Resiko Melakukan Outsourcing (Pengurangan keunggulan kompetitif).

Pengurangan keunggulan kompetitif

Dalam jangka panjang, perusahaan dapat kehilangan pemahaman mendasar atas kebutuhan informasi mereka sendiri dan bagaimana sistem tersebut dapat memberi keunggulan kompetitif.

competitive-advantageSistem yang tidak berubah dan ditingkatkan, tidak dapat menambah nilai dan membantu mencapai tujuan perusahaan.

Sebagai tambahan, para penyedia layanan tidak dapat diharapkan untuk menjadi bersemangat seperti para kliennya untuk mencoba memenuhi tantangan persaingan industri tertentu.

Akan tetapi, hingga 80 persen dari proses bisnis perusahaan dapat dianggap standar (penggajian, pengeluaran kas, piutang usaha).

Kelemahan ini dapat dikurangi secara signifikan dengan melakukan outsourcing atas fungsi-fungsi standar ini dan menyesuaikan 20 persen dari proses bisnisnya yang memberikan keunggulan kompetitif.

Resiko Melakukan Outsourcing (Sistem Paket).

Sistem Paket.

package-systemBegitu perusahaan melakukan outsourcing atas sistemnya dan menjual pusat pemrosesan datanya, merupakan hal yang sulit dan mahal untuk membalikkan proses tersebut.

Jika perusahaan tidak dapat membeli kembali fasilitas pemrosesan data tersebut, maka akan harus membeli perlengkapan baru dan mempekerjakan pegawai pemroses data yang baru, sering kali dengan biaya yang besar.

Blue Cross di California memutuskan bahwa kinerja pemberi layanannya, EDS, begitu jelek hingga ingin mengakhiri perjanjiannya; akan tetapi, ketika Blue Cross mulai mengawali perubahan tersebut, perusahaan tersebut menyadari bahwa perusahaan tidak mengetahui apa-apa tentang sistem tersebut dan tidak mampu memberhentikan EDS.

high-costSebaliknya, LSI Logic, sebuah produsen chip, menghentikan perjanjiannya dengan IBM dan mengoperasikan kembali sistemnya secara internal dengan biaya dan personel yang mahal ketika memasang sistem ERP.

Resiko Melakukan Outsourcing (Tujuan yang tidak terpenuhi).

Tujuan yang tidak terpenuhi.

Kritik menunjukkan bahwa banyak tujuan dan manfaat outsourcing tidak pernah terwujud. Paling tidak sebuah penelitian menunjukkan beberapa manfaat yang dapat diklaim, seperti peningkatan efisiensi, adalah mitos belaka.

failureUSF&G Corporation membatalkan kontrak senilai $100 juta dengan Cigna Information Services setelah 18 bulan, karena Cigna tidak dapat mengimplementasikap perubahan yang dibutuhkan untuk membuat sistem tersebut bekerja dengan baik.

Rekayasa Ulang Proses Bisnis(1).

Masalah dengan beberapa sistem hanyalah cara mengotomatisasi operasi bisnis sama dengan cara bisnis dilakukan sebelum penggunaan komputer. Rekayasa ulang proses bisnis, pendekatan yang radikal untuk mengenalkan perubahan besar atas sistem informasi dan meningkatkan proses pengembangan.

BPRDi luar triliunan dolar yang dihabiskan untuk TI dalam dekade lalu, produktivitas tidak meningkat secara signifikan. Salah satu alasannya adalah banyak proses bisnis yang merupakan peninggalan dari zaman sebelum digunakannya komputer, saat pekerjaan didasarkan pada economy of scale dan spesialisasi tenaga kerja.

Pekerjaan diatur sebagai urutan tugas yang ditetapkan secara sempit, mengalir antar spesialis yang melakukan sedikit proses berpikir dan logika. Para pekerja hanya harus melakukan tugas yang diberikan pada mereka se-efisien mungkin.

Ketika komputer digunakan, bisnis menggunakannya untuk mempercepat aliran proses serta prosedur manual dan kertas mereka.

Rekayasa Ulang Proses Bisnis(2).

Pada tahun-tahun ini, lingkungan kerja telah berubah secara drastis. Banyak sistem yang ada saat ini tidak didesain untuk menangani banjir informasi baru yang tersedia saat ini. Banyak juga sistem yang tidak dapat memanfaatkan aliran tetap teknologi baru yang memungkinkan untuk melakukan berbagai hal dalam cara yang berbeda.

Dengan database yang canggih dan penyimpanan yang hampir tidak terbatas, kita dapat mengakses lebih banyak informasi yang lebih baik daripada sebelumnya. Pendekatan yang dibutuhkan sebagai ganti dari mengeraskan jalan tanah adalah membuat jalan baru.

Banyak para pakar manajemen sekarang mendukung perubahan radikal, atau apa yang mereka sebut sebagai rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering-BPR).

BPR-ImageBPR adalah analisis menyeluruh dan pendesainan ulang yang lengkap atas proses bisnis dan sistem informasi untuk mencapai peningkatan kinerja yang dramatis. BPR adalah proses revolusioner yang menantang struktur organisasi, peraturan, asumsi, aliran kerja, deskripsi kerja, prosedur manajemen, pengendalian, dan nilai serta budaya organisasi.

Rekayasa Ulang Proses Bisnis(3).

BPR menarik perusahaan kembali ke proses bisnis dasamya serta berfokus pada mengapa BPR dilakukan daripada rincian bagaimana BPR dilakukan. BPR kemudian membentuk kembali keseluruhan. praktik kerja organisasi dan aliran informasi untuk memanfaatkan kecanggihan teknologi. Hal ini dilakukan untuk menyederhanakan sistem, untuk membuatnya menjadi lebih efektif, dan untuk meningkatkan kualitas serta layanan perusahaan.

bpr-metodologyCSC Index, sebuah kantor konsultan, mengukur penghematan biaya dan waktu serta pengurangan kelemahan sebelum serta sesudah membantu 15 klien mereka menyelesaikan usaha rekayasa ulang.

CSC menemukan bahwa pada dasarnya perubahan proses bisnis menghasilkan rata-rata perbaikan 48 persen dalam hal biaya, 80 persen dalam hal waktu, dan 60 persen dalam hal kelemahan.

Setelah Citibank merekayasa ulang sistem analisis kreditnya, para pegawai menghabiskan 43 persen dari waktu mereka (sebagai ganti dari 9 persen) untuk mendapatkan bisnis baru sebagai ganti melengkapi pekerjaan manual untuk menutup transaksi. Dalam waktu dua tahun, laba meningkat lebih dari 750 persen. Melalui rekayasa ulang operasi layanan pelanggannya,

Datacard Corporation meningkatkan penjualannya tujuh kali lipat. Sebuah proses yang memerlukan waktu sehari penuh dan lima panggilan telepon digantikan dengan satu panggilan telepon yang membutuhkan waktu satu jam.

Prinsip-prinsip Rekayasa Ulang (Mengatur hasil. bukan tugas).

Di dalam sistem yang direkayasa ulang, pendekatan tradisional untuk membebankan bagian yang berbeda dari proses bisnis ke banyak orang tidaklah tepat. Pendekatan ini, dengan banyaknya peralihan tugas, mengakibatkan penundaan dan kesalahan. Sebagai gantinya, jika memungkinkan, satu orang diberikan tanggungjawab untuk keseluruhan proses. Pekerjaan setiap orang didesain;. di seputar tujuan atau hasil, seperti komponen jadi atau menyelesaikan proses.

goal-orientedDi Mutual Benefit Life (MBL), sebuah perusahaan asuransi, menyetujui sebuah aplikasi asuransi sebelumnya meliputi 30 langkah yang dilakukan oleh 19 orang dalam lima departemen. Oleh karena pekerjaan administratif harus dipindahkan di antara banyak orang, persetujuan dapat memakan waktu antara 5 hingga 25 hari.

Ketika MBL merekayasa ulang proses bisnisnya, perusahaan tersebut meniadakan deskripsi pekerjaan saat ini dan batasan departemen. Perusahaan tersebut menciptakan posisi case manager dan memberi setiap manajer otoritas untuk melakukan semua pekerjaan persetujuan aplikasi.

