Manajemen Layanan TI atau manajemen layanan dukungan TI.

ITSM-urlManajemen Layanan TI atau manajemen layanan dukungan TI / IT service management or IT service support management( ITSM atau ITSSM) mengacu pada pelaksanaan dan pengelolaan kualitas layanan TI yang memenuhi kebutuhan bisnis. Layanan manajemen TI dilakukan oleh penyedia layanan TI melalui kombinasi yang tepat dari teknologi, manusia, proses dan informasi . Berikut ini merupakan karakteristik dari ITSM.:

Penyedia layanan TI tidak bisa lagi hanya berfokus pada teknologi dan organisasi internal mereka [;]. Mereka sekarang harus mempertimbangkan kualitas layanan yang mereka berikan dan fokus pada hubungan dengan pelanggan.

Tidak ada satu penulis, organisasi, atau vendor yang dapat mengartikan  istilah “manajemen layanan TI” dan asal-usul kalimat ini tidak jelas.

metodologi-services-research4ITSM adalah proses-terfokus dan dalam pengertian ini memiliki hubungan dan kepentingan bersama dengan gerakan perbaikan proses (misalnya, TQM, Six Sigma, manajemen bisnis proses, CMMI) kerangka kerja dan metodologi dalam sebuah organisasi. Disiplin tidak memperhatikan tentang bagaimana menggunakan produk vendor tertentu, atau rincian teknis dari sistem di bawah manajemen. Sebaliknya, ITSM berfokus pada pemberian kerangka kerja untuk struktur TI yang terkait kegiatan dan interaksi tenaga teknis TI dengan penggunanya.

back-office-urlITSM umumnya berkaitan dengan “back office” atau masalah operasional manajemen teknologi informasi (kadang-kadang dikenal sebagai arsitektur operasi), dan tidak berurusan dengan perkembangan teknologi. Sebagai contoh, proses menulis perangkat lunak komputer untuk dijual, atau merancang sebuah mikroprosesor tidak akan menjadi fokus disiplin, namun yang menjadi perhatiannya adalah sistem komputer yang digunakan oleh pemasaran dan staf pengembangan bisnis di perusahaan baik berupa perangkat lunak dan atau perangkat kerasnya. Banyak perusahaan non-teknologi, seperti di industri keuangan, ritel, dan perjalanan, memiliki sistem teknologi informasi yang signifikan yang tidak mengenai kebutuhan pelanggannya.

Dalam hal ini, ITSM dapat dianggap atau dianalogikan sebagai perencanaan sumber daya perusahaan/Enterprise Resource Planning(ERP) untuk IT – meskipun akar sejarah dalam operasi TI membatasi penerapannya di seluruh kegiatan besar TI lainnya, seperti IT manajemen portofolio dan rekayasa perangkat lunak.

Tugas On-Line(4) Bentuk Strategi pada Manajemen Perubahan.

Drs. Abdul Gani, MA saat menjadi CEO Garuda Indonesia. Ada tiga masalah penting yang ia anggap harus dibenahi terlebih dahulu saat itu, yaitu masalah keuangan, masalah operasional dan masalah manajemen. Ketiga masalah ini menunjukkan adanya suatu hubungan dari suatu masalah pada masalah yang lain, dan membawa keterpurukan Garuda Indonesia saat itu.

Garuda-Boeing-777Segera setelah ia menyadari ketiga masalah ini, ia mengajak orang muda di Garuda Indonesia untuk memotret masalah yang ada di masing-masing unit karena kelak mereka akan menjadi change agents di Garuda Indonesia. Dengan pendekatan konsepsional, sistematis, bertahap dan konsisten ia mulai melakukan pembenahan pada Garuda Indonesia. Ia memulai perkembangan pada tubuh Garuda Indonesia dengan program survival, yaitu menghentikan pendarahan yang dapat mematikan Garuda Indonesia atau hutang Garuda yang saat itu sebesar 1,8 miliar dolar, posisi perpindahan kantor pun ia lakukan dengan tujuan memudahkan pengawasan dan pengendalian.

Selanjutnya Ia menyadari apa yang harus ia ubah pertama kali dalam Garuda Indonesia yaitu mengubah paradigma berpikir yang hanya menganggap bahwa change-mgt-1-urlini hanya sekedar bisnis angkutan udara dan kedua ia merubah pelayanan yang harus diberikan lebih pada konsumen, ketiga ia menerapkan norma bisnis secara utuh, keempat ia memprioritaskan penerbangan domestik pada Garuda, kelima ia menggeser segmentasi pasar ke kelas menengah keatas. Keenam ia membuang pola pikir “Garuda in Business” yang berarti membuang sikap lama yang tidak berorientasi pada bisnis. Ketujuh ia meningkatkan kerja team work pada Garuda Indonesia. Kerja keras nya mulai membawa perubahan baik pada Garuda Hingga dalam 2 tahun berturut-turut Garuda memperoleh penghargaan “The Most Punctual Airline” dari bandara di Amsterdam.

strategy-quiz-urlTentukan jenis  strategi yang digunakan pada kasus tersebut diatas dan berikan ulasan mengapa anda menganggapnya demikian.

(ingat ada dua jawaban: 1. Jenis strateginya apa; 2. Ulasan anda sehingga anda menyimpulkan jenis strategi yg digunakan).

 

Perubahan Organisasi pada Manajemen Perubahan.

  • Manajemen perubahan adalah sebuah pendekatan terstruktur untuk transisi individu , tim, dan organisasi. DIdalamnya termasuk proses manajemen perubahan organisasi dan model perubahan individu manajemen. Perubahan manajemen dalam organisasi dapat mencakup beberapa langkah transformasional. Ada beberapa metode dan model yang digunakan untuk mengimplementasikan perubahan termasuk, strategi untuk melakukannya dapat bersifat Direktif atau Partisipatif. change-strategy-continuum
  • Strategi Direktif untuk mengubah “memaksakan” perubahan melalui jalur formal kewenangan manajemen dengan sedikit keterlibatan atau tidak ada orang lain.
  • Strategi Partisipatif di sisi lain, meskipun biasanya diprakarsai oleh manajemen, didasarkan pada melibatkan orang dalam rangka untuk memenangkan komitmen dan kemampuan untuk  mempengaruhi proses perubahan dengan memberi mereka otonomi yang lebih.

Perubahan Antisipatif, Reaktif, dan Krisis pada Manajemen Perubahan.

