Pendahuluan Pengembangan dan Analisis Sistem.

Oleh karena kita hidup dalam dunia yang sangat kompetitif dan sering berubah, organisasi terus berhadapan dengan kebutuhan atas cara mendapatkan informasi yang baru, lebih cepat, dan lebih andal. Demi memenuhi kebutuhan ini, sistem informasi harus terus mengalami perubahan, dari penyesuaian kecil hingga ke pergantian besar. Kadang kala, perubahan yang dibutuhkan begitu drastisnya hingga sistem yang lama dibuang serta, diganti semuanya dengan sistem yang baru. Perubahan begitu konstan dan sering hingga sebagian besar organisasi senantiasa: terlibat dalam beberapa peningkatan atau perubahan sistem.

220px-SDLC_-_Software_Development_Life_CyclePerusahaan biasanya mengubah sistem mereka untuk salah satu dari alasan-alasan berikut ini:

(Silahkan Klik topik diatas untuk deskripsi lebih lanjut).

Peningkatan proses bisnis sebagai alasan pengembangan sistem

Peningkatan proses bisnis. Banyak perusahaan memiliki proses bisnis yang tidak efisien hingga membutuhkan pembaruan.

business-increase-profitsContohnya, sistem pemesanan di Nashua, sebuah pabrik pembuat perlengkapan kantor, membuat pelanggan merasa frustasi dan tidak puas. Ketika seorang pelanggan menelepon, seorang staf administrasi akan mencatat informasinya dan berjanji untuk menelepon kembali.

Sebelum melakukan hal tersebut, staf administrasi tersebut harus mengakses dua sistem terpisah: sebuah sistem kerangka utama (mainframe) untuk memverifikasi informasi pelanggan dan untuk melakukan pemeriksaan kredit, serta sistem berbasis PC untuk menghitung harga.

Apabila pelanggan tersebut masih tertarik, staf administrasi tersebut akan mengakses sistem terpusat lainnya untuk menetapkan keberadaan persediaan. Ketika sistem tersebut didesain ulang, hanya dibutuhkan waktu tiga menit untuk memproses sebuah pesanan melalui telepon, bukan lagi dua hari.

Keunggulan kompetitif sebagai alasan pengembangan sistem

Keunggulan kompetitif Peningkatan kualitas, kuantitas, dan kecepatan informasi dapat menghasilkan peningkatan produk atau layanan serta dapat membantu mengurangi biaya.

competitive-advantageContohnya, Wal-Mart menginvestasikan banyak dananya dalam bidang teknologi untuk menyediakan informasi mengenai pelanggan dan pembelian· mereka agar dapat meningkatkan penjualan.

ell Atlantic meningkatkan pendapatannya dengan menginvestasikan $2,1 miliar untuk sebuah sistem baru. Hal ini merupakan pergeseran dalam fokus manajemen, karena sebelumnya 90 persen dari sistem baru didesain untuk mengotomatisasi tenaga kerja dan mengurangi biaya.

Penciutan sebagai alasan pengembangan sistem.

Penciutan. Perusahaan sering kali berpindah dari mainframe terpusat ke jaringan PC atau sistem berbasis Internet untuk memanfaatkan rasio harga/kinerja mereka. Hal ini menempatkan pengambilan keputusan dan informasi yang terkait sampai ke bagan organisasi.

turn-mainframe-2-pcContohnya, Consolidated Edison of New York, turun dari sistem mainframe terpusat menjadi sistem klien/server serta meniadakan 100 posisi administratif. Sistem baru tersebut melakukan lebih banyak pekerjaan daripada yang lama, termasuk menangani manajemen arus kerja, kontak pemakai, permintaan ke database, pemrosesan kas seeara otomatis, dan integrasi data suara.

Apa yang akan dibahas dalam kategori ini…????

Tulisan tentang pengembangan dan analisis sistem ini membahas lima topik.

Pertama adalah siklus hidup pengembangan sistem, yaitu proses yang ditempuh organisasi untuk memperoleh serta mengimplementasikan SIA baru.

Kedua, aktivitas perencanaan sistem yang dibutuhkan selama pengembangan siklus hidup.

Ketiga, analisis kelayakan yang dilakukan untuk menunjukkan bahwa SIA yang baru lebih layak.

Keempat, aspek-aspek perilaku atas perubahan yang harus ditangani perusahaan dengan baik agar dapat berhasil mengimplementasikan sistem yang baru.

Topik yang terakhir adalah pembahasan analisis sistem, langkah pertama dalam siklus hidup pengembangan sistem.

Siklus Hidup Pengembangan Sistem.

Gambar-16-0001-aEntah perubahan sistem dilakukan besar-besaran atau kecil saja sebagian besar perusahaan harus melalui siklus hidup pengembangan sistem. Proses ini terdiri atas lima langkah, yang disebut sebagai siklus hidup pengembangan sistem (systems development life cycle-SDLC) yang diperlihatkan dalam Gambar diatas dan secara singkat dijelaskan dalam tulisan berikutnya.

Langkah-Iangkah dalam siklus tersebut dan orang-orang yang dilibatkan dalam pengembangan sistem dibahas dalam materi berikut ini:

SDLCsystems development life cycle-SDLC:

Para Pelaku.

  • Manajemen
  • Akuntan.
  • Komite pelaksana sistem informasi
  • Tim Pengembangan Proyek.
  • Analis sistem dan programer
  • Pemain Luar.

Analisis Sistem.

Seiring dengan perkembangan dan perubahan organsisasi, pihak manajemen dan pegawai menyadari perlunya informasi yang lebih banyak dan lebih baik sehingga sistem informasi yang baru atau yang lebih diperlukan.

system_analysisLangkah pertama dalam pengembangan sistem adalah analisis sistem. Selama analisis sistem, informasi yang diperlukan untuk membeli atau untuk mengembangkan sistem baru akan dikumpulkan. Permintaan atas pengembangan sistem diprioritaskan untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya pengembangan yang terbatas.

Apabila sebuah proyek dapat melalui pemeriksaan awal, sistem yang ada saat ini akan disurvei untuk menetapkan sifat serta lingkup proyek dan untuk mengidentifikasi kekuatan serta kelemahannya. Kemudian, studi mendalam atas sistem yang diajukan akan dilakukan untuk menetapkan kelayakannya.

Apabila sistem yang diajukan layak; maka kebutuhan informasi para pemakai dan para manajer akan diidentifikasi serta didokumentasikan. Hal ini adalah bagian terpenting dalam analisis sistem, karena kebutuhan-kebutuhan tersebut akan digunakan untuk mengembangkan dan mendokumentasikan persyaratan sistem.