Sejumlah sistem informasi, termasuk expert system, mendukung para case manager yang dapat memanggil para spesialis untuk mendapatkan bantuan dengan aplikasi sulit mana pun. Oleh karena satu orang bertanggung jawab atas keseluruhan proses, tidak ada peralihan file. Hal ini menghasilkan lebih sedikit kesalahan, penurunan biaya, dan peningkatan dramatis waktu pengembalian.

Para case manager kini menangani lebih dari dua kali lipat volume aplikasi baru, hingga memungkinkan perusahaan meniadakan 100 posisi lapangan. Aplikasi baru kini diproses dalam waktu maksima14 jam, dengan rata-rata pengembalian hanya dua hingga lima hari.

Prinsip-prinsip Rekayasa Ulang (Membuat Pemakai Output Melakukan Proses).

Para pemakai dan manajer sering kali mengatur perusahaan mereka ke dalam beberapa departemen terpisah, yang masing-masing mengkhususkan diri dalam tugas terpisah.

Oleh karena setiap departemen memindahkan produk jadinya ke pihak lainnya, suatu departemen adalah pelanggan untuk departemen lainnya. Strategi ini mungkin dapat berjalan baik untuk proyek yang khusus, tetapi dapat menurunkan kinerja perusahaan ketika diterapkan pada tugas yang lebih umum.

working-togetherContohnya, bayangkan masalahnya ketika bagian akuntansi ingin memesan barang yang tidak bernilai strategis dan murah seperti perlengkapan kantor. Bagian tersebut harus meminta perlengkapan tersebut dari bagian pembelian, yang bertanggung jawab untuk memilih pemasok dan memesan barang. Sistem ini lambat, repot, dan sebenarnya dapat lebih mahal bagi perusahaan, dalam hal waktu .dan uang, daripada nilai perlengkapan itu sendiri.

Salah satu produsen besar memiliki masalah ini sebelum merekayasa ulang proses bisnisnya. Produsen tersebut memanfaatkan TI dan membuat database terkomputerisasi atas vendor yang disetujui (dipelihara oleh bagian pembelian), mengembangkan expert system untuk membeli barang-barang yang tidak bernilai strategis, serta menghubungkan semua departemen ke dalam sebuah jaringan.

Proses yang baru tersebut memungkinkan para pemakai, dengan bantuan expert system dan database, memesan perlengkapan mereka sendiri. Proses pembelian sekarang lebih cepat, sederhana, dan lebih murah karena departemen yang memesan perlengkapan adalah departemen yang benar-benar menggunakannya.

Prinsip-prinsip Rekayasa Ulang (Membuat mereka yang menghasilkan informasi memproses informasi tersebut).

Kebanyakan organisasi memproses informasi perolehan/pembayarannya dengan cara yang dahulu dilakukan oleh Ford. Sebelumnya, bagian pembelian di Ford membuat pesanan pembelian dengan beberapa salinan, mengirimkan satu salinan ke vendor, satu ke bagian utang usaha, dan satu untuk disimpan di bagian tersebut.

Ketika barang diterima, bagian penerimaan membuat laporan penerimaan dengan beberapa salinan, serta mengirimkan satu salinan ke bagian utang usaha, dan satu untuk disimpan. Vendor membuat faktur penjualan dengan beberapa salinan dan mengirim satu salinan ke bagian utang usaha. Bagian utang usaha memproses ketiga dokumen tersebut dan mencocokkan 14 bagian data yang berbeda dari ketiga dokumen tersebut sebelum pembayaran dapat diproses.

working-togetherBagian utang usaha menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mencoba merekonsiliasi semua ketidaksesuaian. Pembayaran ditunda, vendor tidak merasa senang, dan proses tersebut memakan waktu serta membuat frustasi. Membutuhkan lebih dari 500 pegawai untuk memproses utang usaha Ford.

Di dalam sistem Ford yang telah direkayasa ulang, orang-orang yang menghasilkan informasi juga harus memprosesnya. Pegawai bagian pembelian membuat dan memproses pesanan pembelian dengan memasukkannya ke dalam database on-line. Vendor mengirimkan barang tetapi tidak mengirimkan faktur penjualan.

Ketika barang datang, staf administrasi bagian penerinlaan memasukkan ketiga bagian data ke dalam sistem: nomor suku cadang, unit pengukuran, dan kode pemasok. Komputer akan membandingkan informasi dari bagian penerimaan dengan data pesanan pembelian yang belum diselesaikan.

Jika tidak sesuai, barang akan dikembalikan. Jika memang sesuai, barang akan diterima dan komputer membuat cek bagi vendor, yang dikirim oleh bagian utang usaha. Sistem yang telah direkayasa tersebut menghemat uang dalam jumlah yang signifikan, yang kebanyakan diraih melalui pengurangan sebesar 75 persen dari pegawai bagian utang usaha.

Prinsip-prinsip Rekayasa Ulang (Memusatkan dan menyebarkan data).

Agar dapat mencapai economic of scale dan.untuk meniadakan birokrasi serta sumber daya yang sama, perusahaan memusatkan operasinya. Agar dapat lebih responsif ke para pelanggan dan· untuk memberikan layanan yang lebih baik, perusahaan mendesentralisasikan operasinya.

Melalui teknologi saat ini, perusahaan tidak lagi harus memilih di antara kedua pendekatan ini. Database keseluruhan perusahaan dapat memusatkan data, dan teknologi komunikasi kemudian dapat menyebarkannya ke lokasi yang membutuhkan. Akibatnya, perusahaan bisa mendapatkan keuntungan dari kedua pendekatan tersebut.

central-decentralHewlett-Packard (HP) memiliki sistem pembelian terdesentralisasi yang berhasil melayani kebutuhan dari 50 unit manufaktumya. Akan tetapi, HP tidak dapat memanfaatkan kekuatan belinya yang ekstensif untuk menegosiasikan diskon jumlah.

HP merekayasa ulang sistemnya dan memperkenalkan departemen pembelian untuk keseluruhan perusahaan yang mengembangkan dan memelihara sebuah database yang dapat berbagi mengenai vendor yang disetujui. Setiap pabrik terus memenuhi kebutuhan uniknya dengan melakukan sendiri pembelian dari vendor yang disetujui. Kantor pusat perusahaan akan menelusuri pembelian dari semua 50 pabrik tersebut, menegosiasikan diskon jumlah dan pemberian lainnya dari vendor, serta menyelesaikan perselisihan dengan vendor.

Hasilnya adalah biaya yang secara signifikan lebih rendah atas barang yang dibeli,50 persen pengurangan waktu tunggu, 75 persen pengurangan tingkat kegagalan, serta 150 persen peningkata,n kiriman tepat waktu.

Prinsip-prinsip Rekayasa Ulang (Mengintegrasikan aktivitas paralel).

Beberapa proses, seperti pengembangan produk, dilakukan secara paralel dan kemudian diintegrasikan pada akhir prosesnya.

integratedContohnya, Chrysler memiliki satu departemen yang hanya mengerjakan desain mesin, lainnya untuk transmisi, sedangkan lainnya untuk rangka, dan seterusnya. Sayangnya, departemen-departemen tersebut sering kali tidak berkomunikasi seperti yang seharusnya dilakukan.

Pada tahap integrasi dan pengujian mereka sering kali menemukan bahwa komponen-komponennya tidak sesuai satu sama lain dengan baik. Akibatnya, mereka harus mendesain ulang dengan biaya yang mahal.

Chrysler merekayasa ulang proses pengembangan produknya untuk menempatkan paling tidak satu orang dari setiap departemen dalam sebuah tim. Setiap tim dibebani tanggung jawab untuk mobil tertentu.

Hasilnya, Chrysler mampu mengurangi waktu pengembangan produknya secara signifikan, dan mengurangi biaya pendesainan ulang yang mahal.

Prinsip-prinsip Rekayasa Ulang (Memberdayakan para pekerja etc).