Menurut Black & Gregersen (2002) strategi perubahan dibagi menjadi tiga kategori, yaitu:antisipatif-reactive-crisis-url

  • Perubahan Antisipatif ( Anticipatory Change).

anticipationPerubahan yang dilakukan pemimpin pasar. Ia menciptakan standar-standar baru. Tentu saja tidak semua orang mampu untuk melakukannya, bahkan tingkat kesulitannya relatif tinggi. Meski begitu, biayanya dalam jangka panjang relatif kecil. Perubahan ini mirip dengan Transformasi Manajemen yang tampak pada titik A dalam Sigmoid Curve. Sebagai catatan, semakin jauh seseorang melakukan perubahan secara antisipatif maka semakin besar dilakukan kesalahan. Namun, semakin kuat posisi anda di pasar dan semakin sering anda mendikte pasar maka semakin besar kemungkinan keberhasilannya.

  • Perubahan Reaktif ( Reactive Change).

proactive_reactive-1Perubahan reaktif adalah perubahan yang sering dilakukan oleh pelaku usaha. Anda bereaksi terhadap setiap kejadian dan merespon setiap hal yang baru terjadi. Kadang anda tidak dapat merespon setiap signal yang masih belum jelas betul kemana akan bermuara. Signal-signal itu masih akan dibentuk oleh ribuan pihak, sampai mengkristal menjadi sesuatu yang jelas. Semakin tidak jelas signal-signal itu maka semakin besar orang menunggu dan baru bereaksi setelah jelas.

  • Perubahan Krisis (crisis Change).

crisis-3dBanyak orang membenci krisis dan berusaha menghindar darinya. Krisis idendtik dengan korban, konflik, kdan kerusakam-kerusakan. Namun, sesungguhnya krisis juga memberikan banyak peluang dan kesempatan bagi mereka yang berpikir jernih dan berani. Pada saat krisis, mayoritas orang bertindak dengan penuh keragu-raguan dan kacau. Orang-orang yang jernih dan punya keberanian akan tampil mengambil kesempatan, memimpin, dan mengembalikan krisis pada keteraturan.
Semua bentuk perubahan tersebut harus dikenal baik oleh para pemimpin perubahan. Perubahan perlu dilakukan secara konseptual sehingga tidak menyesatkan atau berhenti ditengah jalan. Pada setiap keadaan yang berbeda, perlu meramu dan menerapkan strategi yang berbeda pula sesuai dengan situasi dan kondisi saat itu.

Bentuk Strategi pada Manajemen Perubahan.

Menurut Platt(2001), perubahan strategis suatu perusahaan dapat dibagi dalam tiga kategori, yaitu:

Transformasi manajemen.

manajementransformasiBiasanya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang sehat, atau perusahaan yang mulai menangkap adanya signal-signal yang kurang menggembirakan. Pada saat itu, biasanya perusahaaan megajukan pertanyaan seperti:

  • Hal-hal tidak patut yang telah kita lakukan (what are we doing wrong)
  • Hal-hal apa yang mampu membuat kita menjadi lebih baik (what could we do better)

Manajemen turnaround.

turn-around-mgt-urlManajemen turnaround biasanya dilakukan pada peruahaan yang menghadapi permasalahan yang besar dan melibatkan pihak yang lebih luas, tindakan ini dilakukan karena disadari perusahaan masih mempunyai sumber daya pada bentuk aset dan waktu yang memungkinkan untuk melakukan manuver perbaikan. Misalnya, apabila Anda masih bisa memperbaiki performance perusahaan karena masih mempunyai produk unggulan, reputasi yang memadai, dan masih ada asset-aset kurang produktif yang dapat ditingkatkan produktivitasnya.

Manajemen krisis.

crisis-mgt-urlManajemaen krisis biasanya dilakukan oleh perusahaan pada saat perusahaan sudah memasuki masa krisis , yaitu saat perusahaan sudah mulai kehabisan darah , energi ( reputasi dan motivasi ) . Pada tahap ini perusahaan sudah benar – benar berada pada posisi berbahaya dan eksistensinya diragukan .
Ciri – ciri perusahaan yang berada dalam krisis adalah sebagai berikut:

  • Keadaan fisik tak terurus : lampu redup , seragam petugas lama tak tergantikan ,Mobil tua dan lain – lain
  • SDM : malas datang dan pulang seenaknya , pemimpin jarang hadir , banyak terlihat tidak bekerja dan hanya ngobrol sana-sini , tenaga – tenaga yang bagus sudah keluar.
  • Konflik : hampir setiap hari terdengar , dan perasaan resah dimana – mana
  • Energi : hampir tidak ada
  • Demo Karyawan : tinggi , rasa takut terkena PHK
  • Proses hukum : meningkat dan datang dari mana – mana
  • Bagian Keuangan : hidup dalam suasana stres , dikejar tagihan yag tak terbayar oleh debcollector.

Penggunaan strategi tersebut dapat dilakukan berdasarkan kondisi:

Sigmoid Curve-urlSigmoid curve adalah titik di mana orang yang tersisa besar adalah kemungkinan orang – orang lama yang kurang produktif dan perusahaan nyaris tak punya apa – apa lagi . Ada tiga strategi untuk mengatasi keadaan , transformasi , turnaround , manajemen krisis , pada tahapan pertama apabila perusahaan memasuki tahap bahaya mustahil melakukan turnaround , cara kedua eksekutif harus segera menerapkan manajemen krisis terlebih dahulu berupa langkah – langkah penyelamatan strategis dengan cara stop the bleeding ( hentikan pendarahan ) . Jika ini berhasil strategi yang ketiga adalah pemimpin baru dapat melakukan langkah – langkah turnaround , seperti perbaikan modal kerja , kualitas produk , restrukturisasi , utang dsb .

SigmoidCurvePerusahaan yang mengalami banyak persoalan sebaiknya melakukan langkah – langkah tunaround , perusahaan seperti ini tidak dapat dikelola dengan cara yang biasa ( bussines as ussual ) tetapi harus melakukan terobosan – terobosan yang strategis sebelum perusahaan memasuki tahapan krisis . Kesalahan terbesar seorang eksekutif adalah eksekutif tersebut menyepelekan tanda – tanda kemunduran dengan hanya perubahan operasional belaka , perubahan operasional tidak akan menghasilkan kemajuan – kemajuan yang strategis.

