Pengambilan Informasi dari SIA……(8).

Berbeda dengan model data REA, buku kas pada SIA yang didesain secara tradisional menggunakan grafik akun uutuk menyimpan dan mengatur data berdasarkan struktur laporan keuangan. Pada contoh sebelumnya, SIA tradisional hanya berisi data mengenai aspek-aspek keuangan dari transaksi penjualan, seperti tanggal dan jumlah.

opr-performance-urlData lainnya yang berguna untuk mengevaluasi kinerja operasional, seperti waktu terjadinya penjualan atau jika pelanggan mengganti alat yang tua, harus disimpan dalam sistem informasi atau database terpisah. Keberadaan sistem yang terpisah membuat manajemen lebih sulit dan lebih lambat dalam mengakses informasi yang dibutuhkannya.

Sangat penting bagi SIA organisasi untuk dapat menyimpan ukuran keuangan tradisional dan ukuran kinerja operasional lainnya. Seperti yang dijelaskan oleh Robert Elliott:”Teknologi informasi (TI) mengubah segalanya. TI menunjukkan paradigma pasca industri yang baru mengenai penciptaan kesejahteraan yaitu dengan mengganti paradigma industri dan secara nyata mengubah cara kerja bisnis.business-way-url

Karena adanya perubahan dalam bisnis, keputusan yang harus diambil oleh manajemen sangat berbeda dengan keputusan yang sebelumnya. Jika tujuan dari informasi akuntansi adalah untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis, dan jenis keputusan manajemen sedang mengalami perubahan, maka wajar jika akuntansi diharapkan juga berubah-baik akuntansi internal maupun eksternal.

Pengambilan Informasi dari SIA……(9).

database-01_590Model data REA dapat digunakan untuk membangun database yang memperbolehkan SIA berubah sebagai respons terhadap perubahan permintaan informasi manajemen.

Model data REA menunjukkan bahwa akuntansi tidak perlu dibatasi pada model berpasangan (double-entry) tradisional dengan jurnal, buku besar, dan grafik akun. Melainkan, model data REA mendukung pandangan bahwa akuntansi adalah proses atau sistem untuk mengumpulkan dan menggabungkan informasi mengenai transaksi bisnis dari organisasi.double_entry_journal

Akan tetapi, dengan adanya perkembangan baru dalam teknologi pemrosesan informasi, mungkin saja ada perubahan dalam sarana untuk memenuhi tujuan. Secara jelas, Cerita tentang Perubahan Akuntansi di IBM menyarankan bahwa mungkin saja terjadi beberapa perubahan yang signifikan mengenai bagaimana akuntansi dilaksanakan dalam organisasi. Akan tetapi, meskipun mekanika akuntansi dapat berubah, kebutuhan akan hasil akuntansi (laporan manajerial dan laporan keuangan) tetap ada

Perubahan Akuntansi di IBM.

Pada tahun 1979, IBM menggunakan sistem akuntansi yang terpisah di seluruh dunia (Worldwide) untuk mendukung enam aplikasi akuntansi, yaitu: buku besar, aset tetap, transaksi intra-perusahaan, transaksi antar-perusahaan, piutang, dan utang. Selama tahun 1980-an, IBM mengkonsolidasikan sistem tersebut, dan pada akhir tahun 1991, IBM hanya memiliki 36 sistem akuntansi yang terpisah. Namun demikian, sistem yang tersisa tersebut masih belum cukup fleksihel untuk mendukung pembuatan keputusan perusahaan sesuai dengan yang diinginkan oleh IBM. Akibatnya, IBM melaksanakan perubahan total atas proses akuntansinya.

IBM-200px-Write_protect_ring.agrIBM tidak hanya menerapkan teknologi baru pada proses yang ada, melainkan mulai memikirkan ulang dan mendesain ulang cara proses bisnis dilaksanakan dari tingkat bawah sampai atas. Kompomen utama dari perubahan ini mencakup perluasan orientasi yang disehabkan oleh transaksi dari sistem akuntansi yang ada dengan memastikkan ukuran non-keuangan dari kegiatan bisnis. Tujuannya agar informasi keuangan dan non-keuangan berpadu sehingga keduanya dapat digunakan dalam pengambilan keputusan.

IBM juga memadukan teknologi informasi dalam proses bisnisnya agar data dicatat sesuai waktunya (real-time), pada saat kejadian dibuka. Bagian akhir dari solusi ini mencakup mensejajarkan kepemilikan data agar perusahaan dapat bertanggung jawab untuk mengembangkan model data korporat, menentukan data yang perlu dicatat utuk setiap kegiatan, dan menyediakan para pemakai alat penelusuran informasi yang sesuai.

real-time-urlDengan menyadari tugas-tugas ini, para manajer fungsional akan bertanggung jawab untuk memastikan adanya pencatatan data yang sesuai untuk setiap kegiatan dan adanya pengendalian yang sesuai. Para pemakai individual kemudian bertanggung jawab untuk menggunakan alat yang disediakan oleh perusahaan untuk menelusuri informasi yang mereka perlukan.