Persyaratan sistem digunakan untuk memilih atau mengembangkan sistem baru. Guna meringkas pekerjaan yang dilakukan selama analisis sistem, sebuah laporan dibuat dan diserahkan ke komite pelaksana sistem informasi.

Desain Konseptual.

Selama desain konseptual, perusahaan memutuskan cara bagaimana memenuhi kebutuhan para pemakai sistem. Tugas pertama adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi desain serta altematif yang tepat.

conceptual-designTerdapat banyak cara yang berbeda untuk mendapatkan sistem baru, termasuk membeli software, mengembangkannya sendiri, atau melakukan outsourcing.

Spesifikasi terinci yang menjelaskan secara umum apa yang harus dicapai oleh sistem tersebut dan bagaimana sistem tersebut akan dikendalikan, harus dikembangkan.

Tahap ini selesai ketika persyaratan desain konseptual diberitahukan ke komite pelaksana sistem informasi.

Desain Fisik.

PhysicalProcessExampleSelama desain fisik, perusahaan mengartikan persyaratan umum yang berorientasi pada pemakai dari desain konseptual ke dalam spesifikasi terinci yang digunakan untuk mengkodekan serta menguji program komputer tersebut.

Dokumen input dan output didesain, program komputer ditulis, file serta database dibuat, prosedur dikembangkan, dan pengendalian dibangun untuk dapat terintegrasi ke dalam sistem baru tersebut.

Tahap ini selesai ketika desain fisik sistem yang dihasilkan diberitahukan kepada komite pelaksana sistem informasi.

Implementasi dan Perubahan.

Tahap implementasi dan perubahan adalah tahap terakhir tempat semua elemen dan aktivitas sistem tersebut disatukan. Oleh karena kerumitan dan peran penting tahap ini, maka rencana implementasi dan perubahan dikembangkan serta diikuti dengan teliti.

Sebagai bagian dari implementasi, hardware atau software baru dipasang dan diuji. Pegawai baru mungkin perlu dipekerjakan dan dilatih, atau pegawai yang telah ada direlokasi.implementation

Prosedur pemrosesan baru harus diuji dan mungkin diubah. Standar dan pengendalian untuk sistem baru tersebut harus dibuat, dan dokumentasi sistem diselesaikan. Organisasi tersebut harus berubah ke sistem yang baru dan membongkar yang lama.

Setelah sistem tersebut terpasang dan berjalan, penyesuaian akan diperlukan dan tinjauan pascaimplementasi akan dilakukan untuk mendeteksi serta memperbaiki kelemahan desain apa pun.

Langkah terakhir dalam tahap ini adalah menyerahkan sistem operasional ke organisasi, pada saat pengembangan sistem baru tersebut selesai. Laporan akhir dibuat dan dikirim ke komite pelaksana sistem informasi.

Operasional dan pemeliharaan

operationalSistem baru, yang sekarang berjalan, digunakan sesuai keperluan perusahaan. Selama masa hidupnya, sistem tersebut secara periodik akan ditinjau.

Perubahan dibuat jika timbul masalah atau jika ternyata ada kebutuhan baru, dan selanjutnya organisasi akan menggunakan sistem yang telah diperbaiki tersebut.

Proses ini disebut sebagai tahap operasional dan pemeliharaan. Kadang kala, perubahan besar atau pergantian sistem diperlukan dan SDLC dimulai dari awal kembali.

Sebagai tambahan atas kelima tahap ini, tiga aktivitas (perencanaan, pengelolaan reaksi perilaku atas perubahan, dan penilaian kelayakan terus-menerus atas proyek) dilakukan sepanjang siklus hidup ini.

Manajemen sebagai pelaku pengembangan sistem informasi.

Salah satu cara paling efektif untuk mendapatkan dukungan atas pengembangan sistem adalah sinyal yang jelas dari pihak manajemen puncak bahwa keterlibatan pemakai.

manajemenBerkaitan dengan pengembangan sistem, peran pihak manajemen puncak adalah memberikan dukungan dan dorongan untuk proyek pengembangan serta menyerasikan sistem informasi dengan strategi perusahaan.

Peran penting lainnya termasuk membuat tujuan serta sasaran sistem, meninjau kinerja serta kepemimpinan departemen sistem informasi, membuat pemilihan proyek serta kebijakan struktur organisasi, membantu analis sistem dengan perkiraan biaya proyek serta manfaatnya, menugaskan para pegawai utama ke proyek pengembangan dan mengalokasikan dana yang memadai untuk mendukung pengembangan operasional sistem.

Akuntan sebagai pelaku pengembangan sistem informasi.

Para akuntan dapat memainkan tiga peran selama desain sistem.

OLYMPUS DIGITAL CAMERAPertama, sebagai pemakai SIA mereka dapat menetapkan kebutuhan informasi dan persyaratan sistem yang mereka butuhkan, serta memberitahukannya ke para pengembang sistem.

Kedua, sebagai anggota tim proyek pengembangan atau komite pelaksana sistem informasi mereka membantu mengelola pengembangan sistem.

Ketiga, para akuntan harus mengambil peran aktif dalam mendesain pengendalian sistem serta secara periodik mengawasi dan menguji sistem tersebut untuk memverifikasi bahwa pengendalian telah diimplementasikan dan berfungsi dengan baik.

Semua sistem harus berisi cukup pengendalian untuk memastikan akurasi serta kelengkapan pemrosesan data. Sistem tersebut harus mudah diaudit. Apabila ditangani pada saat awal pengembangan, perhatian atas kemampuan untuk diaudit dan pengendalian dapat dimaksimalkan.

Mencoba untuk mencapai kedua hal ini setelah sebuah sistem didesain adalah hal yang tidak efisien, memakan waktu, dan mahal.

Komite pelaksana sistem informasi sebagai pelaku pengembangan sistem informasi.

Oleh karena pengembangan SIA bersifat lintas fungsional dan divisi, organisasi biasanya membuat komite pelaksana tingkat eksekutif untuk merencanakan dan mengawasi fungsi sistem informasi.

CommitteeKomite ini sering kali berisi orang-orang dari manajemen puncak, seperti kontroler dan pihak manajemen sistem informasi serta departemen pemakai.

Komite pelaksana tersebut menetapkan kebijakan dan menentukan SIA serta memastikan adanya partisipasi, bimbingan, dan pengendalian dari pihak manajemen puncak.