Memberdayakan para pekerja, menggunakan pengendalian internal, dan membuat struktur organisasi menjadi lebih datar.

benefits-of-integrationSebagian besar organisasi memiliki lapisan pegawai yang melakukan pekerjaan dan beberapa lapisan yang mencatat, mengelola, mengaudit, atau mengendalikan usaha-usaha dari kelompok sebelumnya tersebut.

Logika dibalik pengaturan ini adalah para pekerja tidak dapat membuat keputusan yang benar, untuk mengawasi dan mengendalikan proses tersebut sendiri, atau keduanya.

Di dalam sistem yang telah direkayasa ulang, orang­orang yang melakukan pekerjaan diberdayakan dengan tanggung jawab pengambilan keputusan semacam ini. Hal ini mengakibatkan waktu respons yang lebih cepat atas berbagai masalah dan peningkatan kualitas tugas yang dilakukan. ‘feknologi informasi, seperti expert system, dapat membantu para pekerja memperbaiki keputusan dan menghindari kesalahan.

Prinsip yang sama juga menyatakan bahwa pengendalian harus dibangun dalam proses itu sendiri.

Contohnya, sistem dapaf diprogram dengan memasukkan pengendalian pencegahan yang-akan membuat sistem melanjutkan proses hanya jika semua data yang relevan telah dimasukkan dan diedit oleh sistem untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan yang mungkin masuk ke dalam sistem.

Ketika Mutual Benefit Life memberdayakan para case manager mereka dengan kemampuan pengambilan keputusan, perusahaan tersebut dapat meniadakan beberapa lapisan manajer. Mereka yang dipertahankan mengubah fokus mereka dari supervisi dan pengendalian, ke fungsi pemberian dukungan dan fasilitasi.

Prinsip-prinsip Rekayasa Ulang (Mengumpulkan data saat itu juga, di sumbernya).

Dahulu, setiap staf fungsional mendesain dan membangun SIA mereka sendiri-sendiri. Akibatnya, informasi dimasukkan ke dalam beberapa aplikasi yang berbeda.

Contohnya, nomor vendor dimasukkan ke dalam sistem utang usaha dan sistem pembelian. Setiap area fungsional harus mengumpulkan bagian informasi yang sama (biasanya dalam berbagai bentuk yang berbeda), memasukkannya ke dalam sistem, dan menyimpannya. Hal ini tidak efisien dan mahal.

Lagipula, bisa terdapat penyimpangan di antara sistem sebagai akibat dari pengumpulan data dan kesalahan entri data. EDI dan alat otomatisasi data sumber lainnya seperti pengkodean garis kini memungkinkan data dalam sistem yang telah direkayasa ulang untuk dikumpulkan secara elektronis pada sumbemya.

one-stop-serviceData tersebut dapat dimasukkan sekaligus ke dalam database on-line dan tersedia untuk semua yang membutuhkannya. Pendekatan ini mengurangi kesalahan, meniadakan penundaan pemrosesan data, dan mengurangi biaya administrasi dan lainnya.

Contoh Rekayasa Ulang.

Beberapa tahun yang lalu, pihak manajemen di Sun Microsystem memutuskan untuk  mengatasi masalah sistem informasinya yang tidak dapat berkomunikasi dengan mudah satu sama lain.

sun-microsystemsSebagai tambahan, data tertentu yang dibutuhkan dimasukkan sekitar 10 kali ke dalam sistem yang tidak sesuai satu sama lain. Sistem tersebut akhimya direkayasa ulang dan kini data dimasukkan ke dalam keseluruhan sistem hanya sekali dan tersedia untuk semua yang membutuhkannya.

Dasar ketujuh prinsip Rekayasa Ulang.

Hal yang mendasari ketujuh prinsip ini adalah penggunaan yang efisien dan efektif dari sistem informasi terakhir.

effective-efficientKemajuan di masa mendatang akan memungkinkan usaha rekayasa ulang yang makin baik. Teknologi komunikasi yang berbasis radio dan satelit, digabungkan dengan komputer genggam yang canggih, akan secara signifikan berdampak pada cara perusahaan melakukan bisnisnya.

Dengan pemrosesan gambar, beberapa pemakai dapat menggunakan dokumen secara simultan. Dokumen aktif yang secara otomatis mengetahui ke mana harus berpindah juga akan berdampak.

active-documentContohnya, anggaplah bahwa Anda membeli komputer melalui surat. Setelah staf administrasi bagian penjualan membuat pesanan aktif, pesanan tersebut akan secara otomatis dikirim ke bagian pengiriman, pengendalian persediaan, penjualan dan pemasaran, perusahaan kartu kredit, dan catatan pelanggan milik Anda.

Dengan dokumen aktif, keputusan mengenai di mana informasi dalam dokumen harus dikirim, hanya perlu dilakukan sekali. Kemudian, semua pesanan akan secara otomatis dikirim ke lokasi yang tepat.

Tantangan yang Dihadapi dalam Usaha Rekayasa Ulang.

Rekayasa ulang proses bisnis dapat merupakan usaha yang menantang. Bukan hanya perusahaan harus memikirkan kembali dan mengatur kembali keseluruhan perusahaan, tetapi orang harus meninggalkan cara-cara lama dalam melakukan segala sesuatu dan mempelajari pekerjaan baru serta cara baru dalam beroperasi.

challenge_ident2007bAkibatnya, banyak usaha rekayasa ulang gagal atau tidak mencapai semua yang direncanakan untuk dilakukan.

Agar dapat berhasil menyelesaikan proses rekayasa ulang, perusahaan harus menghadapi dan mengatasi hambatan-hambatan beriktit ini:

  • Tradisi. Proses bisnis yang tidak efisien yang sedang dalam proses rekayasa ulang, sering kali berdekade lamanya. Cara-cara lama untuk melakukan segala sesuatu seringkali tidak dapat ditinggalkan dengan mudah, terutama praktik yang berhubungan dengan budaya perusahaan. Rekayasa ulang yang berhasil membutuhkan perubahan dalam budaya dan keyakinan para pegawai.
  • Penolakan. Perubahan, terutama perubahan yang radikal, selalu menemui banyak penolakan. Di sepanjang proses, para manajer harus terus memastikan, membujuk, dan memberi dukungan bagi mereka yang terkena dampak perubahan agar perubahan yang diperlukan dapat berjalan.
  • Persyaratan waktu. Rekayasa ulang adalah proses yang berkepanjangan, hampir selalu memakan waktu lebih dari 2 tahun untuk dapat selesai.
  • Biaya. Merupakan hal yang mahal untuk secara keseluruhan mempelajari dan mempertanyakan proses bisnis perusahaan agar dapat menemukan cara yang lebih cepat dan efisien untuk beroperasi.
  • Kurangnya dukungan pihak manajemen. Rekayasa ulang masih terlalu muda dan, karena sedikit perusahaan yang telah menyelesaikan proyek rekayasa ulang dengan dukungan penuh, banyak manajer puncak yang belum yakin dengan manfaatnya. Banyak yang takut akan sindrom “promosi besar-besaran, tetapi sedikit hasilnya”. Tanpa dukungan dari pihak manajemen puncak, rekayasa ulang memiliki peluang kecil untuk berhasil. Manajemen sistem informasi kekurangan kekuasaan dan pengaruh untuk mendorong proyek rekayasa ulang agar dapat berhasil baik.
  • Risiko. Manajemen sistem informasi menyadari bahwa mendorong proyek rekayasa ulang dapat menjadi tindakan yang berisiko atas karir. Jika berhasil, mereka akan dilihat dengan dukungan penuh dari organisasi. Jika tidak, mereka mungkin lebih baik mencari pekerjaan baru.
  • Skeptisisme. Beberapa anggota komunitas sistem informasi skeptis dengan rekayasa ulang. Mereka melihatnya sebagai perkembangan sistem tradisional, tetapi dalam pembungkus baru dan nama yang menarik. Salah satu hambatan besar dalam rekayasa ulang adalah bertahannya para penolak dan sinisme yang mengatakan bahwa rekayas~ ulang tidak dapat dilakukan.
  • Pelatihan kembali. Banyak usaha rekayasa ulang secara dramatis mengubah cara pekerjaan dilakukan; jadi, para pegawai harus dilatih kembali, yang memakan waktu dan mahal.
  • Pengendalian. Elemen penting dalam sistem informasi adalah pengendalian yang memastikan keandalan dan integritas sistem. Orang-orang yang terlibat dalam usaha rekayasa ulang harus berhati-hati untuk tidak melakukan rekayasa ulang atas pengendalian yang penting sehingga keluar dari sistem. Contohnya, elemen penting dalam pengendalian internal adalah pemisahan tugas dan, jika pengendalian mengalami rekayasa ulang hingga keluar dari sistem, pengendalian pengganti harus dibangun ke dalam sistem yang akan menggantikan.

