Perubahan Akuntansi di IBM.

Pada tahun 1979, IBM menggunakan sistem akuntansi yang terpisah di seluruh dunia (Worldwide) untuk mendukung enam aplikasi akuntansi, yaitu: buku besar, aset tetap, transaksi intra-perusahaan, transaksi antar-perusahaan, piutang, dan utang. Selama tahun 1980-an, IBM mengkonsolidasikan sistem tersebut, dan pada akhir tahun 1991, IBM hanya memiliki 36 sistem akuntansi yang terpisah. Namun demikian, sistem yang tersisa tersebut masih belum cukup fleksihel untuk mendukung pembuatan keputusan perusahaan sesuai dengan yang diinginkan oleh IBM. Akibatnya, IBM melaksanakan perubahan total atas proses akuntansinya.

IBM-200px-Write_protect_ring.agrIBM tidak hanya menerapkan teknologi baru pada proses yang ada, melainkan mulai memikirkan ulang dan mendesain ulang cara proses bisnis dilaksanakan dari tingkat bawah sampai atas. Kompomen utama dari perubahan ini mencakup perluasan orientasi yang disehabkan oleh transaksi dari sistem akuntansi yang ada dengan memastikkan ukuran non-keuangan dari kegiatan bisnis. Tujuannya agar informasi keuangan dan non-keuangan berpadu sehingga keduanya dapat digunakan dalam pengambilan keputusan.

IBM juga memadukan teknologi informasi dalam proses bisnisnya agar data dicatat sesuai waktunya (real-time), pada saat kejadian dibuka. Bagian akhir dari solusi ini mencakup mensejajarkan kepemilikan data agar perusahaan dapat bertanggung jawab untuk mengembangkan model data korporat, menentukan data yang perlu dicatat utuk setiap kegiatan, dan menyediakan para pemakai alat penelusuran informasi yang sesuai.

real-time-urlDengan menyadari tugas-tugas ini, para manajer fungsional akan bertanggung jawab untuk memastikan adanya pencatatan data yang sesuai untuk setiap kegiatan dan adanya pengendalian yang sesuai. Para pemakai individual kemudian bertanggung jawab untuk menggunakan alat yang disediakan oleh perusahaan untuk menelusuri informasi yang mereka perlukan.

IBM telah menggunakan prosedur ini untuk menggabungkan empat proses pembayaran dana yang sebelumnya terpisah (pembayaran gaji, biaya perjalanan, pembayaran berbagai pengeluaran, dan pencatatan waktu dan kehadiran) menjadi satu proses terpadu. IBM memperkirakan bahwa proyek tersebut akan menghemat lebih dari 300 juta dolar selama 10 tahun, dan juga mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses klaim hingga 65% sampai 75%.

administrative-clerical-jobsPerubahan-perubahan ini secara dramatis mempengaruhi peran staf akuntansi dan Kontroler. Kebanyakan dari penghematan yang diproyeksikan dalam proyek pembayaran berasal dari pengurangan kerja administratif dan penghilangan sistem. Memang dalam kenyataannya studi internal di IBM menyarankan bahwa hampir 60% pekerjaan akuntansi bersifat administratif, sehingga dapat dihapus.

Kontroler menjadi pemain utama untuk mendesain ulang SIA dengan mengidentifikan proses yang dapat dihilangkan dan mengusulkan cara menggunakan teknologi informasi agar pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien, sambil mempertahankan pengendalian yang memadai.

Pada saat yang sama, tanggun-jawab Kontroler diperluas untuk mencakup data keuangan dan non-keuangan. Dengan demikian, Kontroler dan staf akuntansi berpartisipasi lebih banyak dalam proses pengambilan keputusan strategis perusahaan.

Sumber: Diadoptasi dari David P. Andros, J. Owen Cherrington, dan Eric L. Denna, “Reengineering Your Accounting, The IBM Way” FinancialExecutive (July-Augustus 1992): 28-31

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *


*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>