Memadukan Diagram REA Antar-Siklus……(2).

Perancang database memadukan dua diagram REA individual dengam menyatukan entitas yang sama. Jadi, Gambar DD-12 hanya mencakup satu entitas persediaan dan satu entitas kas. Perancang database kemudian memeriksa kelengkapan Gambar DD-12 dengan menguji apakah diagram tersebut memenuhi dua peraturan berikut ini:

  1. Setiap entitas sumber daya harus berhubungan dengan dua kegiatan arus stok: salah satunya menambah sumber daya dan yang lainnya menguranginya.
  2. Setiap kegiatan pertukaran ekonomi yang menambah sumber daya harus berhubungan dengan kegiatan pertukaran ekonomi yang mengurangi sumber daya, hal tersebut disebut prinsip dualitas ekonomi.

Gambar DD-12.Gambar-5-0010-aa-dd-12
Gambar DD-12 memenuhi kedua peraturan tersebut. Sumber-daya persediaan berhubungan dengan kegiatan pembelian (yang menambahnya) dan dengan kegiatan penjualan (yang menguranginya). Sama halnya, sumber daya kas berhubungan dengan kegiatan penambahan, penerimaan kas, dan kegiatan pengurangan, pembayaran kas.

Sebagai tambahan, pembelian yang merupakan kegiatan penambahan ekonomi, berhubungan dengan pembayaran kas yang merupakan kegiatan pengurangan ekonomi. Sama juga dengan, penjualan yang merupakan kegiatan pengurangan ekonomi yang menurunkan sumber daya persediaan, berhubungan dengan penerimaan kas yang merupakan kegiatan peningkatan ekonomi yang menaikkan sumber daya kas.

Menggunakan Diagram REA……(1).

Sejauh ini, telah ditunjukkan bagaimana cara menggunakan model data REA untuk mengarahkan desain SIA. Dalam proses tersebut, dikembangkan diagram REA untuk PERUSAHAAN. Bagian ini, membahas bagaimana diagram REA dapat juga digunakan untuk mendokumentasikan praktik bisnis dan mengarahkan pencarian informasi dari database.

Dokumentasi Praktik Bisnis
Diagram REA secara khusus berguna untuk mendokumentasikan SIA tingkat lanjut yang menggunakan database, karena kardinalitas dalam diagram REA menyediakan informasi mengenai praktik bisnis organisasi dan pola pertukaran ekonominya.
Gambar DD-12.
Gambar-5-0010-aa-dd-12Contohnya, Gambar DD-12 menunjukkan bahwa PERUSAHAAN memperpanjang kredit ke pelanggan dan memperbolehkan mereka untuk membayar secara mencicil. Diagram tersebut juga menunjukkan bahwa PERUSAHAAN menjual barang yang diproduksi secara masa1.

Untuk menginterpretasikan secara tepat makna dari kardinalitas pada diagram REA, perlu dipahami dengan baik mengenai hal yang diwakili dari kemunculan setiap entitas. Hal ini biasanya mudah untuk entitas pelaku dan kegiatan. Setiap kemunculan entitas pelaku mewakili orang atau organisasi tertentu.

Sama halnya dengan kemunculan entitas kegiatan yang mewakili transaksi atau aktivitas bisnis tertentu. Contohnya, setiap kemunculan kegiatan penjualan mewakili transaksi penjualan tertentu.

Menggunakan Diagram REA……(2).

Akan tetapi, pemahaman mengenai hal yang diwakili oleh kemunculan sumber daya, kadang-kadang lebih sulit. Misalnya mengenai persediaan. Kemunculan dari entitas ini dapat mewakili satu objek fisik tertentu atau sekelompok objek, bergantung pada sifat persediaan tersebut.
Gambar DD-8.gbr-table-5-100012-a-dd-8
Dalam kasus seperti ini, perlu diuji atribut yang berasosiasi dengan entitas tersebut guna menentukan apa yang diwakilinya. Contohnya: Gambar DD-8 menunjukkan bahwa entitas persediaan mencakup atribut “kuantitas yang dimiliki,” yang berarti bahwa setiap baris pada tabel persediaan mewakili suatu jenis persediaan, bukan sebuah objek individual.

Jadi, satu baris dalam tabel persediaan PERUSAHAAN dapat menyimpan data mengenai merek monitor 21 inci tertentu, sedangkan baris yang lain dapat menyimpan data mengenai model DVD tertentu. PERUSAHAAN ingin mengetahui berapa banyak dari produk tersebut yang masih dimiliki, sehingga atribut “jumlah yang dimiliki” akan ditemukan pada tabel persediaan.

Sebaliknya, jika hubungan-persediaan-penjualan dibuat menjadi l:N, maka organisasi tersebut pasti menjual produk yang unik sehingga menggunakan data nomor seri individual. Dalam hal ini, tabel persediaan tidak akan memasukkan atribut “kuantitas yang dimiliki” karena hanya ada satu barang untuk setiap jenis.

Menggunakan Diagram REA……(3).

Pembahasan sebelumnya menunjukkan bahwa setiap organisasi akan memiliki diagram REA tertentu, sehingga hubungan kardinalitas juga bersifat unik karena praktik bisnis berbeda antar-perusahaan.

cardinalities1Contohny-a: jika PERUSAHAAN sering melakukan pengiriman parsial (tidak penuh), maka hubungan pesanan pelanggan-penjualan mungkin akan dimodel mejadi 1:N. Jika PERUSAHAAN juga sering menggabungkan beberapa pesanan dari satu pelanggan ke dalam satu pengiriman besar, maka hubungannya akan dibuat model menjadi M:N.

Dalam kenyataannya, perbedaan dalam praktik bisnis cenderung menghasilkan pembuatan model berbagai entitas yang berbeda. Contohnya, jika hanya menjual kepada pelanggan yang berkunjung ke toko dan tidak menerima pesanan pelanggan, maka PERUSAHAAN tidak memerlukan kegiatan komitmen pesanan pelanggan.

Menggunakan Diagram REA……(4).

Kardinalitas dalam diagram REA juga menyediakan informasi mengenai pengendalian bisnis. Contohnya, setiap baris pada entitas kas mewakili akun tertentu. Jadi, satu baris menyimpan data mengenai rekening giro PERUSAHAAN, satu baris mengenai akun pembayaran gaji, baris yang lain mengenai akun investasi pasar uang, dan seterusnya. Gambar DD-12 menunjukkan model hubungan kas-penerimaan kas sebagai 1:N.
Gambar DD-12.Gambar-5-0010-aa-dd-12
Hal ini mencerminkan praktik pengendalian yang baik mengenai penyimpanan semua pembayaran pelanggan ke dalam rekening giro utama dari perusahaan.

Meskipun perkembangan diagram REA untuk siklus pendapatan PERUSAHAAN tampaknya cukup langsung pada sasaran dan intuitif, pembuatan model data dapat menjadi proses yang kompleks dan berulang-ulang. Satu tantangan yang umum terjadi ketika pemakainya menggunakan terminologi (istilah) yang berbeda-beda.