Kadang kala sistem yang sedang dikembangkan tidak membutuhkan rekayasa ulang, tetapi tim pengembangan akan berkeinginan mempercepat proses pengembangan secara signifikan.

Pembuatan Prototipe, seperti yang akan dibahas kemudian, adalah cara yang baik untuk melakukannya.

Pembuatan Prototipe.

Pembuatan prototipe adalah pendekatan ke desain sistem yang mengembangkan model kerja yang disederhanakan dari sistem.

PrototypePrototipe, atau rancangan awal ini, dapat dengan cepat dan murah untuk dibangun dan diberikan pada para pemakai untuk diuji. Bereksperimen dengan prototipe memungkinkan para pemakai menetapkan apa yang mereka sukai dan tidak sukai atas sistem tersebut.

Berdasarkan pada reaksi dan tanggapan mereka, para pengembang mengubah sistem dan kembali menyajikannya ke para pemakai. Proses interaktif dari percobaan penggunaan dan perubahan ini terus berlanjut hingga para pemakai puas karena sistem tersebut memenuhi kebutuhan mereka secara memadai.

Like and dislike buttonSyarat asumsi untuk membuat prototipe adalah lebih mudah bagi orang-orang untuk menyatakan apa yang mereka sukai dan tidak sukai mengenai sebuah prototipe daripada membayangkan apa yang mereka inginkan atas sebuah sistem.

Dalam kata lain, apabila para pemakai dapat mencoba aplikasi yang sesungguhnya, mereka dapat memberikan tanggapan atas apa yang mereka sukai dan tidak mereka sukai atas aplikasi tersebut.

Bahkan sebuah sistem sederhana yang tidak berfungsi penuh dapat menunjukkan fitur yang lebih baik daripada diagram, gambar, dan penjelasan verbal, atau dokumentasi yang tebal.

Contoh Pembuatan Prototype.

UNUM Life Insurance menggunakan pembuatan prototipe untuk menunjukkan bagaimana sistem baru yang menggunakan pemrosesan gambar bekerja. UNUM ingin menggunakan teknologi baru untuk menghubungkan sistemnya dengan semua sistem eksternal dan internal, serta dengan para pemakainya.

UNUM-InsAkan tetapi, pihak manajemen puncak mengalami kesulitan untuk membuat para manajer tingkat menengah membuat pandangan atas bagaimana mereka ingin menggunakan pemrosesan gambar tersebut dan untuk memahami masalah-masalah yang dilibatkan dalam perubahan tersebut.

Setelah melihat sebuah prototipe, para manajer melihat peluang dan masalah yang ada terkait dengan pemrosesan melalui gambar. Sebelumnya, para manajer ini berpikir pemrosesan gambar hanyalah dimaksudkan untuk mengganti lemari dokumen. Hanya setelah melihat prototipe mereka menyadari peluangnya dalam bisnis.

Prototype-aPara pengembang yang menggunakan prototipe masih menjalankan siklus hidup pengembangan seperti yang dibahas sebelumnya, tetapi prototipe memungkinkan mereka meringkas dan mempercepat bagian dari tahap analisis dan desain.

Contohnya, prototipe melakukan pekerjaan dengan baik untuk menangkap kebutuhan pemakai dan membantu para pengembang serta pemakai membuat banyak keputusan desain fisik dan konseptual. Hasilnya, praktik saat ini sangat bergantung pada prototipe, agar proyek dapat diselesaikan dengan secepat mungkin sebelum sistem yang direncanakan menjadi kuno.

Langkah Pertama Pembuatan Prototype.

Langkah pertama adalah mengidentifikasi persyaratan sistem melalui pertemuan dengan para pemakai untuk menyepakati ukuran dan lingkup sistem, dan untuk memutuskan sistem apa yang harus dimasukkan dan dikeluarkan.

system-reqPengembang dan para pemakai kemudian juga menetapkan output pengambilan keputusan dan pemrosesan transaksi, serta input dan data uang dibutuhkan untuk menghasilkan output­-output tersebut.

outputPenekanannya adalah pada output apa yang harus dihasilkan daripada bagaimana harus dihasilkan. Pengembang harus memastikan bahwa harapan pemakai realistis dan bahwa kebutuhan informasi dasar mereka dapat dipenuhi. Para pendesain kemudian menggunakan kebutuhan informasi tersebut guna membuat perkiraan biaya, waktu, dan kelayakan untuk berbagai solusi altematif SIA.

Oleh karena hanya persyaratan umum yang diidentifikasi, menetapkan persyaratan untuk prototipe tidak terlalu formal dan memakan waktu lebih sedikit daripada pendekatan SDLC tradisional. Para pemakai mengembangkan persyaratan sistem terinci ketika mereka berinteraksi dengan prototipe.

Langkah Kedua Pembuatan Prototype

Langkah kedua adalah mengembangkan prototipe awal yang memenuhi persyaratan yang telah disetujui.

second-stepPenekanannya adalah pada kecepatan dan biaya rendah daripada pada efisiensi operasional. Tujuannya adalah mengimplementasikan prototipe dalam periode singkat, mungkin beberapa hari atau minggu.

Oleh karena batasan waktu ini, beberapa aspek dari sistem dikorbankan demi kesederhanaan, fleksibilitas, dan kemudahan penggunaan. Oleh sebab itu, fungsi-fungsi yang tidak mendasar, pengendalian sistem, penanganan hal di luar rutin, validasi input data, kecepatan pemrosesan, dan pertimbangan efisiensi diabaikan pada tahap ini.

temporaryAkan tetapi, merupakan hal yang sangat penting bahwa para pemakai melihat serta menggunakan versi sementara dari layar tampilan entri data, menu, konfirmasi input, dan dokumen sumber. Mereka juga harus menjawab konfirmasi, permintaan dalam sistem, menilai waktu respons, dan membuat perintah.

Beberapa alat membantu para pendesain untuk mengembangkan prototipe. Alat­-alat ini dapat membantu para pendesain membuat file, tampilan, laporan, dan kode program jauh lebih cepat dan dengan usaha yang lebih sedikit daripada bahasa pemrograman konvensional. Alat-alat ini meliputi bahasa generasi keempat (fourth ­generation languages–4GLs), alat CASE, database, bahasa permintaan tingkat tinggi, penulis laporan umum, dan berbagai software aplikasi lainnya.

demontrationKetika prototipe selesai, pengembang mengembalikannya kepada para pemakai dan mendemonstrasikan sistem tersebut. Para pemakai diperintahkan untuk bereksperimen dengan sistem tersebut dan memberikan komentar atas apa yang mereka sukai dan tidak mereka sukai dari isi dan kinerja sistem tersebut.

Langkah Ketiga Pembuatan Prototype.

third-step-hiLangkah ketiga adalah proses berulang dengan para pemakai mengidentifikasi perubahan, pengembang membuat perubahan, dan sistem tersebut sekali lagi dikembalikan pada para pemakai untuk dievaluasi dan dicoba.

identifyProses berulang ini terus berlanjut hingga para pemakai merasa puas dengan sistem tersebut. Pembuatan prototipe umumnya akan melalui empat hingga enam perulangan.

Langkah Ke-Empat Pembuatan Prototype.

fourth-stepLangkah keempat adalah menggunakan sistem yang disetujui oleh para pemakai.

