Soal Latihan-26 : Pengembangan dan Analisa Sistem

Audio Visual Corporation (AVC) membuat dan menjual ­peralatan display visual. Kantor pusat perusahaan terletak di luar Boston. Kebanyakan penjualan dihasilkan oleh tujuh kantor penjualan yang terbagi secara geografis, yaitu di Los Angeles, Seattle, Minneapolis, Cleveland, Dallas, Boston, dan Atlanta.

Setiap kantor penjualan memiliki gudang yang terletak didekatnya untuk persediaan peralatan baru dan suku cadang pengganti. Penjualan lainnya dilakukan melalui perwakilan produsen.

Operasional produksi AVC dilakukan di satu pabrik, yang terbagi secara departemen. Selain departemen perakitan, ada beberapa departemen yang bertanggung jawab atas berbagai komponen yang digunakan dalam peralatan display visual. Pabrik tersebut juga memiliki departemen perawatan, teknik, produksi, dan persediaan barang jadi di gudang. penjadwalan, dan akuntansi biaya.

Pada awal tahun 1996, pihak manajemen memutuskan untuk memperbarui SIA perusahaan. Perusahaan memasang kerangka utama di kantor pusat dan jaringan kerja lokal di tujuh kantor penjualan.

Integrasi komputer baru dan LAN ke SIA AVC dilakukan oleh staf sistem informasi. Manajer sistem dan empat orang analis sistem yang bertanggung jawab untuk integrasi dipekerjakan oleh perusahaan pada musim semi 1997. Pegawai departemen lainnya programer, operator mesin, dan operator key-punch- telah bekerja di perusahaan tersebut selama beberapa tahun.

Pada tahun-tahun awal berdirinya, AVC menerapkan sistem pengambilan keputusan secara terpusat. Manajemen puncak merumuskan semua rencana dan. mengarahkan semua operasi. Setelah perusahaan berkembang, beberapa keputusan dibuat secara desentralisasi, namun pemrosesan informasi masih dilakukan terpusat. Setiap departemen harus mengkoordinasikan rencananya dengan kantor pusat, namun mereka memiliki kebebasan dalam mengembangkan program penjualan mereka. Akan tetapi, masalah informasi berkembang,dan departemen sistem informasi ditugaskan untuk memperbaiki sistem pemrosesan informasi perusahaan ketika peralatan yang baru telah dipasang.

Para analis sistem meninjau SIA yang sedang berjalan sebelum membeli komputer baru dan telah mengidentifikasi kelemahannya. Mereka kemudian mendesain aplikasi baru untuk mengatasi masalah ini.

Selama 18 bulan sejak pembelian peralatan baru tersebut, aplikasi berikut ini telah didesain ulang dan dikembangkan, serta diterapkan: pembayaran gaji, penjadwalan produksi, persiapan laporan keuangan, penagihan ke pelanggan, penggunaan bahan baku

Departemen operasional AVC yang terpengaruh oleh perubahan sistem jarang diajak berkonsultasi hingga sistem tersebut dijalankan dan laporan yang baru didistribusikan ke departemen operasional.

Direktur utama AVC sangat senang dengan hasil kerja departemen sistem informasi. Dalam suatu percakapan dengan seseorang yang tertarik dengan sistem baru di AVC, direktur tersebut menyatakan, “Orang-orang bagian sistem telah melakukan pekerjaannya dengan baik dan saya sangat yakin dengan hasil pekerjaan mereka. Saya sering menanyakan banyak hal kepada mereka dan saya melihat bahwa mereka tidak memiliki kesulitan dalam melakukan pekerjaan mereka. Kita mengeluarkan banyak uang untuk peralatan yang baru dan orang orang bagian sistem juga dibayar dengan cukup tinggi, namun kombinasi peralatan yang baru dan staf bagian sistem informasi harus dapat menyelesaikan semua permasalahan kita.”

Baru-baru ini, ada dua percakapan lain mengenai komputer dan SIA. Satu percakapan antara Jerry Adams, manajer pabrik, dan Bill Taylor, manajer sistem informasi; percakapan lainnya antaraJerry Adams dan Terry Williams, manajer SDM yang baru.

 PERCAKAPAN BILL TAYLOR DAN JERRY ADAMS

Jerry: Bill, Anda berusaha menjalankan pabrik yang seharusnya menjadi tanggung jawab saya. Menurut saya, Anda terlalu sering mengganggu pekerjaan saya. Saya harap Anda berhenti mencampuri pekerjaan saya.

Bill: Anda punya pekerjaan yang harus Anda lakukan, demikian juga dengan departemen saya. Ketika kami menganalisis informasi yang dibutuhkan untuk penjadwalan produksi dan oleh manajemen puncak, kami melihat ada perbaikan yang dapat dilakukan dalam arus kerja. Karena sistem sudah berjalan, Anda tidak boleh mengubah arus kerja dan mengubah prosedur, sebab hal itu akan merusak nilai informasi yang kita proses. Dan, ketika saya menganalisis kegiatan tersebut, saya yakin bahwa kita tidak boleh mempercayai informasi yang kita peroleh dari bagian produksi. Ada banyak kesalahan pada dokumen yang kami terima dari bagian produksi.

Jerry: Saya bertanggung jawab atas efisiensi operasional produksi. Sudah jelas, sayalah yang paling tepat untuk menentukan efisiensi produksi. Sistem yang Anda pasang telah mengurangi tenaga kerja saya dan meningkatkan beban kerja pegawai lainnya, namun. saya tidak melihat bahwa hal tersebut menghasilkan perbaikan. Bahkan, hal inilah yang mungkin mengakibatkan tingkat kesalahan dokumen yang tinggi.

Bill: Komputer baru ini menghapiskan banyak uang, dan saya sedang berusaha memastikan bahwa perusahaan berpikir uang tersebut telah digunakan dengan baik.

PERCAKAPAN JERRY ADAMS DAN TERRY WILLIAMS

Jerry: Asisten produksi saya yang terbaik, orang yang saya anggap paling layak untuk dipromosikan menjadi supervisor, menemui saya hari ini dan mengatakan ingin berhenti bekerja. Ketika saya menanyakan alasannya, dia mengatakan bahwa dia tidak lagi menyukai situasi kerja ini. Dia bukan satu-satunya yang kecewa. Para supervisor dan kepala departemen tidak lagi memiliki hak untuk menentukan jadwal produksi. Sistem komputer yang baru ini telah mengambil alih kontribusi yang sering kita berikan terhadap perencanaan dan arah perusahaan. Kita seperti kembali ke zaman di mana manajemen atas saja yang membuat semua keputusan. Sekarang saya menghadapi lebih banyak masalah produksi daripada sebelumnya. Saya yakin hal ini telah merusak minat sebagian besar tim manajemen saya. Saya tahu permasalahannya berada di bidang saya, tetapi saya pikir Anda mungkin bisa membantu saya.

Terry: Sekarang saya tidak bisa memberikan rekomendasi, tetapi saya telah menerima keluhan yang sama dari bagian pembelian dan pengiriman. Saya rasa saya akan membahas keluhan Anda besok dalam rapat manajemen pabrik.

Evaluasi informasi di atas dan jawablah pertanyaan berikut ini:

  1. Tampaknya pengembangan dan transisi ke sistem berbasis komputer yang baru telah menyebabkan permasalahan antar staf AVC. Identifikasi dan jelaskan secara singkat hal-hal yang menyebabkan permasalahan tersebut.
  2. Apa yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan untuk menghindari terjadinya permasalahan seperti ini? Apa yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk mencegah terjadinya hal ini di masa depan?

(Diadaptasi dari Ujian CMA)