperbaiki keseluruhan kinerja SIA. Akan tetapi, organisasi pada umumnya tidak memiliki sumber daya yang tidak terbatas untuk berinvestasi dalam perbaikan sistem informasi mereka. Oleh sebab itu, keputusan lain yang juga penting adalah mengidentifikasi perbaikan SIA mana yang tampaknya akan memberi hasil yang terbesar. Membuat keputusan semacam ini membutuhkan pemahaman para akuntan dan profesional sistem informasi dalam hal strategi keseluruhan organisasi mereka.