Gambar-17-0001-aSeperti yang diperlihatkan dalam Gambar diatas, prototipe yang telah disetujui biasanya digunakan dalam satu dari dua cara. Setengah dari keseluruhan prototipe diubah menjadi sistem yang berfungsi penuh disebut sebagai prototipe operasional. Agar dapat menjalankan prototipe operasional pengembang harus menggabungkan pengendalian yang dibutuhkan, meningkatkan efisiensi operasi, memberi tanggapan dan pemulihan, serta mengintegrasikan prototipe dengan sistem yang merupakan interface.

accept-inputBerbagai perubahan mungkin dibutuhkan untuk memungkinkan program menerima input yang sesungguhnya, mengakses file data yang sesungguhnya, membuat komputasi dan perhitungan yang dibutuhkan, dan memproduksi output yang sesungguhnya.

Dalam banyak contoh, bukanlah merupakan hal yang praktis untuk mengubah prototipe agar membuatnya menjadi sistem yang berfungsi penuh. Prototipe non­-operasional atau buangan ini dapat digunakan dalam beberapa cara.

Prototipe tersebut dapat disingkirkan; dan persyaratan sistem yang diidentifikasi selama proses pembuatan prototipe dapat digunakan untuk mengembangkan sistem yang baru. Siklus hidup pengembangan sistem diterapkan untuk mengembangkan sistem tersebut, dengan prototipe berfungsi sebagai model untuk pengembangan. Prototipe tersebut juga dapat digunakan sebagai prototipe awal untuk perluasan sistem yang didesain untuk memenuhi kebutuhan lainnya dari pemakai yang berbeda.

new-systemTerakhir, apabila para pemakai dan pengembang memutuskan bahwa sistem yang sedang dipertimbangkan tersebut tidak dapat diperbaiki, prototipe dapat disingkirkan seluruhnya. Dalam perumpamaan ini, perusahaan telah menghemat bertahun-tahun kegiatan pengembangan dan banyak uang dengan menghindari banyak proses SDLC yang mahal.

Kapan Saatnya Menggunakan Prototype.

Saat Menggunakan Prototipe.

supportDalam banyak kasus, pembuatan prototipe adalah untuk mendukung, bukan untuk menggantikan SDLC. Pembuatan prototipe tepat jika terdapat ketidakpastian yang tinggi atas SIA, tidak jelas pertanyaan apa yang harus diajukan, atau SIA jadinya tidak dapat divisualisasikan karena proses keputusan masih tidak jelas, kecepatan menjadi hal yang penting, atau jika ada potensi terjadinya kegagalan yang tinggi.

Sistem yang merupakan kandidat sangat baik untuk dibuat prototipe-nya adalah decision support systems, executive information systems, expert systems, dan sistem penarik informasi.

trial-and-errorPembuatan prototipe juga tepat untuk sistem yang melibatkan percobaan dan pengembangan berdasarkan belajar dari kesalahan, atau ketika persyatatannya terus berubah ketika sistem tersebut digunakan.

Pembuatan prototipe biasanya tidak tepat untuk sistem besar dan rumit yang melayani komponen utama organisasi atau melintasi berbagai batasan organisasi. Prototipe juga tidak umum digunakan untuk mengembangkan komponen SIA standar seperti piutang usaha dan utang usaha, atau manajemen persediaan.

Ringkasan dari berbagai kondisi yang membuat prototipe menjadi teknologi desain yang tepat disajikan dalam Tabel dibawah ini.

Table-17-0006-a

Pendahuluan Pengembangan dan Analisis Sistem.

Oleh karena kita hidup dalam dunia yang sangat kompetitif dan sering berubah, organisasi terus berhadapan dengan kebutuhan atas cara mendapatkan informasi yang baru, lebih cepat, dan lebih andal. Demi memenuhi kebutuhan ini, sistem informasi harus terus mengalami perubahan, dari penyesuaian kecil hingga ke pergantian besar. Kadang kala, perubahan yang dibutuhkan begitu drastisnya hingga sistem yang lama dibuang serta, diganti semuanya dengan sistem yang baru. Perubahan begitu konstan dan sering hingga sebagian besar organisasi senantiasa: terlibat dalam beberapa peningkatan atau perubahan sistem.

220px-SDLC_-_Software_Development_Life_CyclePerusahaan biasanya mengubah sistem mereka untuk salah satu dari alasan-alasan berikut ini:

(Silahkan Klik topik diatas untuk deskripsi lebih lanjut).

Peningkatan proses bisnis sebagai alasan pengembangan sistem

Peningkatan proses bisnis. Banyak perusahaan memiliki proses bisnis yang tidak efisien hingga membutuhkan pembaruan.

business-increase-profitsContohnya, sistem pemesanan di Nashua, sebuah pabrik pembuat perlengkapan kantor, membuat pelanggan merasa frustasi dan tidak puas. Ketika seorang pelanggan menelepon, seorang staf administrasi akan mencatat informasinya dan berjanji untuk menelepon kembali.

Sebelum melakukan hal tersebut, staf administrasi tersebut harus mengakses dua sistem terpisah: sebuah sistem kerangka utama (mainframe) untuk memverifikasi informasi pelanggan dan untuk melakukan pemeriksaan kredit, serta sistem berbasis PC untuk menghitung harga.

Apabila pelanggan tersebut masih tertarik, staf administrasi tersebut akan mengakses sistem terpusat lainnya untuk menetapkan keberadaan persediaan. Ketika sistem tersebut didesain ulang, hanya dibutuhkan waktu tiga menit untuk memproses sebuah pesanan melalui telepon, bukan lagi dua hari.

Keunggulan kompetitif sebagai alasan pengembangan sistem

Keunggulan kompetitif Peningkatan kualitas, kuantitas, dan kecepatan informasi dapat menghasilkan peningkatan produk atau layanan serta dapat membantu mengurangi biaya.

competitive-advantageContohnya, Wal-Mart menginvestasikan banyak dananya dalam bidang teknologi untuk menyediakan informasi mengenai pelanggan dan pembelian· mereka agar dapat meningkatkan penjualan.

ell Atlantic meningkatkan pendapatannya dengan menginvestasikan $2,1 miliar untuk sebuah sistem baru. Hal ini merupakan pergeseran dalam fokus manajemen, karena sebelumnya 90 persen dari sistem baru didesain untuk mengotomatisasi tenaga kerja dan mengurangi biaya.

Penciutan sebagai alasan pengembangan sistem.

Penciutan. Perusahaan sering kali berpindah dari mainframe terpusat ke jaringan PC atau sistem berbasis Internet untuk memanfaatkan rasio harga/kinerja mereka. Hal ini menempatkan pengambilan keputusan dan informasi yang terkait sampai ke bagan organisasi.

turn-mainframe-2-pcContohnya, Consolidated Edison of New York, turun dari sistem mainframe terpusat menjadi sistem klien/server serta meniadakan 100 posisi administratif. Sistem baru tersebut melakukan lebih banyak pekerjaan daripada yang lama, termasuk menangani manajemen arus kerja, kontak pemakai, permintaan ke database, pemrosesan kas seeara otomatis, dan integrasi data suara.

Apa yang akan dibahas dalam kategori ini…????

Tulisan tentang pengembangan dan analisis sistem ini membahas lima topik.

Pertama adalah siklus hidup pengembangan sistem, yaitu proses yang ditempuh organisasi untuk memperoleh serta mengimplementasikan SIA baru.

Kedua, aktivitas perencanaan sistem yang dibutuhkan selama pengembangan siklus hidup.

Ketiga, analisis kelayakan yang dilakukan untuk menunjukkan bahwa SIA yang baru lebih layak.

Keempat, aspek-aspek perilaku atas perubahan yang harus ditangani perusahaan dengan baik agar dapat berhasil mengimplementasikan sistem yang baru.

Topik yang terakhir adalah pembahasan analisis sistem, langkah pertama dalam siklus hidup pengembangan sistem.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem.