Kombinasi Strategi.

Combination_strategy_lAdakalanya ketiga strategi tersebut tidak dapat dipisahkan satu sama lain , terkadang eksekutif dikacaukan dengan kombinasi – kombinasi tindakan , baik dilakukan dengan kesadaran , maupun kebingungan – kebingungan . Aktivitas yang dilakukan dalam turnaround sebagian besar dilakukan pula dalam manajemen krisis , pada tahapan ini dibutuhkan manajer yang tidak biasa dalam artian seorang pemimpin yang memeiliki kemampuan untuk mengahadapi stakeholder yang mulai marah , tidak percaya dan merasa paling tahu serta dapat bernegoisasi dengan pemberi pinjaman , serta memperbaiki citra perusahaan . Apapun yang dilakukann , kapanpun akan dilakukan , manajemen akan selalu perlu mengupayakan prisnip -prinsip going concern antara lain :

  • Biaya produksi yang efisien
  • Kualitas barang yang memenuhi keinginan pasar
  • Revenue dari penjualan yang terus menrus tumbuh
  • Citra perusahaan,produk ,merek , yang dijaga secara positif
  • Meningkatkan kualitas SDM dan tingkat produktivitasnya

Beberapa Jenis Perubahan pada Manajemen Perubahan.

operational_changePerubahan operasional, yaitu perubahan yang bersifat parsial dan umumnya tidak menimbulkan  dampak yang besar bagi unit-unit lain. Misalnya perubahan kemasan produk dan seragam karyawan.

perubahan strategisPerubahan strategis, yaitu perubahan yang menimbulkan dampak luas dan memerlukan dukungan unit-unit terkait, atau bahkan seluruh komponen perusahaan. Jika satu komponen diubah maka komponen yang lain akan ikut berubah.

Macam-macam perubahan strategis antara lain :

  • Perubahan budaya dan nilai-nilai dasar perubahan.
  • Perubahan arah/focus bisnis.
  • Perubahan cara kerja untuk meningkatkan efisiensi, peningkatan penghasilan (revenue) atau pemakaian sumber daya-sumber daya.

Menurut daft (2004), perubahan strategis adalah sebuah perubahan yang cenderung radikal, dan perubahan operasional tidak ubahnya sebagai perubahan incremental.

incremental-change-url

  • Perubahan incremental adalah perubahan yang secara kontinyu dilakukan suatu organisasi untuk memelihara keseimbangan umum organisasi. Biasanya perubahan seperti ini dilakukan terbatas pada salah satu bagian organisasidan dampaknya relatif hanya di rasakan oleh bagian itu sendiri. Misalnya, perbaikan mesin-mesin (introduksi mesin-mesin baru yang lebih efisien, lebih fleksibel).
  • Perubahan radikal cenderung mengubah referensi, arah, dan kebijakan organisasi. Biasanya
    perubahan ini mentransformasi seluruh bagian institusi. radical-change-urlMisalnya, perubahan struktur organisasi dari vertical-fungsional menjadi matrix, horizontal menjadi teamwork.

Satu dari bermacam cara untuk membuat hidup lebih baik(4).

Longgarkan cengkeraman Anda.

grip-hold-urlTerkadang Anda menyimpan begitu rapat apa yang Anda tahu dan Anda menyangkal bahwa diri Anda  memiliki kesempatan untuk belajar dan mengalami hal-hal baru yang hebat. Tetapi jika Anda mengambil kesempatan itu , Anda khawatir akan kehilangan kenyamanan yang Anda miliki saat ini.

more-energy-urlBila Anda bersedia untuk melepaskan sedikit saja kekhawatiran itu, Anda akan dapat menemukan dan menikmati lebih banyak arti kehidupan. Karena ketika energi Anda tidak dikonsumsi oleh posesif dan takut, Anda memiliki lebih banyak energi tersedia untuk menjalani hidup.
life-isAlih-alih berjuang untuk mempertahankan sesuatu, biarkan sesuatu itu datang dan pergi, serta biarkan saat berikutnya datang membawa keajaiban yang unik.

Berusahalah…..Berusahalah….Terus…..dan,,,,,,,,

two-frogsIni adalah kisah dua ekor katak. Salah satu katak gemuk dan yang lainnya kurus. Suatu hari, saat sedang mencari makanan, mereka secara tidak sengaja melompat ke dalam tong susu. Mereka tidak bisa keluar, karena sisi yang terlalu licin, sehingga mereka hanya berenang didalam tong susu itu.
Katak berlemak berkata kepada katak yang kurus, “katak Saudaraku, tidak ada gunanya lagi tetap berenang  kita akan tenggelam, sehingga lebih baik kita menyerah..” Katak kurus menjawab, “Tunggu saudaraku, tetaplah berenang. Seseorang akan mengeluarkan kita.” Dan mereka terus berenang selama berjam-jam.
Setelah beberapa saat, katak gemuk berkata lagi, “Saudaraku tidak ada gunanya lagi, aku menjadi sangat lelah sekarang.. Aku akan berhenti berenang dan tenggelam. Ini hari Minggu dan tidak ada seorangpun bekerja. Kita sudah ditakdirkan akan mati disini. Tidak ada kemungkinan jalan keluar dari sini. “Namun katak kurus berkata, “Terus berusaha Terusinking-frog-grenslah mengayuh.. Sesuatu akan terjadi, tetaplah mengayuh.” Dua jam berlalu.
Katak gemuk berkata, “Aku tidak tidak bisa bertahan lebih jauh lagi tidak ada gunanya melakukan hal itu karena kita akan tenggelam pula.. Apa gunanya?” Dan katak berlemak itu berhenti. Dia menyerah. Dan dia tenggelam dalafrog churning butterm susu. Namun katak kurus terus mengayuh.
Sepuluh menit kemudian, katak kurus merasakan sesuatu yang keras di bawah kakinya. Dia merasakan perubahan susu menjadi mentega dan ia melompat keluar dari tong.

Satu dari bermacam cara untuk membuat hidup lebih baik(3).

Jagalah impian Anda dan berjalanlah bersamanya.

flow-of-life-urlAnda membutuhkan ruang untuk mencoba hal-hal dan menciptakan sesuatu yang baru. Jika Anda membiarkan diri Anda terseret dan terbawa arus kehidupan maka dibutuhkan waktu yang lama untuk mengkaji ulang penyebabnya dan stres akan datang sebagai reaksi terhadap hal-hal yang tidak perlu.

