Kasus Integratif: Shoppers Mart

casestudy-iconAnn Christy merasa senang karena sistem yang baru di Shoppers Mart yang sangat dibutuhkan tersebut disetujui dan bahwa dia serta timnya telah dengan akurat menilai kebutuhan perusahaan. Ann menyadari bahwa dia perlu menetapkan apakah lebih baik membeli sistem software dari vendor luar, mengembangkan sistem itu sendiri, atau mengontrak sebuah perusahaan yang menspesialisasikan diri dalam sistem seperti yang diinginkannya untuk mengembangkan serta mengoperasikan sistem tersebut. Secara khusus, dia perlu menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

shoppers-drug-mart

  1. Dapatkah Ann membeli software yang dibutuhkannya? Jika dapat, bagaimana dia mengadakan pendekatan untuk memulai proses pembelian hardware dan software serta memilih vendor?
  2. Bagaimana tanggapan perusahaan tentang ide mengembangkan software sendiri? Apa pendekatan yang terbaik untuk Shoppers Mart?’
  3. Seberapa luas sistem tersebut menggunakan software yang dikembangkan oleh pemakai akhir?
  4. Haruskah Shoppers Mart melakukan perbaikan yang dibutuhkan pada sistem yang ada sekarang ini, atau haruskah perusahaan mempertimbangkan rekayasa teknis proses· bisnisnya dan kemudian mengembangkan sebuah sistem untuk mendukung proses yang baru tersebut?
  5. Apakah melakukan outsourcing untuk sistem informasi merupakan alternatif yang memungkinkan untuk mendapatkan sistem yang baru? Apakah manfaat melakukan outsourcing melebihi risikonya?
  6. Jika perusahaan memutuskan untuk mengembangkan sistem tersebut sendiri, haruskah . perusahaan mempercepat proses pengembangannya dengan menggunakan teknik yang canggih, seperti pembuatan prototipe atau computer-aided software engineering?

Ann memutuskan untuk menyelidiki berbagai alternatif desain guna menetapkan tindakan yang terbaik untuk Shoppers Mart.

Pendahuluan: Strategi Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi.

software-development-related-itemsDi dalam dunia yang saat ini berubah demikian cepat, banyak perusahaan menemukan diri mereka dalam posisi Shoppers Mart saat ini Mereka harus memenuhi kebutuhan informasi dengan cepat dan efisien. Pada pembahasan ini, Anda akan mempelajari tiga cara untuk mendapatkan sistem informasi yang baru: membeli software yang telah diprogram, mengembangkan software sendiri, dan mengontrak perusahaan luar (melakukan outsourcing) untuk mengembangkan dan mengoperasikan sistem tersebut.

????????????????????????Anda juga akan mempelajari tiga cara untuk mempercepat atau meningkatkan proses pengembangan: rekayasa teknis proses bisnis, menggunakan prototipe, dan alat pembuatan software dengan bantuan komputer (computer-aided software engineering-CASE).

case-tools-290x160Pada awal-awal ditemukannya komputer, jarang perusahaan yang dapat membeli software yang memenuhi kebutuhannya. Akan tetapi, sejalan dengan makin dewasanya industri software, makin banyak perusahaan yang mulai membeli software. Oleh karena kemudahan ketersediaan software dan biaya yang lebih murah, diperkirakan 80 persen perusahaan saat ini yang memasang komputer, menggunakan atau mempertimbangkan untuk menggunakan software massal.

Software massal (canned software) dibuat oleh perusahaan pengembang software dan dijual di pasar terbuka untuk berbagai lapisan pemakai yang memiliki persyaratan yang hampir sama. Beberapa perusahaan menggabungkan software dan hardware, serta menjual keduanya sebagai satu paket. Hal ini disebut sebagai sistem terima jadi (turnkey system’s), karena vendor memasang keseluruhan sistem dan pemakai hanya perlu “terima jadi”. Banyak sistem terima jadi dibuat oleh para vendor yang mengkhususkan diri dalam industri tertentu. Contohnya, sistem khusus yang dibuat untuk para dokter dan dokter gigi, perusahaan perbaikan mobil, restoran umum, restoran cepat saji, tempat penyewaan video, dan toko ritel lainnya.

Internet memberi perusahaan cara baru untuk mendapatkan software. Penyedia jasa aplikasi (application service providers-ASPs) menyediakan Web-based software pada komputer mereka dan mengirim software ke klien melalui Internet. Dalam hal ini, perusahaan tidak harus membeli, memasang, dan mempertahankan software massal. Melainkan, perusahaan “menyewa” software yang mereka butuhkan dari ASP. Keuntungan dari cara ini adalah pengurangan biaya software dan overhead administrasi, pembaruan software secara otomatis, penyesuaian skala dengan pertumbuhan bisnis, akses global ke informasi, akses ke personel ahli TI, dan kemungkinan untuk memfokuskan pada kompetensi keuangan inti, bukan pada persyaratan TI.