Gambar-16-0001-aEntah perubahan sistem dilakukan besar-besaran atau kecil saja sebagian besar perusahaan harus melalui siklus hidup pengembangan sistem. Proses ini terdiri atas lima langkah, yang disebut sebagai siklus hidup pengembangan sistem (systems development life cycle-SDLC) yang diperlihatkan dalam Gambar diatas dan secara singkat dijelaskan dalam tulisan berikutnya.

Langkah-Iangkah dalam siklus tersebut dan orang-orang yang dilibatkan dalam pengembangan sistem dibahas dalam materi berikut ini:

SDLCsystems development life cycle-SDLC:

Para Pelaku.

  • Manajemen
  • Akuntan.
  • Komite pelaksana sistem informasi
  • Tim Pengembangan Proyek.
  • Analis sistem dan programer
  • Pemain Luar.

Analisis Sistem.

Seiring dengan perkembangan dan perubahan organsisasi, pihak manajemen dan pegawai menyadari perlunya informasi yang lebih banyak dan lebih baik sehingga sistem informasi yang baru atau yang lebih diperlukan.

system_analysisLangkah pertama dalam pengembangan sistem adalah analisis sistem. Selama analisis sistem, informasi yang diperlukan untuk membeli atau untuk mengembangkan sistem baru akan dikumpulkan. Permintaan atas pengembangan sistem diprioritaskan untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya pengembangan yang terbatas.

Apabila sebuah proyek dapat melalui pemeriksaan awal, sistem yang ada saat ini akan disurvei untuk menetapkan sifat serta lingkup proyek dan untuk mengidentifikasi kekuatan serta kelemahannya. Kemudian, studi mendalam atas sistem yang diajukan akan dilakukan untuk menetapkan kelayakannya.

Apabila sistem yang diajukan layak; maka kebutuhan informasi para pemakai dan para manajer akan diidentifikasi serta didokumentasikan. Hal ini adalah bagian terpenting dalam analisis sistem, karena kebutuhan-kebutuhan tersebut akan digunakan untuk mengembangkan dan mendokumentasikan persyaratan sistem.

Persyaratan sistem digunakan untuk memilih atau mengembangkan sistem baru. Guna meringkas pekerjaan yang dilakukan selama analisis sistem, sebuah laporan dibuat dan diserahkan ke komite pelaksana sistem informasi.

Desain Konseptual.

Selama desain konseptual, perusahaan memutuskan cara bagaimana memenuhi kebutuhan para pemakai sistem. Tugas pertama adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi desain serta altematif yang tepat.

conceptual-designTerdapat banyak cara yang berbeda untuk mendapatkan sistem baru, termasuk membeli software, mengembangkannya sendiri, atau melakukan outsourcing.

Spesifikasi terinci yang menjelaskan secara umum apa yang harus dicapai oleh sistem tersebut dan bagaimana sistem tersebut akan dikendalikan, harus dikembangkan.

Tahap ini selesai ketika persyaratan desain konseptual diberitahukan ke komite pelaksana sistem informasi.

Desain Fisik.

PhysicalProcessExampleSelama desain fisik, perusahaan mengartikan persyaratan umum yang berorientasi pada pemakai dari desain konseptual ke dalam spesifikasi terinci yang digunakan untuk mengkodekan serta menguji program komputer tersebut.

Dokumen input dan output didesain, program komputer ditulis, file serta database dibuat, prosedur dikembangkan, dan pengendalian dibangun untuk dapat terintegrasi ke dalam sistem baru tersebut.

Tahap ini selesai ketika desain fisik sistem yang dihasilkan diberitahukan kepada komite pelaksana sistem informasi.

Implementasi dan Perubahan.

Tahap implementasi dan perubahan adalah tahap terakhir tempat semua elemen dan aktivitas sistem tersebut disatukan. Oleh karena kerumitan dan peran penting tahap ini, maka rencana implementasi dan perubahan dikembangkan serta diikuti dengan teliti.

Sebagai bagian dari implementasi, hardware atau software baru dipasang dan diuji. Pegawai baru mungkin perlu dipekerjakan dan dilatih, atau pegawai yang telah ada direlokasi.implementation

Prosedur pemrosesan baru harus diuji dan mungkin diubah. Standar dan pengendalian untuk sistem baru tersebut harus dibuat, dan dokumentasi sistem diselesaikan. Organisasi tersebut harus berubah ke sistem yang baru dan membongkar yang lama.

Setelah sistem tersebut terpasang dan berjalan, penyesuaian akan diperlukan dan tinjauan pascaimplementasi akan dilakukan untuk mendeteksi serta memperbaiki kelemahan desain apa pun.

Langkah terakhir dalam tahap ini adalah menyerahkan sistem operasional ke organisasi, pada saat pengembangan sistem baru tersebut selesai. Laporan akhir dibuat dan dikirim ke komite pelaksana sistem informasi.

Operasional dan pemeliharaan

operationalSistem baru, yang sekarang berjalan, digunakan sesuai keperluan perusahaan. Selama masa hidupnya, sistem tersebut secara periodik akan ditinjau.

Perubahan dibuat jika timbul masalah atau jika ternyata ada kebutuhan baru, dan selanjutnya organisasi akan menggunakan sistem yang telah diperbaiki tersebut.

Proses ini disebut sebagai tahap operasional dan pemeliharaan. Kadang kala, perubahan besar atau pergantian sistem diperlukan dan SDLC dimulai dari awal kembali.

Sebagai tambahan atas kelima tahap ini, tiga aktivitas (perencanaan, pengelolaan reaksi perilaku atas perubahan, dan penilaian kelayakan terus-menerus atas proyek) dilakukan sepanjang siklus hidup ini.

Manajemen sebagai pelaku pengembangan sistem informasi.

Salah satu cara paling efektif untuk mendapatkan dukungan atas pengembangan sistem adalah sinyal yang jelas dari pihak manajemen puncak bahwa keterlibatan pemakai.

manajemenBerkaitan dengan pengembangan sistem, peran pihak manajemen puncak adalah memberikan dukungan dan dorongan untuk proyek pengembangan serta menyerasikan sistem informasi dengan strategi perusahaan.

Peran penting lainnya termasuk membuat tujuan serta sasaran sistem, meninjau kinerja serta kepemimpinan departemen sistem informasi, membuat pemilihan proyek serta kebijakan struktur organisasi, membantu analis sistem dengan perkiraan biaya proyek serta manfaatnya, menugaskan para pegawai utama ke proyek pengembangan dan mengalokasikan dana yang memadai untuk mendukung pengembangan operasional sistem.

Akuntan sebagai pelaku pengembangan sistem informasi.

Para akuntan dapat memainkan tiga peran selama desain sistem.

OLYMPUS DIGITAL CAMERAPertama, sebagai pemakai SIA mereka dapat menetapkan kebutuhan informasi dan persyaratan sistem yang mereka butuhkan, serta memberitahukannya ke para pengembang sistem.

Kedua, sebagai anggota tim proyek pengembangan atau komite pelaksana sistem informasi mereka membantu mengelola pengembangan sistem.

Ketiga, para akuntan harus mengambil peran aktif dalam mendesain pengendalian sistem serta secara periodik mengawasi dan menguji sistem tersebut untuk memverifikasi bahwa pengendalian telah diimplementasikan dan berfungsi dengan baik.

Semua sistem harus berisi cukup pengendalian untuk memastikan akurasi serta kelengkapan pemrosesan data. Sistem tersebut harus mudah diaudit. Apabila ditangani pada saat awal pengembangan, perhatian atas kemampuan untuk diaudit dan pengendalian dapat dimaksimalkan.

Mencoba untuk mencapai kedua hal ini setelah sebuah sistem didesain adalah hal yang tidak efisien, memakan waktu, dan mahal.

Komite pelaksana sistem informasi sebagai pelaku pengembangan sistem informasi.

Oleh karena pengembangan SIA bersifat lintas fungsional dan divisi, organisasi biasanya membuat komite pelaksana tingkat eksekutif untuk merencanakan dan mengawasi fungsi sistem informasi.

CommitteeKomite ini sering kali berisi orang-orang dari manajemen puncak, seperti kontroler dan pihak manajemen sistem informasi serta departemen pemakai.