Anda harus berupaya melawan pengaruh-pengaruh negatif tersebut. Membangun perisai emosional dan membiarkan diri Anda bermimpi serta mengeksplorasi gejolak yang berbicara kepada esensi  siapa Anda. Kemudian biarkan mimpi-mimpi dan gairah menarik Anda kedalam kehidupan melalui akPerseverancetivitas yang Anda lakukan.

Bekerjalah dengan ketekunan dan ketekunan, melakukan apa yang diminta. Dan jaga serta peliharalah terus  mimpi yang selalu hidup dalam diri Anda.

Kurva-S pada Manajemen Perubahan

match_5_fig_01Kurva-S  menggambarkan salah satu alasan utama individu, organisasi atau masyarakat perlu secara teratur mengubah, merevitalisasi atau menemukan kembali diri mereka sendiri.

Alasan utama lainnya meliputi:

  • organisasi / masyarakat harus melangkah dan berjalan seiring dengan perubahan lingkungan(stakeholders, pasar dan harapan masyarakat)
  • munculnya peluang untuk meningkatkan organisasi / masyarakat, seperti pengambilalihan, merger dan aliansi
  • Kompetensi inti  (melakukan yang kegiatan yang terbaik) perlu diperkuat
  • peluang muncul untuk memperluas kompetensi inti (yaitu diversifikasi)
  • tahap berikutnya dari kurva S-perlu dikelola

Kebanyakan produk / jasa / organisasi / masyarakat mengikuti pola perkembangan yang sama:, yaitu kurva-S (seperti digambarkan dalam diagram di bawah). Kurva-S memiliki awal (1), masa pertumbuhan lambat (2), masa pertumbuhan yang cepat (3), fase dewasa (4) dan berakhir (5).

133

Sebagai contoh, sebuah produk atau jasa yang diluncurkan (1), menjual perlahan (2), menjadi diterima dan penjualan meningkat cepat (3), pasar menjadi dewasa (yaitu pasar jenuh) (4) dan perubahan pasar (misalnya produk pengganti diperlukan) (5). Untuk organisasi atau komunitas, urutan adalah start up (1), pertumbuhan (2), kontrol (3), Dewasa (4) dan penurunan (5).

Change-Management-Website-GraphicJadi apa artinya ini bagi Anda? Bahkan meski Anda telah berhasil, Anda perlu terus-menerus merevitalisasi dan / atau re-invent dan / atau mengubah produk, jasa, organisasi atau komunitas. Kurva-S adalah alat yang berharga untuk petinggi perusahaan dan manajemen senior yang hanya memiliki sedikit waktu dan / atau memiliki rentang perhatian yang pendek. Sebagai contoh, jika sebuah organisasi mengumpulkan dan menggambarkan data penjualan atau angka keuntungan beberapa tahun terakhir pada sebuah kurva-S maka sebagian besar manajer akan mengenali posisi organisasi itu pada kurva-S

Tugas On-Line Flowchart (1)

Sebuah akademi program diploma (community college) mensyaratkan setiap mahasiswanya untuk melengkapi formulir permohonan pendaftaran, dan mengirimkannya lewat surat, atau mengirimkannya langsung ke kantor pendaftaran. Seorang staf administrasi akan memasukkan permohonan tersebut ke sistem. Pertama-tama, sistem tersebut akan memeriksa subsistem piutang untuk memastikan bahwa tidak ada biaya kuliah yang belum dibayar dalam tiga bulan sebelumnya. Kemudian, pada tiap mata kuliah, sistem tersebut akan memeriksa transkrip mahasiswa untuk memastikan bahwa dia telah menyelesaikan mata kuliah persyaratan sebelumnya. Selanjutnya sistem tersebut akan memeriksa ketersediaan kelas dan memasukkan nomor jaminan sosial (social security number) ke dalam daftar kelas.

Laporan yang diberikan kepada mahasiswa akan menunjukkan hasil pemrosesan pendaftaran: Apabila mahasiswa memiliki utang biaya sekolah, sebuah tagihan akan dikirim dan pendaftaran akan ditolak. Apabila mata kuliah persyaratan awal tidak dipenuhi, maka mahasiswa tersebut akan diberitahukan dan tidak didaftarkan di dalam mata kuliah tersebut. Apabila kelas telah penuh, permintaan mahasiswa akan dicatat sebagai “mata kuliah ditutup.” Apabila seorang mahasiswa diterima di dalam sebuah kelas, maka hari, waktu, dan ruang akan dicetak di sebelah nomor mata kuliah. Biaya kuliah dan biaya pendidikan total dihitung dan dicetak di dalam formulir tersebut. Informasi biaya kuliah berhubungan dengan jaringan subsistem piutang. Laporan pendaftaran mata kuliah akan dipersiapkan bagi para pengajar.

Diminta: Persiapkan flowchart untuk operasi akademi di atas.

Fungsi Pengawasan pengelolaan Sistem Informasi

control-func-IS-urlManajemen fungsi pengawasan SI meliputi hal-hal sbb:

  • Memastikan jadwal rinci untuk setiap giliran kerja(operating shift)
  • Membuat rencana untuk memastikan penggunaan  infrastruktur secara efektif dan efisien
  • Mengawasi dan mengotorisasi penggunaan  infrastruktur berdasarkan kebijakan organisasi
  • Memastikan seluruh kerentanan system baik yg disebabkan oleh factor internal maupun eksternal dapat ter-identiifkasi dan teratasi seketika kerentanan tersebut terjadi.
  • Mampu mendeteksi adanya serangan terhadap system.
  • Menyelesaikan gangguan keamanan informasi, insiden dan masalah pada waktu yang tepat
  • Meninjau ulang dan member autorisasi atas perubahan  skedul operasi.
  • Meninjau dan member autorisasi atas perubahan  jaringan, system dan aplikasinya.
  • Memantau kesesuaian jalannya operasi  dengan standar yang ditetapkan.
  • Meninjau log dari semua sistem TI untuk mendeteksi aktivitas sistem yang kritis guna membangun akuntabilitas operasional TI
  • Memastikan bahwa  pengolahan SI dapat pulih dalam waktu yang tepat dari seluruh gangguan yang terjadi selama operasi berlangsung.
  • Memastikan kerahasiaan, integritas dan ketersediaan data
  • Memantau kinerja system dan penggunaan infrastruktur dalam rangka menciptakan  penggunaan sumber daya yang optimal.
  • Mengantisipasi penggantian kapasitas peralatan / untuk memaksimalkan pekerjaan saat ini dan rencana strategis di masa depan.
  • Memantau lingkungan keamanan atas seluruh fasilitas guna terjaminnya  kinerja infrastruktur,
  • Memastikan penggantian perangkat keras/perangkat lunak tidak menyebabkan terjadinya gangguan atas operasi normal organisasi.
  • Memelihara laporan penggunaan SI dan laporan hasil pemeriksaan atas SI.
  • Membatasi akses baik secara fisik maupun secara logic dari pihak yg tidak berkepentingan.