Komite pelaksana tersebut juga memfasilitasi koordinasi dan integrasi berbagai aktivitas sistem informasi untuk meningkatkan kesesuaian tujuan serta mengurangi koriflik tujuan.

Tim Pengembangan Proyek sebagai pelaku pengembangan sistem informasi.

Setiap proyek memiliki sebuah tim yang terdiri dari ahli sistem, para manajer, akuntan dan auditor, serta pemakai, yang membimbing pengembangan sistem tersebut.

Tim-pelaksanaMereka merencanakan setiap proyek, mengawasi untuk memastikan penyelesaian yang tepat waktu dan sesuai biaya, memastikan bahwa pertimbangan yang wajar telah diberikan atas elemen manusia, serta mengkomunikasikan status proyek ke pihak manajemen puncak dan komite pelaksana.

Para anggota tim harus sering berkomunikasi dengan para pemakai serta mengadakan pertemuan rutin untuk mempertimbangkan berbagai ide dan membahas kemajuan agar tidak ada hal menyimpang sebelum penyelesaian proyek.

Pendekatan tim biasanya memberi hasil yang lebih efektif dan memfasilitasi penerimaan para pemakai atas sistem yang diimplementasikan.

Analis sistem dan programer sebagai pelaku pengembangan sistem informasi.

Analis sistem mempelajari sistem yang ada, mendesain yang baru, dan membuat spesifikasi yang digunakan oleh programer komputer.

Analis berhubungan dengan teknologi sistem dan pegawai di seluruh perusahaan untuk menjembatani dengan baik jarak antara pemakai dan teknologi.

Analis bertanggung jawab untuk memastikan sistem dapat memenuhi kebutuhan pemakai.

programmer-analyst-gallery-horizontalProgramer komputer menulis program komputer dengan menggunakan spesifikasi yang dikembangkan oleh analis. Mereka juga mengubah serta memelihara program komputer yang telah ada.

Pemain Luar sebagai pelaku pengembangan sistem informasi.

Banyak orang luar organisasi yang memainkan peran penting dalam pengembangan sistem, termasuk pelanggan, vendor, dan lembaga pemerintahan.

Contohnya, Wal-Mart telah memberitahu para vendor-nya bahwa jika mereka ingin bekerja sama dengan perusahaan tersebut, maka para vendor tersebut harus mengimplementasikan serta menggunakan electronic data interchange (EDI).

Merencanakan Pengembangan Sistem Informasi.

Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar diatas, beberapa aktivitas harus dilakukan dalam waktu yang berbeda selama dalam SDLC. Salah satu aktivitas yang harus dilakukan sepanjang SDLC adalah Perencanaan.

Organisasi harus memiliki rencana jangka panjang, setiap proyek pengembangan sistem membutuhkan rencana, dan setiap rencana pengembangan harus direncanakan.

Bayangkan jika Anda membangun sebuah rumah dengan dua kamar. Beberapa tahun kemudian Anda menambahkan sebuah kamar tidur, kemudian satu lagi kamar tidur dan sebuah kamar mandi.

Selama beberapa tahun kemudian Anda menambahkan ruang keluarga, rekreasi, lantai atas, dan dua garasi mobil. Sebagai tambahan, Anda memperluas dapur serta ruang makan.

Tanpa pemikiran awal tentang apa yang akan Anda inginkan dari sebuah rumah, rumah Anda akan berakhir sebagai ruang-ruang tambahan kacau yang berdiri di sekitar rumah aslinya.

Sebagai tambahan, biaya rumah tersebut dapat jauh lebih besar dari nilainya. Skenario ini juga dapat diterapkan untuk SIA yang tidak direncanakan dengan baik.

Hasilnya adalah sistem yang mahal dan tidak terintegrasi dengan baik, yang sulit dioperasikan dan dipelihara.

Pembahasan berikutnya akan membahas rencana-rencana ini serta beberapa teknik yang digunakan untuk mengembangkannya.

Alasan Utama mengapa Perencanaan merupakan langkah penting dalam Pengembangan Sistem.

Perencanaan pengembangan sistem adalah langkah penting untuk alasan-alasan utama berikut ini:

  • Konsistensi.Perencanaan memungkinkan sasaran dan tujuan sistem sesuai dengan rencana strategis keseluruhan perusahaan.
  • Efisiensi. Sistem akan lebih efisien, subsistem akan lebih terkoordinasi, dan terdapat dasar yang baik untuk memilih aplikasi baru untuk pengembangan.
  • Terkemuka. Perusahaan akan tetap menjadi pemimpin dalam perubahan TI yang ada.
  • Pengurangan biaya. Duplikasi, pengeluaran tenaga yang tidak perlu, dan biaya serta waktu yang tidak seharusnya dikeluarkan dapat dihindari. Sistem tersebut lebih murah dan lebih mudah untuk dipelihara.
  • Kemampuan adaptasi. Pihak manajemen dapat lebih baik bersiap-siap untuk kebutuhan di masa mendatang, dan para pegawai dapat lebih baik mempersiapkan diri atas berbagai perubahan yang akan terjadi.

Dampak tidak adanya Perencanaan yang Baik dalam Pengembangan Sistem.

Gambar-16-0002-aKetika usaha pengembangan tidak direncanakan dengan baik, perusahaan sering kali harus kembali ke tahap sebelumnya dan memperbaiki kesalahan serta kekeliruan desain, seperti yang diperlihatkan dalam Gambar diatas.

Proses semacam ini mahal dan mengakibatkan penundaan, frustasi, serta penurunan moral. Dua jenis rencana pengembangan sistem dibutuhkan: Rencana Tiap Proyek yang dibuat oleh tim proyek dan Rencana Utama yang dikembangkan oleh komite pelaksana sistem informasi.

Rencana pengembangan proyek.

Rencana pengembangan proyek. Kerangka dasar perencanaan sistem informasi disebut sebagai rencana pengembangan proyek.

Setiap rencana pengembangan proyek berisi analisis biaya/manfaat; persyaratan pengembangan dan operasional, termasuk sumber daya manusia, hardware, software, dan kebutuhan sumber keuangan; serta jadwal aktivitas yang dibutuhkan untuk mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi baru tersebut.

Rencana utama Pengembangan Sistem Informasi.

Rencana utama adalah dokumen jangka panjang yang menyebutkan sistem tersebut akan terdiri dari apa saja, bagaimana sistem tersebut akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya, bagaimana sumber daya yang dibutuhkan dapat diperoleh, dan di mana SIA akan ditempatkan.