IBM telah menggunakan prosedur ini untuk menggabungkan empat proses pembayaran dana yang sebelumnya terpisah (pembayaran gaji, biaya perjalanan, pembayaran berbagai pengeluaran, dan pencatatan waktu dan kehadiran) menjadi satu proses terpadu. IBM memperkirakan bahwa proyek tersebut akan menghemat lebih dari 300 juta dolar selama 10 tahun, dan juga mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses klaim hingga 65% sampai 75%.

administrative-clerical-jobsPerubahan-perubahan ini secara dramatis mempengaruhi peran staf akuntansi dan Kontroler. Kebanyakan dari penghematan yang diproyeksikan dalam proyek pembayaran berasal dari pengurangan kerja administratif dan penghilangan sistem. Memang dalam kenyataannya studi internal di IBM menyarankan bahwa hampir 60% pekerjaan akuntansi bersifat administratif, sehingga dapat dihapus.

Kontroler menjadi pemain utama untuk mendesain ulang SIA dengan mengidentifikan proses yang dapat dihilangkan dan mengusulkan cara menggunakan teknologi informasi agar pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien, sambil mempertahankan pengendalian yang memadai.

Pada saat yang sama, tanggun-jawab Kontroler diperluas untuk mencakup data keuangan dan non-keuangan. Dengan demikian, Kontroler dan staf akuntansi berpartisipasi lebih banyak dalam proses pengambilan keputusan strategis perusahaan.

Sumber: Diadoptasi dari David P. Andros, J. Owen Cherrington, dan Eric L. Denna, “Reengineering Your Accounting, The IBM Way” FinancialExecutive (July-Augustus 1992): 28-31

Sifat hubungan antara kegiatan penjualan dan penerimaan kas

Gambar DD-7 memperlihatkan bahwa kemungkinan-kemungkinan ini dapat mendeskripsikan sifat hubungan antara kegiatan penjualan dan penerimaan kas.
Gambar DD-7Gambar-5-0007-aaGambar DD-7, Panel A menunjukkan hubungan satu-ke-satu (1:1) di antara kedua kegiatan tersebut. Kardinalitas maksimum 1 yang berhubungan dengan entitas penjualan memiliki arti bahwa setiap kegiatan penjualan (baris dalam tabel penjualan) dapat dihubungkan ke paling banyak satu kegiatan penerimaan kas.

Hal ini mencerminkan kebijakan bahwa pelanggan tidak diizinkan untuk membuat pembayaran cicilan. Pada saat yang sama, kardinalitas maksimum 1 yang berhubungan dengan kegiatan penerimaan kas memiliki arti bahwa setiap pembayaran yang dilakukan pelanggan dihubungkan ke palinq banyak satu kegiatan penjualan. Hal ini menunjukkan bahwa pelanggan harus membayar untuk setiap transaksi penjualan yang dilakukanmya.

Membangun Diagram REA(Resource Event Agent) untuk satu Siklus Akuntansi

Beberapa hal dibawah ini akan membantu kita dalam membangun REA dalam satu siklus Akuntansi.

model-data-rea

  1. Membangun Diagram REA(Resource Event Agent) dalam satu siklus Akuntansi
  2. Identifikasi Kegiatan pertukaran ekonomi
  3. Identifikasi sumber daya dan pelaku
  4. Masukkan kegiatan komitmen
  5. Menetapkan Kardinalitas(Cardinality) hubungan
  6. Pengertian Kardinalitas
  7. Kardinalitas Minimum
  8. Kardinalitas Maksimum
  9. Jenis hubungan dalam antar Entitas
  10. Hal yang memungkinkan terjadinya hubungan 1:N(Satu ke Banyak)
  11. Hal yang memungkinkan terjadinya hubungan M:N(Banyak ke Banyak)
  12. Aturan untuk men-spesifikasi Kardinalitas
  13. Aturan Kardinalitas untuk Hubungan Pelaku-Kegiatan (Agent-Event Relationship)
  14. Prinsip Umum Kardinalitas dalam hubungan Pelaku-Kegiatan
  15. Alasan Kardinalitas minimum Entitas Pelaku (Pelaku-Kegiatan) bernilai 0(nol)
  16. Asumsi Perancang Database untuk setiap hubungan Pelaku-Kegiatan.
  17. Aturan Kardinalitas untuk Hubungan Sumber Daya-Kegiatan
  18. Prinsip Umum Kardinalitas Minimum entitas kegiatan dalam hubungan Sumber daya-Kegiatan.
  19. Prinsip Umum Kardinalitas Maksimum entitas kegiatan dalam hubungan Sumber daya-Kegiatan.
  20. Aturan Kardinalitas untuk Hubungan Kegiatan-kegiatan (Event-event Relationship)
  21. Prinsip Umum Pembuatan Model untuk hubungan Kegiatan-Kegiatan.