 

Satu dari bermacam cara untuk membuat hidup lebih baik(2).

Manfaatkan sumber daya yang melimpah di sekitar Anda.

life-owes-you-nothing-urlKetika Anda bersikap bahwa kehidupan Anda penuh kekurangan, Anda sedang mengarahkan diri untuk frustrasi dan ketidakbahagiaan. Sadarilah bahwa hidup telah memberikan Anda dunia yang penuh dengan kelimpahan, dan menciptakan nilai yang berarti, Terserah kepada Anda jika ingin mengabaikan kelimpahan ini. Tidak peduli siapa Anda, di manapun Anda berada, atau apa status sosial ekonomi Anda, memenuhi kehidupan membutuhkan komitmen dan usaha dari Anda. Berfikir positif, bertindak produktif akan memberi Anda kelimpahan hidup dan dengan cara yang unik akan mengekspresikan impian dan nilai-nilai pribadi Anda.

Satu dari bermacam cara untuk membuat hidup lebih baik(1).

Menerima kenyataan sehingga Anda dapat mengubahnya.

face-the-fact-urlUntuk melangkah maju kedepan  dalam hidup, Anda harus terlebih dahulu menerima kenyataan apa adanya. Penerimaan ini merupakan titik awal yang penting dari mana Anda dapat bergerak ke segala arah yang Anda pilih. Menyangkal kenyataan atau menolak masa lalu hanow_you_can_change_your_lifenya akan membuang-buang waktu dan energi Anda. Berharap atau berpura-pura bahwa hal-hal yang terjadi itu berbeda, membuat Anda tetap ditempat Anda. Sebaliknya, memvisualisasikan kemungkinan dan melangkah ke depan dengan pikiran tenang. Kemudian menentukan langkah logis berikutnya, akan membawa Anda melangkah maju ke arah visi Anda.

Pagar sebuah analogi.

bad-temper-urlSuatu kali ada seorang anak yang memiliki temperamen buruk. Ayahnya memberinya sekantong paku dan mengatakan kepadanya bahwa setiap kali dia kehilangan kesabarannya, ia harus memalu paku itu ke pagar.

Hari pertama anak itu memalu 37 buah paku stock-photo-bunch-of-nail-and-hammer-isolated-in-white-68925070ke pagar. Selama beberapa minggu ke depan saat ia belajar untuk mengontrol kemarahannya, jumlah paku yang dipalunya  sehari-hari, secara bertahap menyusut turun. Dia menemukan jauh lebih mudah menahan emosinya daripada memalu paku ke pagar.

good-temperAkhirnya datang saat anak itu tidak marah sama sekali. Dia mengatakan kepada ayahnya tentang hal itu dan ayahnya menyarankan agar dia mencabut satu buah paku setiap hari jika ia mampu menahan amarahnya. Hari-hari berlalu dan anak laki-laki itu akhirnya memberitahu ayahnya bahwa semua paku telah tercabut olehnya.

Sang ayah memegang tangan anaknya dan menuntunnya ke pagar. Dia mengatakan “Kau telah melakukannya dengan baik, anakku, tapi lihatlah lubang-lubang di pagar itu. Pagar tidak akan pernah sama seperti dulu. Ketika kau mengungkapkan holes-in-the-fence-101917sesuatu dalam kemarahan, ia akan meninggalkan bekas luka seperti contoh yang satu ini “jika kau menikam seseorang dengan sebuah pisau dan menariknya keluar.. tidak akan peduli berapa kali kau bilang aku minta maaf, luka itu masih ada. Pastikan kau mengendalikan emosimu pada saat kau tergoda untuk mengatakan sesuatu yang akan kau sesali kemudian.

Management of IS operations/Manajemen Operasi Sistem Informasi.

Manajemen Sistem Informasi bertanggung jawab sepenuhnya atas seluruh kegiatan yang ada pada departemen SI, yang terdiri atas beberapa fungsi:

  1. Alokasi Sumberdaya, Manajemen SI bertanggung jawab untuk memastikan tersedianya infrastruktur yang memadai dan mumpuni serta cukup untuk melaksanakan rencana kerja departemen tsb dalam menyediakan fungsi Sistem Informasi bagi seluruh pemakainya.
  2. Standar dan Prosedur. Manajemen SI bertanggung jawab dalam menentukan standar dan prosedur untuk seluruh operasinya dalam mendukung Strategi dan Kebijakan Organisasi.
  3. Memonitor Proses Operasi SI. Manajemen SI bertanggung jawab  dalam mengawasi dan mengukur kinerja SI dan menjaganya dalam koridor efisien dan efektif, sehingga dari waktu ke waktu akan selalu terlihat adanya kemajuan manfaat SI bagi organisasi.

IT INFRASTRUCTURED MANAGEMENT AND SERVICE.

Tujuan dari matakuliah ini adalah:

Membuat mahasiswa memahami dan mampu menerapkan pengetahuannya guna menyelenggarakan dan menjamin bahwa Kegiatan Manajemen Pelayanan IT dapat menghasilkan layanan pada tingkat tertentu yang sesuai dan selaras serta dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi.

Materi yang akan dibahas dan dipelajari guna mendukung tujuan matakuliah adalah:

  1. Information systems operations.
    1. Management of IS operations
    2. IT Service management
    3. Monitoring use of resources
    4. Support/Helpdesk
    5. Change management process
    6. Program library management systems
    7. Release management
    8. Quality assurance
    9. Information security management.
  2. Information systems hardware.
    1. Computer hardware components and architecture
    2. Hardware maintenance program
    3. Hardware monitoring procedures
    4. Capacity management
  3. IS Architecture and software.
    1. Operating systems
    2. Access control software
    3. Data communication software
    4. Data management
    5. Database management system
    6. Tape and disk management systems
    7. Utility program
    8. Software licensing issues
  4. Network infrastructure.
    1. Enterprise network architectures
    2. Type of networks
    3. Network services
    4. Network standard and protocol
    5. OSI architecture
    6. Application of the OSI model in network architectures.