Rencana utama juga harus memberikan status proyek dalam proses, memprioritaskan proyek yang teIah direncanakan, menjelaskan kriteria yang digunakan untuk memberikan prioritas, serta menyediakan jadwal kerja untuk pengembangan. Proyek yang memiliki prioritas tertinggi harus menjadi yang pertama kali dikembangkan.

Pentingnya keputusan ini menunjukkan bahwa keputusan tersebut harus dibuat oleh pihak manajemen puncak dan bukan oleh ahIi komputer. Rentang waktu perencanaan sekitar lima tahun adalah rentang waktu yang wajar untuk rencana utama mana pun.

Rencana tersebut harus diperbarui paling tidak sekali dalam setahun. Bahkan ada perusahaan yang menggunakan rencana lima tahunan, memperbarui bagian-bagian dari rencananya per dua minggu. Daftar isi rencana utama yang dapat digunakan diperlihatkan dalam Tabel dibawah ini.Tabel-16-1

Tehnik-tehnik Perencanaan Pengembangan Sistem Informasi.

pert_chartDua teknik untuk penjadwalan dan supervisoran aktivitas pengembangan sistem adalah PERT dan grafik Gantt. Program evaluation and review technique (PERT) mensyaratkan semua aktivitas dan hubungan antar aktivitas sebelum serta selanjutnya dapat diidentifikasi.

Berbagai aktivitas dan hubungan tersebut digunakan untuk menggambar diagram PERT, yang terdiri dari sebuah jaringan panah dan titik yang tentunya mewakili berbagai aktivitas proyek.yang membutuhkan pengeluaran sumber daya dan waktu, serta penyelesaian dan mulainya aktivitas-aktivitas tersebut.

Perkiraan waktu penyelesaian dibuat dan jalur kritis-jalur yang membutuhkan waktu terbanyak akan ditetapkan. Apabila aktivitas dalam jalur kritis ditunda, maka keseluruhan proyek akan tertunda. Jika memungkinkan, sumber daya digeser ke aktivitas jalur kritis untuk mengurangi waktu penyelesaian proyek.

Gambar-16-0003-aGrafik Gantt (Gambar diatas) adalah grafik batang dengan berbagai aktivitas proyek tercantum di sebelah kiri dan unit waktu (hari atau minggu) di seberang atas. Setiap aktivitas diwakili oleh sebuah batang yang digambar dari tanggal mulai yang dijadwalkan hingga tanggal berakhimya, sehingga dapat menetapkan perkiraan waktu penyelesaian proyek.

Begitu aktivitas diselesaikan, aktivitas tersebut akan dicatat dalam grafik Gantt dengan mengisi bagian dalam batang terkait; jadi, kapan pun akan memungkinkan untuk menetapkan dengan cepat aktivitas mana yang sesuai waktu dan mana yang terlambat.

Kemampuan untuk memperlihatkan, dalam bentuk grafik, keseluruhan jadwal untuk proyek besar dan kompleks, termasuk kemajuan hingga saat terakhir dan status saat ini, adalah keuntungan utama dari grafik Gantt. Akan tetapi, grafik tersebut tidak memperlihatkan hubungan-hubungan antara berbagai aktivitas proyek.

Contoh Perencanaan Pengembangan SI yang baik.

Perencanaan Membantu MCI Menguasai Layanan Baru yang Populer.

Mci_logo.svgKetika layanan Teman & Keluarga di MCI diperkenalkan, volume transaksi entri pesanan naik hingga 70 persen dalam tiga bulan. Untungnya, MCI mampu menjaga waktu respons untuk sistem entri pesanan dalam batas yang wajar.

Salah satu alasan mengapa MCI siap karena adanya perencanaan. Perencanaan kapasitas komputer dan kinerja manajemen adalah aktivitas vital di MCI, yang menetapkan pertumbuhan dua digit sebagai norma, dan komputerisasi tidak hanya mendukung bisnis ­tetapi adalah bisnisnya.

Rencana lima tahunan diperbarui sekali setahun, rencana tahunan diper­baiki setiap tiga bulan, dan rencana tiga bulanan dapat berubah per dua minggu. Pegawai bagian perencanaan kapasitas MCI memiliki catatan penelusuran yang bagus, hingga pihak manajemen puncak tanpa banyak bertanya akan menyetujui rekomendasi untuk mengeluarkan jutaan dolar untuk sebuah sistem.

Proses perencanaannya mengambil input dari tiga sumber. Perkiraan penjualan termasuk dalam model komputer yang dikembangkan oleh MCI, seperti juga tujuan tingkat pelayanan, contohnya waktu respons.

Dari model tersebut terdapat permintaan kemampuan untuk masing-masing dari lima pusat data MCI, yang menunjukkan kebutuhan atas hardware, seperti penyimpanan off-line dan on-line, memori utama, dan kekuatan prosesor.

Perencana kemampuan juga memfaktorkan terlebih dahulu pemberitahuan adanya software baru dari bagian pengembang software milik MCI dan perkiraan teknologi dari perusahaan peneliti industri serta para supplier.

Begitu aplikasi diproduksi, MCI menggunakan berbagai alat otomatis untuk menandai pola yang tidak normal, potensi kemacetan, dan titik-titik masalah lainnya. Ketika masalah ditemukan, kelompok konsultasi akan bekerja sama dengan para pemakai dan pengembang software untuk menyesuaikan aplikasi tersebut atau untuk meringankan beban kerja.

Analisis Kelayakan.

Gambar-16-0001-aSeperti yang diperlihatkan dalam Gambar diatas, studi kelayakan (juga disebut sebagai “kasus bisnis”) dibuat selama tahap analisis sistem dan diperbarui sesuai kebutuhan selama tahap-tahap yang tersisa dalam SDLC.

Keluasan dari studi ini bervariasi, tergantung pada ukuran dan sifat sistem tersebut. Contohnya, studi untuk sistem berskala besar biasanya cukup luas, sementara studi untuk sebuah sistem desktop mungkin dapat dilakukan secara tidak formal.

Tim uji kelayakan juga harus memasukkan pihak manajemen, akuntan yang memiliki keahlian dalam pengendalian dan audit, personil bagian sistem, dan para pemakai.

Manfaat dari Studi Kelayakan dalam Pengembangan SI.

Gambar-16-0001-aDalam poin-poin keputusan utama (lihat Gambar diatas) komite pelaksana menggunakan studi tersebut untuk memutuskan apakah akan menghentikan sebuah proyek, melanjutkannya tanpa syarat, atau melanjutkan jika masalah tertentu diselesaikan.