Komite pelaksana tersebut menetapkan kebijakan dan menentukan SIA serta memastikan adanya partisipasi, bimbingan, dan pengendalian dari pihak manajemen puncak.

Komite pelaksana tersebut juga memfasilitasi koordinasi dan integrasi berbagai aktivitas sistem informasi untuk meningkatkan kesesuaian tujuan serta mengurangi koriflik tujuan.

Tim Pengembangan Proyek sebagai pelaku pengembangan sistem informasi.

Setiap proyek memiliki sebuah tim yang terdiri dari ahli sistem, para manajer, akuntan dan auditor, serta pemakai, yang membimbing pengembangan sistem tersebut.

Tim-pelaksanaMereka merencanakan setiap proyek, mengawasi untuk memastikan penyelesaian yang tepat waktu dan sesuai biaya, memastikan bahwa pertimbangan yang wajar telah diberikan atas elemen manusia, serta mengkomunikasikan status proyek ke pihak manajemen puncak dan komite pelaksana.

Para anggota tim harus sering berkomunikasi dengan para pemakai serta mengadakan pertemuan rutin untuk mempertimbangkan berbagai ide dan membahas kemajuan agar tidak ada hal menyimpang sebelum penyelesaian proyek.

Pendekatan tim biasanya memberi hasil yang lebih efektif dan memfasilitasi penerimaan para pemakai atas sistem yang diimplementasikan.

Analis sistem dan programer sebagai pelaku pengembangan sistem informasi.

Analis sistem mempelajari sistem yang ada, mendesain yang baru, dan membuat spesifikasi yang digunakan oleh programer komputer.

Analis berhubungan dengan teknologi sistem dan pegawai di seluruh perusahaan untuk menjembatani dengan baik jarak antara pemakai dan teknologi.

Analis bertanggung jawab untuk memastikan sistem dapat memenuhi kebutuhan pemakai.

programmer-analyst-gallery-horizontalProgramer komputer menulis program komputer dengan menggunakan spesifikasi yang dikembangkan oleh analis. Mereka juga mengubah serta memelihara program komputer yang telah ada.

Pemain Luar sebagai pelaku pengembangan sistem informasi.

Banyak orang luar organisasi yang memainkan peran penting dalam pengembangan sistem, termasuk pelanggan, vendor, dan lembaga pemerintahan.

Contohnya, Wal-Mart telah memberitahu para vendor-nya bahwa jika mereka ingin bekerja sama dengan perusahaan tersebut, maka para vendor tersebut harus mengimplementasikan serta menggunakan electronic data interchange (EDI).

Merencanakan Pengembangan Sistem Informasi.

Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar diatas, beberapa aktivitas harus dilakukan dalam waktu yang berbeda selama dalam SDLC. Salah satu aktivitas yang harus dilakukan sepanjang SDLC adalah Perencanaan.

Organisasi harus memiliki rencana jangka panjang, setiap proyek pengembangan sistem membutuhkan rencana, dan setiap rencana pengembangan harus direncanakan.

Bayangkan jika Anda membangun sebuah rumah dengan dua kamar. Beberapa tahun kemudian Anda menambahkan sebuah kamar tidur, kemudian satu lagi kamar tidur dan sebuah kamar mandi.

Selama beberapa tahun kemudian Anda menambahkan ruang keluarga, rekreasi, lantai atas, dan dua garasi mobil. Sebagai tambahan, Anda memperluas dapur serta ruang makan.

Tanpa pemikiran awal tentang apa yang akan Anda inginkan dari sebuah rumah, rumah Anda akan berakhir sebagai ruang-ruang tambahan kacau yang berdiri di sekitar rumah aslinya.

Sebagai tambahan, biaya rumah tersebut dapat jauh lebih besar dari nilainya. Skenario ini juga dapat diterapkan untuk SIA yang tidak direncanakan dengan baik.

Hasilnya adalah sistem yang mahal dan tidak terintegrasi dengan baik, yang sulit dioperasikan dan dipelihara.

Pembahasan berikutnya akan membahas rencana-rencana ini serta beberapa teknik yang digunakan untuk mengembangkannya.

Alasan Utama mengapa Perencanaan merupakan langkah penting dalam Pengembangan Sistem.

Perencanaan pengembangan sistem adalah langkah penting untuk alasan-alasan utama berikut ini:

  • Konsistensi.Perencanaan memungkinkan sasaran dan tujuan sistem sesuai dengan rencana strategis keseluruhan perusahaan.
  • Efisiensi. Sistem akan lebih efisien, subsistem akan lebih terkoordinasi, dan terdapat dasar yang baik untuk memilih aplikasi baru untuk pengembangan.
  • Terkemuka. Perusahaan akan tetap menjadi pemimpin dalam perubahan TI yang ada.
  • Pengurangan biaya. Duplikasi, pengeluaran tenaga yang tidak perlu, dan biaya serta waktu yang tidak seharusnya dikeluarkan dapat dihindari. Sistem tersebut lebih murah dan lebih mudah untuk dipelihara.
  • Kemampuan adaptasi. Pihak manajemen dapat lebih baik bersiap-siap untuk kebutuhan di masa mendatang, dan para pegawai dapat lebih baik mempersiapkan diri atas berbagai perubahan yang akan terjadi.

Dampak tidak adanya Perencanaan yang Baik dalam Pengembangan Sistem.

Gambar-16-0002-aKetika usaha pengembangan tidak direncanakan dengan baik, perusahaan sering kali harus kembali ke tahap sebelumnya dan memperbaiki kesalahan serta kekeliruan desain, seperti yang diperlihatkan dalam Gambar diatas.

Proses semacam ini mahal dan mengakibatkan penundaan, frustasi, serta penurunan moral. Dua jenis rencana pengembangan sistem dibutuhkan: Rencana Tiap Proyek yang dibuat oleh tim proyek dan Rencana Utama yang dikembangkan oleh komite pelaksana sistem informasi.

Rencana pengembangan proyek.

Rencana pengembangan proyek. Kerangka dasar perencanaan sistem informasi disebut sebagai rencana pengembangan proyek.

Setiap rencana pengembangan proyek berisi analisis biaya/manfaat; persyaratan pengembangan dan operasional, termasuk sumber daya manusia, hardware, software, dan kebutuhan sumber keuangan; serta jadwal aktivitas yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi baru tersebut.

Rencana utama Pengembangan Sistem Informasi.

Rencana utama adalah dokumen jangka panjang yang menyebutkan sistem tersebut akan terdiri dari apa saja, bagaimana sistem tersebut akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya, bagaimana sumber daya yang dibutuhkan dapat diperoleh, dan di mana SIA akan ditempatkan.

Rencana utama juga harus memberikan status proyek dalam proses, memprioritaskan proyek yang teIah direncanakan, menjelaskan kriteria yang digunakan untuk memberikan prioritas, serta menyediakan jadwal kerja untuk pengembangan. Proyek yang memiliki prioritas tertinggi harus menjadi yang pertama kali dikembangkan.

Pentingnya keputusan ini menunjukkan bahwa keputusan tersebut harus dibuat oleh pihak manajemen puncak dan bukan oleh ahIi komputer. Rentang waktu perencanaan sekitar lima tahun adalah rentang waktu yang wajar untuk rencana utama mana pun.

Rencana tersebut harus diperbarui paling tidak sekali dalam setahun. Bahkan ada perusahaan yang menggunakan rencana lima tahunan, memperbarui bagian-bagian dari rencananya per dua minggu. Daftar isi rencana utama yang dapat digunakan diperlihatkan dalam Tabel dibawah ini.Tabel-16-1

Tehnik-tehnik Perencanaan Pengembangan Sistem Informasi.

pert_chartDua teknik untuk penjadwalan dan supervisoran aktivitas pengembangan sistem adalah PERT dan grafik Gantt. Program evaluation and review technique (PERT) mensyaratkan semua aktivitas dan hubungan antar aktivitas sebelum serta selanjutnya dapat diidentifikasi.