 

Manajemen Perubahan sebuah pengertian.

func-mgtManajemen merupakan suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan penggunaan sumber daya dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

PerubahanPerubahan adalah berpindahnya sesuatu dari  kondisi asalnya menjadi sebuah kondisi yang lain.

change_managementDari kedua pemahaman tersebut diatas dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa Manajemen Perubahan itu adalah:  proses Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan dan Pengawasan penggunaan sumber daya dalam rangka menhadapi berpindahnya sesuatu dari  kondisi asalnya menjadi sebuah kondisi yang baru guna tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

Mempelajari Manajemen Perubahan adalah sebuah kegiatan mempelajari bagaimana melakukan seluruh fungsi manajemen dalam rangka menghadapi perubahan dan menyelaraskannya dengan sumber daya yang ada guna tercapainya tujuan secara efektif dan efisien..

efficiency-perfectionEfisiensi merupakan suatu tindakan yang dapat menghasilkan output terbaik dengan input yang minimal.

effectiveEfektif adalah suatu tindakan yang dapat menhasilkan output dengan outcome terbaik.

outcomeOutcome sendiri memiliki pengertian: Manfaat yang dapat dirasakan dari sebuah output yang dihasilkan.

DATABASE: KASUS INTEGRATIF: S&S, INC. Suatu pendekatan atas Sistem Database.

S&S, Inc. telah menjadi perusahaan yang sukses dan sekarang mengoperasikan lima toko serta sebuah Website yang terkenal. Ashton Fleming yakin bahwa sekarang merupakan saat untuk meningkatkan (upgrade) SIA S&S agar Susan Gonzalez dan Scott Parry dapat memperoleh kemudahan akses ke informasi yang mereka butuhkan untuk menjalankan usaha mereka ini. Sebagian besar SIA S&S yang baru akan dibangun berdasarkan database relasional. Ashton mengetahui bahwa Scott dan Susan memiliki beberapa pertanyaan mengenai sistem yang baru ini dan apakah database relasional merupakan bentuk yang tepat untuk S&S, Inc. Oleh sebab itu, Ashton memutuskan untuk mempersiapkan laporan singkat yang menjelaskan alasan mengapa SIA S&S yang baru harus berupa sistem database relasional. Ashton menyusun laporannya dengan berusaha menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini:

  1. Apa yang disebut dengan sistem database, dan bagaimana sistem ini berbeda dengan sistem berdasarkan file?
  2. Apakah yang disebut dengan database relasional tersebut?
  3. Bagaimana cara mendesain tabel yang terstruktur dengan baik dalam database relasional?

 Untuk mempelajari dan menjawab pertanyaan-pertanyaan diatas silahkan klik link dibawah ini:

Database suatu pendahuluan.

us__en_us__ibm100__relational_database__how_works__620x350Database relasional merupakan dasar dari sebagian besar SIA terpadu yang modern. Pembahasan dibawah ini menjelaskan bagaimana mendesain dan mengimplementasikan SIA berdasar database. Pada bagian ini akan dijelaskan konsep database. Penekanannya lebih pada pemahaman struktur sistem database relasional, yang merupakan jenis database terpopuler dalam memproses transaksi. Bagian berikutnya memperkenalkan dua alat khusus yang digunakan oleh para akuntan untuk memfasilitasi desain database: pembuatan model data REA dan pembuatan diagram hubungan-entitas (entity-relationship diagram).

DATABASE: File versus Database.

Agar dapat benar-benar memahami secara menyeluruh kelebihan database, merupakan hal yang penting untuk memahami terlebih dahulu beberapa prinsip dasar tentang bagaimana data disimpan dalam sistem komputer. Gambar 4-1 file-vs-dbasememperlihatkan elemen­-elemen dasar yang biasanya dinamakan hierarki data. Informasi mengenai atribut suatu entitas, seperti nama pelanggan dan alamatnya, disimpan di dalam.field. Semua field yang berisi data mengenai satu entitas (misalnya: satu pelanggan) membentuk catatan (record). Gabungan dari beberapa catatan yang saling berhubungan, seperti seluruh catatan pelanggan membentuk file (misalnya: file pelanggan). Suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat, membentuk database.gbr-4-1

DATABASE: JENIS-JENIS FILE.

Ada dua jenis file dasar. Pertama adalah file utama (master file) yang konsepnya hampir sama dengan buku besar dalam SIA manual. File utama menyimpan informasi komulatmaster-fileif mengenai sumber daya organisasi dan pelaku-pelaku dengan siapa mereka berinteraksi. Sebagai contoh, file utama persediaan dan perlengkapan menyimpan informasi mengenai sumber daya yang penting bagi perusahaan. Dalam cara yang hampir sama, file utama pelanggan, pemasok, dan karyawan menyimpan informasi mengenai para pelaku penting utama yang berinteraksi dengan organisasi.

File-file utama adalah file permanen; file tersebut telah melalui berbagai periode fiskal. Akan tetapi, catatan individual dalam suatu file utama sering kali berubah. Jenis perubahan yang paling umum dibuat dalam catatan di file utama adalah memperbarui data yang mencerminkan pengaruh dari suatu transaksi. Sebagai contoh, saldo suatu akun pelanggan dalam file utama pelanggan diperbarui untuk mencerminkan transaksi penjualan yang baru dilakukan dan pembayaran yang baru diterima. Catatan yang baru juga dapat ditambahkan ke dalam file utama secara periodik, dan kadang-kadang, catatan individual juga dapat dihapus.