Tidak lama lagi, sistem aplikasi hanya akan dikembangkan di perusahaan oleh organisasi-organisasi atau perusahaan yang sangat besar dengan persyaratan yang berbeda-beda satu sama lain. Akan tetapi, bahkan saat ini, banyak perusahaan besar membeli software dari pemasok luar. Contohnya, Pacific Gas & Electric Company menandatangani kontrak senilai $750.000 untuk lisensi dan pemasangan software buku besar buatan Dun & Bradstreet untuk menggantikan sistem buku besar yang dikembangkan oleh perusahaan itu sendiri. Survei yang baru-baru ini dilakukan oleh Deloitte & Touche menunjukkan bahwa kebanyakan dari para chief imformation officer diharapkan untuk mengganti sistem yang telah ada dengan software yang secara komersial tersedia daripada menggunakan sistem yang dikembangkan secara khusus.

Masalah utama dengan software massal adalah sering kali software tersebut tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi atau pemrosesan data di perusahaan .

Kelemahan ini sering kali dapat diatasi dengan mengubah software massal. Umumnya, cara terbaik untuk melakukan hal tersebut adalah meminta vendor software terkait, bukan meminta bantuan pada staf programer perusahaan untuk membuat perubahan. Perubahan yang tidak diotorisasi oleh penjual bisa jadi tidak dijamin dan dapat membuat program tersebut menjadi tidak andal dan tidak stabil. Beberapa perusahaan telah menggunakan pendekatan ini dengan hasil yang cukup baik. Contohnya, sekitar 90 persen dari software di Dow Chemical terdiri dari software massal yang telah dimodifikasi agar sesuai dengan proses bisnis perusahaan tersebut, sementara sisanya adalah software khusus yang dikembangkan sendiri oleh perusahaan.

Kesulitan Akuntan dalam Mengembangkan SIA.

Biasanya, para akuntan mengalami berbagai kesulitan berikut ini dalam mengembangkan SIA:9935716-attacking-problems-problem-solving-techniques-asking-questions

  • Permintaan atas sumber daya pengembangan begitu banyak hingga proyek SIA dapat terlambat hingga beberapa tahun.
  • SIA yang baru didesain tidak selalu dapat memenuhi kebutuhan para pemakainya. Masalahnya mungkin tidak terungkap hingga pada saat sistem tersebut digunakan, namun setelah melewati proses pengembangan yang memakan waktu. Para pemakai sulit untuk memvisualisasikan bagaimana SIA seharusnya atau bagaimana SIA akan beroperasi hanya dengan meninjau dokumentasi desain. Lagipula, ketika para pengembang sistem tidak memahami kebutuhan bisnis perusahaan atau kebutuhan para pemakai, akan sulit bagi mereka memberikan saran yang berarti untuk perbaikan.
  • Proses pengembangan dapat memakan waktu yang begitu lama hingga sistem tersebut . tidak lagi dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Contohnya; Fannie Mae menghabiskan delapan tahun dan $100 juta untuk mengembangkan sistem akuntansi untuk pinjaman yang terbesar di dunia. Sayangnya, ketika sistem tersebut akhirnya selesai, sistem tersebut tidak lagi memenuhi sebagian besar dari kebutuhan bisnis Mae.
  • Para pemakai tidak dapat menspesifikasikan kebutuhan mereka dengan tepat. Sering kali mereka tidak mengetahui dengan pasti apa yang mereka butuhkan, dan kapan mereka membutuhkannya. Mereka kadang kala tidak mengkomunikasikan ide-ide ini ke para pengembang sistem.
  • Perubahan atas SIA sering kali sulit untuk dibuat setelah persyaratan telah ditetapkan menjadi spesifikasi. Jika para pemakai diizinkan untuk terus dapat mengubah persyaratan, SIA akan memakan waktu sangat lama untuk dapat diselesaikan dan biayanya meningkat setiap kali SIA dikerjakan ulang.

Pembelian Software dan SDLC dalam Mengembangkan SIA.

Perusahaan yang membeli, bukan mengembangkan software SIA, masih harus mengikuti proses SDLC sebagai berikut:????

  • Analisis sistem. Perusahaan harus melakukan penyelidikan awal, survei sistem, dan survei kelayakan. Perusahaan juga harus menetapkan persyaratan SIA.
  • Desain konseptual sistem. Bagian yang penting dari desain konseptual adalah menetapkan apakah software yang memenuhi persyaratan SIA telah tersedia. Jika memang tersedia, keputusan membuat atau membeli harus dilakukan.
  • Desain fisik Apabila software dibeli, beberapa tahap desain fisik, seperti pendesainan dan pengkodean program, dapat dihilangkan. Akan tetapi, mungkin akan memerlukan perubahan agar software dapat lebih baik memenuhi kebutuhan perusahaan. Bahkan jika software dibeli, perusahaan sering kali mendesain output, input, file, dan prosedur pengendalian.
  • Implementasi dan perubahan. Perusahaan harus merencanakan implementasi dan perubahan aktivitas, memilih dan melatih personel, memasang dan menguji hardware serta software, mendokumentasikan prosedur, dan mengubah dari sistem yang lama ke SIA yang baru. Akan tetapi, perusahaan tidak mengembangkan serta menguji modul software atau dokumen program komputer itu sendiri.
  • Operasi dan pemeliharaan. SIA dioperasikan seperti software lainnya, dan vendornya . biasanya melakukan pemeliharaan atas software tesebut.