Berbagai aktivitas dan hubungan tersebut digunakan untuk menggambar diagram PERT, yang terdiri dari sebuah jaringan panah dan titik yang tentunya mewakili berbagai aktivitas proyek.yang membutuhkan pengeluaran sumber daya dan waktu, serta penyelesaian dan mulainya aktivitas-aktivitas tersebut.

Perkiraan waktu penyelesaian dibuat dan jalur kritis-jalur yang membutuhkan waktu terbanyak akan ditetapkan. Apabila aktivitas dalam jalur kritis ditunda, maka keseluruhan proyek akan tertunda. Jika memungkinkan, sumber daya digeser ke aktivitas jalur kritis untuk mengurangi waktu penyelesaian proyek.

Gambar-16-0003-aGrafik Gantt (Gambar diatas) adalah grafik batang dengan berbagai aktivitas proyek tercantum di sebelah kiri dan unit waktu (hari atau minggu) di seberang atas. Setiap aktivitas diwakili oleh sebuah batang yang digambar dari tanggal mulai yang dijadwalkan hingga tanggal berakhimya, sehingga dapat menetapkan perkiraan waktu penyelesaian proyek.

Begitu aktivitas diselesaikan, aktivitas tersebut akan dicatat dalam grafik Gantt dengan mengisi bagian dalam batang terkait; jadi, kapan pun akan memungkinkan untuk menetapkan dengan cepat aktivitas mana yang sesuai waktu dan mana yang terlambat.

Kemampuan untuk memperlihatkan, dalam bentuk grafik, keseluruhan jadwal untuk proyek besar dan kompleks, termasuk kemajuan hingga saat terakhir dan status saat ini, adalah keuntungan utama dari grafik Gantt. Akan tetapi, grafik tersebut tidak memperlihatkan hubungan-hubungan antara berbagai aktivitas proyek.

Contoh Perencanaan Pengembangan SI yang baik.

Perencanaan Membantu MCI Menguasai Layanan Baru yang Populer.

Mci_logo.svgKetika layanan Teman & Keluarga di MCI diperkenalkan, volume transaksi entri pesanan naik hingga 70 persen dalam tiga bulan. Untungnya, MCI mampu menjaga waktu respons untuk sistem entri pesanan dalam batas yang wajar.

Salah satu alasan mengapa MCI siap karena adanya perencanaan. Perencanaan kapasitas komputer dan kinerja manajemen adalah aktivitas vital di MCI, yang menetapkan pertumbuhan dua digit sebagai norma, dan komputerisasi tidak hanya mendukung bisnis ­tetapi adalah bisnisnya.

Rencana lima tahunan diperbarui sekali setahun, rencana tahunan diper­baiki setiap tiga bulan, dan rencana tiga bulanan dapat berubah per dua minggu. Pegawai bagian perencanaan kapasitas MCI memiliki catatan penelusuran yang bagus, hingga pihak manajemen puncak tanpa banyak bertanya akan menyetujui rekomendasi untuk mengeluarkan jutaan dolar untuk sebuah sistem.

Proses perencanaannya mengambil input dari tiga sumber. Perkiraan penjualan termasuk dalam model komputer yang dikembangkan oleh MCI, seperti juga tujuan tingkat pelayanan, contohnya waktu respons.

Dari model tersebut terdapat permintaan kemampuan untuk masing-masing dari lima pusat data MCI, yang menunjukkan kebutuhan atas hardware, seperti penyimpanan off-line dan on-line, memori utama, dan kekuatan prosesor.

Perencana kemampuan juga memfaktorkan terlebih dahulu pemberitahuan adanya software baru dari bagian pengembang software milik MCI dan perkiraan teknologi dari perusahaan peneliti industri serta para supplier.

Begitu aplikasi diproduksi, MCI menggunakan berbagai alat otomatis untuk menandai pola yang tidak normal, potensi kemacetan, dan titik-titik masalah lainnya. Ketika masalah ditemukan, kelompok konsultasi akan bekerja sama dengan para pemakai dan pengembang software untuk menyesuaikan aplikasi tersebut atau untuk meringankan beban kerja.

Analisis Kelayakan.

Gambar-16-0001-aSeperti yang diperlihatkan dalam Gambar diatas, studi kelayakan (juga disebut sebagai “kasus bisnis”) dibuat selama tahap analisis sistem dan diperbarui sesuai kebutuhan selama tahap-tahap yang tersisa dalam SDLC.

Keluasan dari studi ini bervariasi, tergantung pada ukuran dan sifat sistem tersebut. Contohnya, studi untuk sistem berskala besar biasanya cukup luas, sementara studi untuk sebuah sistem desktop mungkin dapat dilakukan secara tidak formal.

Tim uji kelayakan juga harus memasukkan pihak manajemen, akuntan yang memiliki keahlian dalam pengendalian dan audit, personil bagian sistem, dan para pemakai.

Manfaat dari Studi Kelayakan dalam Pengembangan SI.

Gambar-16-0001-aDalam poin-poin keputusan utama (lihat Gambar diatas) komite pelaksana menggunakan studi tersebut untuk memutuskan apakah akan menghentikan sebuah proyek, melanjutkannya tanpa syarat, atau melanjutkan jika masalah tertentu diselesaikan.

Walaupun sebuah proyek dapat dihentikan kapan saja, keputusan awal untuk laksanakan-­hentikan-laksanakan, adalah hal yang sangat penting karena setiap tahap selanjutnya dalam SDLC membutuhkan lebih banyak waktu dan komitmen dari segi keuangan.

Selama proyek dilanjutkan, studi tersebut akan diperbarui dan keberlangsungan proyek tersebut akan dinilai kembali. Semakin lama proyek tersebut dijalankan, semakin berkurang kemungkinannya dihentikan apabila studi kelayakan dibuat dan diperbarui.

Contoh Kegagalan dalam Studi Kelayakan Pengembangan SI.

Walaupun tidak umum, sistem dibuang setelah implementasi karena mereka tidak bekerja dengan baik atau gagal memenuhi kebutuhan organisasi.

Contohnya, Bank of America mempekerjakan perusahaan software untuk mengganti sistem batch bank tersebut yang berumur 20 tahun, yang digunakan untuk mengelola miliaran dolar dalam rekening sekuritas kelembagaan.

Setelah dua tahun pengembangan, sistem yang baru tersebut diimplementasikan walaupun ada peringatan bahwa sistem tersebut belum cukup banyak diuji. Sepuluh bulan kemudian, sistem tersebut dibuang,

para eksekutif bagian sistem dan sekuritas bank tersebut mengundurkan diri, dan perusahaan tersebut melakukan penghapusan sebesar $60 juta untuk menutupi biaya yang berkaitan dengan sistem tersebut.

Selama sepuluh bulan menggunakan sistem tersebut, bank kehilangan 100 rekening kelembagaan dengan aset senilai $4 miliar.

Aspek penting dalam Studi Kelayakan Pengembangan SI.

Lima aspek penting yang harus dipetimbangkan selama studi kelayakan adalah sebagai berikut:

  • Kelayakan teknis. Dapatkah sistem yang direncanakan tersebut dikembangkan serta diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada saat ini?
  • Kelayakan operasional. Apakah organisasi memiliki akses ke orang-orang yang dapat mendesain, mengimplementasikan, dan mengoperasikan sistem yang diusulkan? Dapatkah orang-orang menggunakan sistem tersebut dan akankah mereka menggunakannya?
  • Kelayakan legal. Apakah sistem tersebut sesuai dengan semua hukum federal dan negara bagian, peraturan administrasi kelembagaan dan undang-undang, serta kewajiban kontraktual perusahaan?
  • Kelayakan penjadwalan. Dapatkah sistem tersebut dikembangkan dan diimplementasikan dalam periode waktu yang ditetapkan? Jika tidak, akankah sistem tersebut diubah, ditunda, atau diganti dengan pilihan alternatif lainnya?
  • Kelayakan ekonomis. Akankah manfaat sistem tersebut menjustifikasi penggunaan waktu, uang, dan sumber daya lainnya yang dibutuhkan untuk mengimplementasikannya?

Kelayakan ekonomis, merupakan aspek yang paling penting dan paling sering dianalisis dari kelima aspek tersebut.