Jenis file dasar yang kedua adalah file transaksitransaction-file (transaction file), yang konsepnya hampir sama dengan jurnal dalam SIA manual. File-file transaksi berisi catatan mengenai setiap transaksi bisnis (event) yang terjadi dalam periode fiskal tertentu. Sebagai contoh, S&S, Inc., nantinya akan memiliki file transaksi yang berisi catatan atas transaksi penjualan dan file transaksi lain yang berisi catatan mengenai pembayaran pelanggan. Kedua file ini akan digunakan untuk memperbarui saldo akun setiap pelanggan yang terdapat dalam file utama pelanggan. File transaksi tidak bersifat permanen, tetapi biasanya dipertahankan tetap on-line hanya selama satu periode fiskal.

gbr-4-2Selama bertahun-tahun banyak perusahaan yang telah membuat file dan program setiap kali kebutuhan atas suatu informasi muncul. Hasilnya adalah peningkatan yang signifikan dalam jumlah file utama yang disimpan oleh suatu organisasi. Sebagai contoh, Bank of America pada suatu hari memiliki 36 juta akun pelanggan dalam 23 sistem terpisah. Sebuah lernbaga pemerintah menyimpan data dalam 22 sistem yang terpisah. Pertumbuhan file utama ini pada akhirnya menimbulkan masalah. Sering kali data yang sama disimpan di dalam dua atau lebih file utama yang terpisah (lihat Gambar 4-2). Hal ini rnempersulit proses untuk mengintegrasikan data secara efektif dan untuk memperoleh pandangan atas data di seluruh perusahaan. Kondisi ini juga menimbulkan masalah karena nilai data tertentu yang disimpan di dalam file yang berbeda bisa tidak konsisten satu sama lain. Sebagai contoh, alamat seorang pelanggan dapat saja diperbarui dengan benar dalam file utama yang digunakan untuk mengirim barang dagangan, tetapi alamat yang lama masih tersimpan di dalam file utama yang digunakan untuk penagihan.

Database.

Sistem database dibangun untuk mengatasi masalah yang berhubungan dengan pertumbuhan file utama. Database adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat. Gambar 4-2 mengilustrasikan perbedaan antara system berddatabaseasar file dan database. Pendekatan database memperlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian organisasi tersebut, bukan hanya oleh suatu departemen atau fungsi tertentu saja. Fokusnya adalah integrasi data dan pembagian data dengan seluruh pemakai yang berhak memakainya. Integrasi data dicapai dengan mengkombinasikan beberapa file utama ke dalam ‘kolam’ (pool) data yang dapat diakses oleh berbagai program aplikasi. Gambar 4-2 memperlihatkan bahwa hal ini dapat dicapai dengan mempergunakan sebuah program yang disebut sebagai database management system (DBMS). Program ini bertindak sebagai interface antara database dengan berbagai program aplikasi. Kombinasi database, DBMS, dan program aplikasi yang mengakses database melalui DBMS disebut sebagai sistem database.gbr-4-2

SISTEM DATABASE.

Tampilan Logis dan Fisik (Logical View and Physical View) Data Sistem database memisahkan tampilan logis dan physical-logical-data-viewfisik data. Tampilan logis adalah bagaimana pemakai atau programer secara konseptual mengatur dan memahami data. Sebagai contoh, seorang manajer penjualan mengkonseptualisasikan seluruh informasi mengenai para pelanggan, yang menyimpannya dalam bentuk tabel. Tampilan fisik merujuk pada bagaimana dan di mana data secara fisik diatur dan disimpan dalam disk, tape, CD-ROM, atau media lainnya. Sebagai contoh, Gambar 4-3 memperlihatkan susunan catatan (record layout) suatu file piutang.

sistem-databaseMemisahkan tampilan logis dan fisik memungkinkan pengembangan aplikasi baru karena programer dapat berkonsentrasi untuk memasukkan kode (coding/hal-hal yang akan dilakukan program) ke dalam logika aplikasi dan tidak perlu memusatkan perhatian pada bagaimana dan di mana berbagai data disimpan atau diakses. Dengan merujuk kembali pada Gambar 4-3, misalkan ada seorang programer yang menginginkan laporan atas kredit yang memperlihatkan nomor pelanggan, batas kredit, dan saldo terakhir.

gbr-4-3Agar dapat membuat program tersebut menghasilkan laporan seperti ini, programer tersebut harus memahami lokasi dan panjang field yang dibutuhkan (contohnya, posisi catatan 1 hingga 10 untuk nomor pelanggan) dan format setiap field (alfanumerik atau numerik). Jelas sekali bahwa proses ini akan menjadi lebih kompleks apabila data yang dibutuhkan berada di beberapa file.

Sebaliknya, Gambar 4-4 memperlihatkan software sistem manajemen database yang berkaitan dengan hubungan (link) antara cara data secara fisik disimpan dan dengan tampilan logis data pemakai. Jadi, DBMS mengendalikan database agar para pemakai dapat mengakses, membuat permintaan, atau memperbaruinya tanpa harus mencari terlebih dahulu bagaimana dan di mana suatu data disimpan secara fisik.

Memisahkan tampilan fisik dan logis data juga berarti para pemakai dapat mengubah konsep hubungan antara berbagai bagian data (tampilan logis tugasnya) tanpa mengubah cara data tersebut secara fisik disimpan. Dengan cara yang sama seorang administrator database dapat mengubah penyimpanan fisik data untuk meningkatkan kinerja sistem, tanpa menimbulkan pengaruh atas para pemakainya atau program aplikasinya.

Skema

Skema (schema) mendeskripsikan struktur logis database. Terdapat tiga tingkat skema, yaitu: konseptual, eksternal, dan internal.

  • Gambar 4-5 memperlihatkan hubungan antara ketiga tingkat ini.
  • Gambar 4-4 Fungsi DBMS: untuk Mendukung Pandangan Logjs Berbagai Data

gbr-4-4Skema tingkat konseptual (conceptual level schema) adalah tampilan seluruh database pada tingkat organisasi. Skema ini mendaftar elemen-elemen data dan hubungan antar­ mereka. Skema tingkat eksternal terdiri dari satu set tampilan individual bagi pemakai dari berbagai bagian database, yang setiap bagiannya merupakan subskema. Skema tingkat internal menyediakan tampilan tingkat rendah dari database. Skema ini mendeskripsikan bagaimana data sebenarnya disimpan dan diakses, termasuk informasi mengenai petunjuk (pointer), indeks, panjang catatan, dan seterusnya.

gbr-4-5Gambar 4-5 menghubungkan setiap tingkat ini dengan anak panah berkepala dua, yang mewakili pemetaan antar-skema. DBMS mempergunakan pemetaan untuk menerjemahkan permintaan data dari seorang pemakai atau suatu program aplikasi (diekspresikan dalam bentuk nama dan hubungan logisnya) ke petunjuk (pointer), indeks, dan alamat yang dibutuhkan agar secara fisik dapat mengakses data.