Walaupun sebuah proyek dapat dihentikan kapan saja, keputusan awal untuk laksanakan-­hentikan-laksanakan, adalah hal yang sangat penting karena setiap tahap selanjutnya dalam SDLC membutuhkan lebih banyak waktu dan komitmen dari segi keuangan.

Selama proyek dilanjutkan, studi tersebut akan diperbarui dan keberlangsungan proyek tersebut akan dinilai kembali. Semakin lama proyek tersebut dijalankan, semakin berkurang kemungkinannya dihentikan apabila studi kelayakan dibuat dan diperbarui.

Contoh Kegagalan dalam Studi Kelayakan Pengembangan SI.

Walaupun tidak umum, sistem dibuang setelah implementasi karena mereka tidak bekerja dengan baik atau gagal memenuhi kebutuhan organisasi.

Contohnya, Bank of America mempekerjakan perusahaan software untuk mengganti sistem batch bank tersebut yang berumur 20 tahun, yang digunakan untuk mengelola miliaran dolar dalam rekening sekuritas kelembagaan.

Setelah dua tahun pengembangan, sistem yang baru tersebut diimplementasikan walaupun ada peringatan bahwa sistem tersebut belum cukup banyak diuji. Sepuluh bulan kemudian, sistem tersebut dibuang,

para eksekutif bagian sistem dan sekuritas bank tersebut mengundurkan diri, dan perusahaan tersebut melakukan penghapusan sebesar $60 juta untuk menutupi biaya yang berkaitan dengan sistem tersebut.

Selama sepuluh bulan menggunakan sistem tersebut, bank kehilangan 100 rekening kelembagaan dengan aset senilai $4 miliar.

Aspek penting dalam Studi Kelayakan Pengembangan SI.

Lima aspek penting yang harus dipetimbangkan selama studi kelayakan adalah sebagai berikut:

  • Kelayakan teknis. Dapatkah sistem yang direncanakan tersebut dikembangkan serta diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada saat ini?
  • Kelayakan operasional. Apakah organisasi memiliki akses ke orang-orang yang dapat mendesain, mengimplementasikan, dan mengoperasikan sistem yang diusulkan? Dapatkah orang-orang menggunakan sistem tersebut dan akankah mereka menggunakannya?
  • Kelayakan legal. Apakah sistem tersebut sesuai dengan semua hukum federal dan negara bagian, peraturan administrasi kelembagaan dan undang-undang, serta kewajiban kontraktual perusahaan?
  • Kelayakan penjadwalan. Dapatkah sistem tersebut dikembangkan dan diimplementasikan dalam periode waktu yang ditetapkan? Jika tidak, akankah sistem tersebut diubah, ditunda, atau diganti dengan pilihan alternatif lainnya?
  • Kelayakan ekonomis. Akankah manfaat sistem tersebut menjustifikasi penggunaan waktu, uang, dan sumber daya lainnya yang dibutuhkan untuk mengimplementasikannya?

Kelayakan ekonomis, merupakan aspek yang paling penting dan paling sering dianalisis dari kelima aspek tersebut.

Menghitung biaya dan manfaat kelayakan ekonomis Pengembangan SI.

Menetapkan kelayakan ekonomis membutuhkan penyelidikan yang hati-hati atas biaya dan manfaat dari sistem yang diusulkan. Oleh karena para akuntan sangat dekat dengan konsep biaya, mereka memberikan kontribusi yang signifikan dalam evaluasi ini.

Kerangka kerja dasar untuk analisis kelayakan adalah model penganggaran modal tempat penghematan biaya dan manfaat lainnya, seperti juga biaya pengeluaran awal, biaya operasi, dan arus kas keluar lainnya, diubah ke dalam perkiraan dengan satuan uang. Manfaat yang diperkirakan tersebut dibandingkan dengan perkiraan biaya untuk menetapkan apakah sistem tersebut menguntungkan dari segi biaya.

Jika memungkinkan, manfaat dan biaya yang tidak dengan mudah dapat dikuantifikasi harus diperkirakan dan dimasukkan ke dalam analisis kelayakan. Apabila mereka tidak dapat secara akurat diperkirakan, mereka harus dicantumkan dan kemungkinan terjadinya serta dampak yang diharapkan atas organisasi harus dievaluasi.

Beberapa manfaat berwujud dan tidak berwujud yang bisa didapatkan perusahaan dari sistem baru tersebut adalah penghematan biaya; peningkatan layanan pelanggan, produktivitas, pengambilan keputusan, dan pemrosesan data; pengendalian manajemen yang lebih baik; serta peningkatan kepuasan bekerja dan moral pegawai.

Biaya perlengkapan adalah biaya pengeluaran awal apabila sistem tersebut dibeli dan biaya operasi jika sistem tersebut disewa atau sewa beli.

Biaya perlengkapan bervariasi dari $1.000 untuk sistem PC hingga jutaan dolar untuk mainframe yang besar. Biaya perlengkapan biasanya kurang dari biaya untuk memperoleh software dan memelihara, mendukung, serta mengoperasikan sistem tersebut.

Biaya memperoleh software termasuk harga pembelian software dan juga waktu serta usaha yang dibutuhkan untuk mendesain, memprogram, menguji, serta mendokumentasikan software tersebut.

Biaya sumber daya manusia yang berhubungan dengan mempekerjakan, melatih, dan merelokasi pegawai bisa jadi sangat substantif. Biaya persiapan lokasi juga dapat timbul untuk sistem komputer yang besar.

Sebagai tambahan, terdapat biaya-biaya dalam memasang sistem baru dan mengubah file ke format yang tepat serta untuk media penyimpanan.

Biaya operasi yang utama adalah untuk memelihara sistem. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa 65 hingga 75 persen dari usaha organisasi untuk sistem dihabiskan dalam pemeliharaan sistem informasi saat ini.

Sebagai tambahan, mungkin pula terdapat arus kas keluar dalam jumlah besar untuk pergantian perlengkapan dan perluasan serta pembaruan software.

Biaya sumber daya manusia termasuk gaji analis sistem, programer, operator, operator entri data, dan biaya manajemen.

Berbagai biaya juga dapat muncul untuk perlengkapan kantor, overhead, dan beban keuangan. Pengeluaran awal dan biaya operasi diringkas dalam Tabel dibawah ini.

Table-16-2

Contoh Kegagalan Studi Kelayakan Ekonomis pada Pengembangan SI.