Para akuntan sering terlibat dalam pengembangan skema pada tingkat konseptual dan eksternal, sehingga penting untuk mengetahui perbedaan antara keduanya. Sebagai contoh, lihat siklus pendapatan S&S. Skema konseptual untuk siklus pendapatan di database akan berisi informasi mengenai pelanggan, penjualan, penerimaan kas, staf penjualan, uang kas, dan persediaan. Pada tingkat eksternal, beberapa subskema dapat dihasilkan dari skema ini. Setiap subskema dibuat sesuai dengan kebutuhan para pemakai atau program aplikasinya. Setiap subskema juga didesain untuk mencegah akses ke bagian database yang tidak berhubungan dengan pekerjaan tertentu dari pemakainya. Sebagai contoh, subskema pada tingkat eksternal untuk staf pembuat faktur penjualan akan mencakup informasi mengenai batas kredit pelanggan dan saldo saat ini, jumlah persediaan serta harganya, tetapi mungkin tidak akan meliputi informasi mengenai biaya persediaan atau saldo perusahaan di bank saat ini. Subskema tingkat eksternal untuk staf bagian pengiriman akan mencakup informasi mengenai alamat pelanggan, tetapi mungkin tidak akan meliputi informasi mengenai batas kredit pelanggan atau besarnya gaji pegawai. Subskema tambahan akan menetapkan porsi yang relevan dari database yang dapat diakses para pegawai untuk melaksanakan pekerjaannya.

DATABASE: Kamus Data.

Salah satu komponen kunci dari DBMS adalah kamus data (data dictionary), yang mencakup informasi mengenai struktur database. Setiap elemen data yang disimpan dalam database, seperti nomor pelanggan, memiliki catatan di kamus data yang mendeskripsikan elemen tersebut. Tabel 4-1 memperlihatkan contoh jenis informasi yang terdapat dalam kamus data mengenai setiap elemen data.

table-4-1.jpgPara akuntan memiliki pemahaman yang sangat baik mengenai elemen-elemen data yang ada dalam organisasi perusahaan, yaitu dari mana asalnya, dan di mana mereka digunakan. Oleh sebab itu, akuntan seharusnya berpartipasi dalam pengembangan kamus data.

DBMS biasanya memelihara kamus data. Bahkan, kamus data ini sering kali merupakan salah satu aplikasi pertama dari sistem database yang baru diimplementasikan. Masukan (inputs) untuk kamus data mencakup elemen data yang baru atau yang sudah dihapus, serta perubahan nama, deskripsi, atau penggunaan elemen data yang ada. Keluaran (outputs) mencakup berbagai laporan yang berguna bagi programer, perancang database, dan pemakai sistem informasi. Laporan sampel mencakup (1) daftar dari semua program di mana suatu data digunakan, (2) daftar dari semua sinonim untuk elemen data dalam file tertentu, (3) daftar dari semua elemen data yang digunakan oleh pemakai tertentu, dan (4) daftar dari seluruh laporan outputs di mana elemen data digunakan. Laporan-laporan ini berguna dalam perancangan dan implementasi sistem database, penyediaan dokumentasi sistem, dan dapat menjadi bagian dari jejak audit.

DATABASE: Bahasa-bahasa DBMS.

Setiap DBMS harus menyediakan sarana untuk pelaksanaan tiga fungsi dasar, yaitu: menciptakan, mengubah, dan mempertanyakan database. Sekelompok perintah yang digunakan untuk menjalankan ketiga fungsi tersebut, secara berurutan diacu sebagai bahasa untuk definisi data, bahasa untuk manipulasi data, dan bahasa untuk meminta data.

Bahasa definisi data (data definition language-DDL) digunakan untuk:

  1. membangun kamus data,
  2. mengawali atau menciptakan database,
  3. mendeskripsikan pandangan logis untuk setiap pemakai atau programer, dan
  4. memberikan batasan untuk keamanan field atau catatan pada database.

Tabel 4-2 menunjukkan contoh perintah DDL yang digunakan untuk menciptakan sebuah tabel untuk menyimpan informasi mengenai pemasok (vendors).

table-4-2Bahasa manipulasi data (data manipulation language-DML) digunakan untuk perawatan data, yang mencakup operasi seperti pembaruan (updating), penyisipan (inserting), dan penghapusan (deleting) suatu bagian dari database. DML memudahkan program penulisan (writing program) untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut dengan hanya menanyakan suatu nama dari bagian data, bukan meminta lokasi penyimpanan fisiknya. Tabe14-3 memperlihatkan contoh tiga jenis dasar perintah DML.

tale-4-3Bahasa permintaan data (data query language-DQL) dipergunakan untuk menyelidiki database. Apabila DML dipergunakan untuk mengubah isi database, maka DQL hanya dipergunakan untuk mengambil data, menyortir data, menyusun data, dan menyajikan suatu bagian dari database sebagai respons atas permintaan data. Umumnya DQL berisi perintah yang cukup luas, tetapi mudah digunakan, sehingga para pemakainya dapat memuaskan sebagian besar kebutuhan informasinya sendiri, tanpa bantuan dari programer. Tabe14-4 menyajikan contoh dari perintah permintaan data yang ditulis dalam bahasa permintaan data yang umum digunakan, yaitu bahasa permintaan terstruktur (structured query language-SQL). Lampiran A menyajikan lebih banyak informasi mengenai SQL dan bahasa permintaan grafis.

table-4-4Banyak DBMS yang juga memasukkan penulis laporan (report writer), yaitu sebuah bahasa yang menyederhanakan pembuatan laporan. Umumnya, pemakai hanya perlu menspesifikasikan elemen data yang ingin mereka cetak dan bagaimana format laporan tersebut. Penulis laporan kemudian akan mencari dalam database data yang dispesifikasikan, mengekstrasi bagian data tersebut, dan mencetaknya sesuai dengan format yang telah ditentukan oleh pemakai.

Seluruh pemakai umumnya memiliki akses ke DQL dan penulis laporan. Akses ke DDL dan DML seharusnya hanya dibatasi untuk para pegawai yang memiliki tanggung jawab administrasi dan pemrograman. Hal ini akan membantu membatasi jumlah pegawai yang memiliki kemampuan untuk membuat perubahan dalam database.