Blue Cross/Blue Shield Membuang Proyek Sistem yang Melenceng.

blue-cross-blue-shield-health-insuranceBlue Cross/Blue Shield di Massachusetts berharap bahwa sistem informasi barunya akan menghantar pada era baru; Akan tetapi, setelah enam tahun dan menghabiskan $120 juta, proyek Sistem 21 sangat terlambat dari jadwal dan benar-benar di luar anggaran. Proyek tersebut dibatalkan, dan Blue Cross mengalihkan operasi komputernya ke Electronic Data Systems (EDS) Corporation, sebuah kontraktor luar.

Walaupun kegagalan sistem informasi dalam jumlah ini bukanlah hal yang biasa, hal ini terjadi lebih sering daripada yang diperkirakan orang. Menurut survei yang dilakukan KPMG, 35 persen dari semua proyek besar sistem informasi menjadi proyek yang melenceng (runaway)-yaitu proyek dengan anggaran jutaan dolar dan terlambat selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun.

fortuneSurvei lainnya menunjukkan bahwa hampir setiap perusahaan yang termasuk dalam Fortune 200 pernah memiliki paling tidak satu proyek yang melenceng.

Salah satu alasan utama adanya masalah pengembangan adalah kegagalan Blue Cross untuk dengan benar mengawasi proyek tersebut. Blue Cross mempekerjakan kontraktor independen untuk mengembangkan software, tetapi lalai menunjuk seseorang untuk mengkoordinasikan dan mengelola proyek di dalam perusahaan sendiri. Pihak manajemen puncak tldak membuat rangkaian tetap prioritas yang berkaitan dengan fitur penting dan urutan pengembangan aplikasi.

Ketika para pengembang menyajikan software pemrosesan klaim ke Blue Cross, para pengembang berpikir bahwa software tersebut adalah produk akhir. Para manajer dan pemakai di Blue Cross tidak sependapat. Mereka tidak puas dengan software tersebut dan meminta banyak perubahan.

Akibatnya, proyek tersebut secara keseluruhan tertunda. Hal ini mengarah pada peningkatan biaya di atas dari yang dianggarkan. Pada saat Sistem 21 diluncurkan, Blue Cross telah jauh tertinggal dari para pesaingnya dalam kemampuan untuk memproses beban pekerjaan administrasi dengan menggunakan kertas, yang makin meningkat.

Bahkan, selama periode enam tahun, perusahaan tersebut kehilangan jutaan pelanggan dan makin dekat dengan kebangkrutan. Perusahaan tersebut juga memiliki sistem yang tidak terintegrasi dengan baik-sembilan sistem pemro­sesan klaim yang ber-beda dioperasikan dengan hardware yang berasal dari era tahun 1970-an.

eds-logoPelajaran yang diterima oleh Blue Cross dengan Sistem 21 sangatlah menyakitkan. Sistem yang menghabiskan waktu enam tahun tersebut tidak digunakan, dan perusahaan tersebut mengalihkan hardware-nya ke EDS. Untungnya, walaupun sistem tersebut mati, perusahaan tersebut tetap bertahan hidup.

Pendekatan altematif untuk memenuhi persyaratan sistem baru yang akan dikembangkan

Penganggaran Modal.

Selama desain sistem, beberapa pendekatan altematif untuk memenuhi persyaratan sistem baru yang akan dikembangkan, Berbagai ukuran kelayakan kemudian digunakan untuk mempersempit berbagai altematif tersebut. Teknik penganggaran modal digunakan untuk mengevaluasi manfaat ekonomis dari setiap altematif. Tiga teknik penganggaran modal yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

picture_payback_period-aPeriode pengembalian. Angka ini menyajikan jumlah tahun yang dibutuhkan agar penghematan bersih seimbang dengan biaya awal dari investasi tersebut. Proyek dengan periode pengembalian tercepat biasanya merupakan proyek yang akan dipilih.

npvNilai sekarang bersih (net present value-NPV). Apabila menggunakan metode NPV, semua arus kas di masa mendatang didiskontokan kembali hingga ke saat ini, dengan menggunakan tarif diskonto yang mencerminkan nilai waktu uang. Biaya pengeluaran awal dikurangi. dari arus kas yang didiskontokan untuk mendapatkan angka NPV. NPV yang positif menunjukkan bahwa altematif tersebut secara ekonomi layak. Ketika membandingkan beberapa proyek, proyek yang memiliki angka NPV terbesarlah yang biasanya diterima.

IRRInternal rate of return (IRR). IRR adalah tarif suku bunga efektif yang menghasilkan NPV nol. IRR sebuah proyek akan dibandingkan dengan tingkat minimum yang dapat diterima untuk menetapkan diterima atau ditolaknya proyek tersebut. Ketika membandingkan beberapa proyek, proposal dengan nilai IRR tertinggi yang biasanya akan dipilih.

Contoh Periode pengembalian, NPV, dan IRR digambarkan dalam Tabel dibawah ini.

Table-16-8-a

Aspek-aspek Perilaku atas Perubahan pada Pengembangan SI.

changeOrang-orang yang terlibat dalam pengembangan sistem adalah para pelaku perubahan yang terus-menerus berhadapan dengan reaksi serta penolakan orang lain atas perubahan tersebut.

Aspek-aspek perilaku atas perubahan adalah hal yang sangat penting, karena sistem yang paling baik sekalipun akan gagal tanpa adanya dukungan dari orang-­orang yang dilayaninya.

Niccolo Machiavelli membahas penolakan atas perubahan sekitar 400 tahun yang lalu:

Niccolo Machiavelli by Cristofano dell'Altissimo UffiziHarus dipertimbangkan bahwa tidak ada yang lebih sulit untuk dilakukan, atau tidak ada kesuksesan yang lebih meragukan, atau tidak ada yang lebih berbahaya untuk ditangani, daripada memulai peraturan baru atas berbagai hal. Bagi pembaru, musuh datang dari semua orang yang dahulu mendapatkan keuntungan dari sistem yang lama, dan hanya orang yang bijaksana yang dapat meraih keuntungan dari sistem yang baru. Kebijaksanaan tersebut sebagian berasal dari ketakutan atas musuh mereka, yang memiliki k’ekuatan hukum di sisi mereka, dan sebagian berasal dari ketidak percayaan manusia, yang tidak benar-benar yakin atas segala sesuatu yang baru hingga mereka memiliki pengalaman nyata atas hal baru tersebut.

sensitive-fr-cover-aOrganisasi harus menjadi sensitif dan mempertimbangkan perasaan serta reaksi dari orang-orang yang terkena dampak dari perubahan. Organisasi juga harus menyadari jenis-jenis masalah perilaku yang dapat berakibat dari perubahan, seperti yang akan dibahas dalam bagian ini.

Alasan Munculnya Masalah Perilaku dalam menghadapi Perubahan.

Pandangan seseorang bahwa suatu perubahan baik atau buruk biasanya akan tergantung dari bagaimana dia secara personal terkena dampaknya. Contohnya; pandangan pihak manajemen akan berubah menjadi positif jika perubahan meningkatkan .laba atau kinerja atau mengurangi biaya. Sebaliknya, seorang pegawai akan melihat perubahan yang sama sebagai hal yang buruk jika pekerjaannya ditiadakan atau dipengaruhi secara negatif.

Guna meminimalkan reaksi perilaku yang negatif, harus dipahami terlebih dahulu mengapa penolakan terjadi. Beberapa faktor yang penting termasuk hal-hal berikut ini:

Karakteristik dan latar belakang personal. Umumnya, orang yang lebih muda dan berpendidikan lebih tinggi biasanya lebih mudah menerima perubahan. Begitu juga semakin nyaman seseorang dengan teknologi, maka akan semakin tidak mungkin dia menolak perubahan dalam SIA.

Cara perubahan diperkenalkan. Penolakan sering kali merupakan sebuah reaksi dari metode-metode yang membentuk perubahan daripada reaksi atas perubahan itu sendiri. Contohnya, logika yang digunakan untuk menjual sistem ke pihak manajemen puncak mungkin tidak sesuai untuk para pegawai dengan tingkat yang lebih rendah. Peniadaan tugas-tugas tingkat rendah dan kemampuan untuk maju serta tumbuh sering kali lebih penting bagi para pemakai daripada peningkatan laba dan pengurangan biaya.

Pengalaman dengan perubahan sebelumnya. Para pegawai yang memiliki pengalaman buruk dengan perubahan sebelumnya akan lebih segan untuk bekerja sama ketika terjadi perubahan di masa mendatang.

Dukungan dari pihak manajemen puncak. Para pegawai yang merasakan kurangnya dukungan dari pihak manajemen puncak atas perubahan akan bertanya-tanya mengapa mereka harus menerima perubahan tersebut.

Komunikasi. Para pegawai akan tidak mendukung perubahan kecuali jika alasan-­alasan perubahan tersebut dijelaskan.

Bias dan penolakan alami atas perubahan. Orang-orang yang memiliki hubungan emosional atas tugas mereka atau dengan rekan kerja mereka mungkin tidak ingin berubah jika elemen-elemen tersebut terkena pengaruh.

Sifat merusak proses perubahan. Permintaan atas informasi dan untuk wawancara akan mengganggu dan memberikan beban tambahan ke orang-orang. Gangguan­-gangguan ini dapat menimbulkan perasaan negatif atas perubahan yang menyebabkan gangguan-gangguan tersebut terjadi.

Ketakutan. Banyak orang merasa takut atas sesuatu yang tidak diketahui dan atas ketidakpastian yang menyertai perubahan. Mereka juga takut kehilangan pekerjaan, kehilangan kehormatan atau status, takut pada kegagalan, teknologi, dan otomatisasi.

Cara Orang Menolak Pengembangan SI (Perubahan Sistem Informasi).

Masalah-masalah perilaku dapat mulai begitu orang mengetahui bahwa sebuah perubahan sistem sedang dilakukan. Penolakan awal sering kali hampir tidak kentara, diwujudkan dalam bentuk kelambanan, kinerja yang lebih rendah, atau kegagalan untuk memberikan informasi pada para pengembang sistem.

Masalah perilaku utama sering kali terjadi setelah sistem baru telah diimplementasikan dan perubahan tersebut menjadi nyata. Penolakan utama sering kali berupa salah satu dari tiga bentuk: Agresi, Ketidakinginan, atau Penghindaran.

Agresi sebagai cara menolak perubahan SI.

Agresi adalah perilaku yang biasanya dimaksudkan untuk menghancurkan, membuat cacat, atau memperlemah efektivitas sistem. Hal tersebut dapat berupa kenaikan tingkat kesalahan, gangguan, atau sabotase yang disengaja.

Sebuah organisasi memperkenalkan Sistem Informasi on-line, hanya untuk menemukan bahwa segera setelah diimplementasikan, alat input data tidak dapat dioperasikan; terdapat beberapa tetesan madu yang dituang ke dalamnya, sedangkan yang lainnya secara misterius tertabrak forklift, sementara sisanya terdapat klip kertas di dalamnya.

Para pegawai juga telah memasukkan data yang salah ke dalam sistem tersebut. Bentuk agresi yang lebih tidak tampak juga dapat mengurangi penggunaan yang dimaksudkan dari sistem tersebut.

Di dalam organisasi lainnya; para pegawai yang tidak puas menggunakan sistem baru tersebut untuk mengumpulkan kepala tukang yang kurang disukai. Sebagai ganti mencetak waktu masuk dan keluar ketika mereka berpindah dari satu bengkel ke bengkel lainnya, mereka mencetak kartu waktu di departemen kepala tukang tersebut seharian dan melanjutkan pekerjaan di bidang-bidang lain yang berbeda. Hal ini secara negatif akan mempengaruhi evaluasi kinerja kepala tukang tersebut, karena dia dibebankan atas jam yang tidak termasuk dalam operasinya.

Ketidakinginan sebagai cara menolak perubahan SI.

Ketidakinginan melibatkan sikap menyalahkan sistem baru untuk kejadian tidak menyenangkan apa pun.

Contohnya, data yang hilang atau salah, yang telah dari dahulu ada tetapi tidak terdeteksi dalam sistem yang manual, akan disalahkan ke sistem baru yang terotomatisasi hingga penyebab sebenarnya ditemukan.

Pada dasarnya, sistem tersebut menjadi kambing hitam untuk semua masalah serta kesalahan yang benar-benar ada dan yang dibuat-buat. Apalagi kritik ini tidak dikendalikan atau dijawab, integritas sistem tersebut dapat rusak atau hancur.

Penghindaran sebagai cara menolak perubahan SI.

Menangani masalah melalui Penghindaran adalah hal yang umum dalam sifat manusia.

Contohnya, seseorang yang tidak dapat memutuskan diantara dua pilihan tawaran kerja dapat menunda keputusan hingga salah satu perusahaan menarik tawarannya dan keputusan dibuat untuk dirinya.

Seperti juga dalam perubahan, salah satu cara bagi para pegawai untuk berhubungan dengan sistem informasi yang baru adalah menghindari penggunaannya dengan harapan bahwa masalah tersebut(sistem informasi tersebut) akan tidak dihiraukan atau akhirnya dicabut.

Mencegah Masalah Perilaku dalam menghadapi Perubahan Sistem Informasi.

Elemen manusia sering kali diyakini menjadi masalah paling signifikan yang harus dihadapi perusahaan dalam mendesain, mengembangkan, dan mengimplementasikan sebuah sistem. Walaupun tidak ada cara terbaik untuk mengatasi masalah perilaku, reaksi orang dapat diperbaiki dengan mempelajari petunjuk berikut ini:

Normal
0

false
false
false

EN-US
X-NONE
X-NONE

MicrosoftInternetExplorer4

  • /* Style Definitions */
    table.MsoNormalTable
    {mso-style-name:”Table Normal”;
    mso-tstyle-rowband-size:0;
    mso-tstyle-colband-size:0;
    mso-style-noshow:yes;
    mso-style-priority:99;
    mso-style-qformat:yes;
    mso-style-parent:””;
    mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt;
    mso-para-margin:0cm;
    mso-para-margin-bottom:.0001pt;
    mso-pagination:widow-orphan;
    font-size:11.0pt;
    font-family:”Calibri”,”sans-serif”;
    mso-ascii-font-family:Calibri;
    mso-ascii-theme-font:minor-latin;
    mso-fareast-font-family:”Times New Roman”;
    mso-fareast-theme-font:minor-fareast;
    mso-hansi-font-family:Calibri;
    mso-hansi-theme-font:minor-latin;
    mso-bidi-font-family:”Times New Roman”;
    mso-bidi-theme-font:minor-bidi;}
    Penuhi kebutuhan pemakai.
  • Menjaga keterbukaan jaringan komunikasi.
  • Mempertahankan situasi yang aman dan terbuka
  • Mendapatkan dukungan dari pihak manajemen.
  • Pengurangan rasa takut.
  • Minta partisipasi pemakai.
  • Beri tanggapan yang jujur.
  • Pastikan para pemakai memahami sistem.
  • Manusiakan sistem.
  • Jelaskan tantangan dan peluang baru yang ada.
  • Periksa kembali evaluasi kinerja.
  • Uji integritas sistem.
  • Hindari emosionalisme.
  • Sajikan sistem dalam konteks yang tepat.
  • Kendalikan harapan pemakai.
  • Tetaplah membuat sistem sederhana.

Normal
0

false
false
false

EN-US
X-NONE
X-NONE

MicrosoftInternetExplorer4

/* Style Definitions */
table.MsoNormalTable
{mso-style-name:”Table Normal”;
mso-tstyle-rowband-size:0;
mso-tstyle-colband-size:0;
mso-style-noshow:yes;
mso-style-priority:99;
mso-style-qformat:yes;
mso-style-parent:””;
mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt;
mso-para-margin:0cm;
mso-para-margin-bottom:.0001pt;
mso-pagination:widow-orphan;
font-size:11.0pt;
font-family:”Calibri”,”sans-serif”;
mso-ascii-font-family:Calibri;
mso-ascii-theme-font:minor-latin;
mso-fareast-font-family:”Times New Roman”;
mso-fareast-theme-font:minor-fareast;
mso-hansi-font-family:Calibri;
mso-hansi-theme-font:minor-latin;
mso-bidi-font-family:”Times New Roman”;
mso-bidi-theme-font:minor-bidi;}

Mempelajari petunjuk ini akan memakan waktu dan mahal. Akibatnya, para pekerja cenderung untuk melewati langkah yang lebih sulit untuk mempercepat pengembangan dan pemasangan sistem. Akan tetapi, masalah yang ditimbulkan karena tidak mengikuti petunjuk ini biasanya lebih mahal dan memakan waktu untuk diatasi daripada mencegah masalah perilaku sejak awal.

Menjaga keterbukaan jaringan komunikasi dalam mencegah masalah perilaku.

Menjaga keterbukaan jaringan komunikasi. Para manajer dan pemakai harus diinformasikan secara penuh tentang perubahan sistem sesegara mungkin. Mereka harus diberitahukan perubahan apa yang sedang terjadi dan kenapa, dan mereka harus diperlihatkan bagaimana sistem yang baru tersebut akan memberikan manfaat bagi mereka.

Tujuannya adalah untuk membantu para pegawai melakukan identifikasi bersama dengan usaha yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan sistem. Bantuan ini memastikan bahwa pegawai merasa mereka adalah perencana kunci dalam tujuan dan rencana perusahaan di masa mendatang.

Komunikasi terbuka juga membantu mencegah gosip dan kesalahpahaman yang merusak dan tidak akurat. Para pegawai harus diberitahu siapa yang dapat mereka hubungi jika mereka memiliki pertanyaan atau pikiran tertentu.

Mempertahankan situasi yang aman dan terbuka dalam mencegah masalah perilaku.

Mempertahankan situasi yang aman dan terbuka. Merupakan hal yang sangat penting bahwa setiap orang yang terkena dampak pengembangan sistem memiliki sikap saling percaya dan saling bekerja sama. Apabila para pegawai menjadi kurang baik, akan susah untuk mengubah sikap mereka atau mengimplementasikan sistem tersebut dengan baik.

Pengurangan rasa takut dalam mencegah masalah perilaku.

Pengurangan rasa takut. Organisasi harus menyediakan jaminan (jika memungkinkan) bahwa tidak ada penghapusan pekerjaan utama atau terjadi pergeseran tanggung jawab.

Tujuan-tujuan ini dapat dicapai melalui relokasi, pengurangan, dan pensiun dini. Jika para pegawai diberhentikan, pembayaran kerugian dan layanan pasca­ pemberhentian harus diberikan.

Minta partisipasi pemakai dalam mencegah masalah perilaku.

Minta partisipasi pemakai. Mereka yang akan terkena dampak dari sistem harus berpartisipasi dalam pengembangannya dengan menyediakan data, memberikan saran, dan membantu membuat keputusan.

Partisipasi menaikkan ego, menantang, dan secara intrinsik memuaskan. Para pemakai yang berpartisipasi dalam pengembangan lebih banyak tahu, terlatih dengan lebih baik, dan lebih berkomitmen untuk menggunakan sistem tersebut.

Jelaskan tantangan dan peluang baru yang ada dalam mencegah masalah perilaku.

Jelaskan tantangan dan peluang baru yang ada. Para pengembang sistem harus menekankan tugas-tugas penting dan menantang yang dapat dilakukan dengan sistem baru tersebut.

Harus ditekankan pula bahwa sistem tersebut bisa memberikan kepuasan kerja yang lebih besar dan meningkatkan peluang untuk maju.