Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi

Developer-ToolsDokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart}, diagram, dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan (data entry), diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistemnya.Flowchart puzzle process management solution chart

Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah diagram, bagan alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi. Alat-alat tersebut kemudian dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan per tahap mengenai komponen dan interaksi sistem.

25___data_flow_from_Process_Order_to_Ship_GoodDi dalam pembahasan selanjutnya, akan dijelaskan tentang bagan alir (flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram), yaitu alat-alat pendokumentasian sistem yang paling umum digunakan. Alat-alat ini dapat menghemat, baik waktu maupun uang perusahaan.

Peran Alat Dokumentasi Pengembangan SI

documentation_iconTergantung dari fungsi pekerjaan Anda, alat dokumentasi memiliki peran penting dalam satu atau lebih tahap berikut ini:

  1. Anda minimal harus dapat membaca dukumentasi untuk menetapkan bagaimana sistem tersebut bekerja.
  2. Anda mungkin diminta untuk mengevaluasi dokumentasi sistem pengendalian internal, agar dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya, serta mengusulkan perbaikan. Alternatif lainnya, Anda mungkin harus mengevaluasi dokumentasi sistem yang diusulkan untuk menetapkan apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan perusahaan.
  3. Keahlian paling banyak diperlukan untuk mempersiapkan dokumentasi. Apabila Anda anggota dari sebuah tim yang mengembangkan suatu sistem baru, maka Anda harus mempersiapkan dokumentasi yang menunjukkan bagaimana sistem yang telah ada dan yang diusulkan, beroperasi. Mungkin Anda akan mendokumentasikan pemahaman Anda atas sistem pengendalian internal perusahaan agar dapat ditinjau oleh orang lain.

Mengapa perlu memahami alat dokumentasi pengembangan SI

Pemahaman mengenai alat-alat dokumentasi merupakan suatu kebutuhan, apa pun jenis karir yang dipilih dalam bidang akuntansi.

SASContohnya, Statement of Auditing Standard (SAS) 55, “Consideration of the Internal Control Structure in a Financial Statement Audit (Pertimbangan Struktur Pengendalian Internal daiam Audit Laporan Keuangan),” mensyaratkan auditor independen memiliki pemahaman atas sistem pengendalian internal perusahaan sebelum melakukan audit.

SAS 55 merekomendasikan bahwa para auditor perlu menggunakan bagan alir ketika mendokumentasikan sistem yang luas dan rumit. Auditor dapat melihat kelemahan dan kekuatan pengendalian internal dengan mudah apabila menggunakan gambaran grafis semacam ini.

Simbol-simbol Bagan Alir

Simbol-simbol yang dipcrgunakan untuk membuat bagan alir diperlihatkan di dalam Gambar DD6-8.gbr-fc-6-8001

Setiap simbol memiliki arti khusus yang dengan mudah dapat dilihat dari bentuknya. Bentuk simboi-simbol tcrsebut menunjukkan dan mendeskripsikan proses yang dilaksanakan dan input, output, pemrosesan, serta media penyimpanan yang dipergunakan.

gbr-fc-6-8002Simbol-simboi tersebut digambar dengan menggunakan software program atau dengan pola bagan alir (flowcharting template), yaitu sebuah plastik yang keras tetapi fleksibel, dengan simbol-simbol yang telah dicetak di atasnya.

Kategori Simbol pada Flowchart

Simbol-simbol untuk membuat bagan alir dapat dibagi menjadi empat kategori berikut ini:

InputOutputLOGO

Simbol masukan/keluaran (input/output symbols) mewakili alat atau media yang memberikan input untuk atau mencatat Output dari suatu pemrosesan.

 

process-iconSimbol pemrosesan memperlihatkan jenis alat yang dipergunakan untuk memproses data atau menunjukkan kapan proses diselesaikan secara manual.

 

 

storage-iconSimbol penyimpanan (storage symbols) rnewakili alat yang dipergunakan untuk menyimpan data yang saat ini sedang tidak dipergunakan oleh sistem.Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data dan barang, yang juga rnewakili suatu awal atau akhir bagan alir, waktu keputusan dibuat, dan waktu untuk menambah catatan penjelasan dalam bagan alir.

Contoh Narasi Proses Penggajian.

Deskripsi Naratif Pemrosesan Penggajian di S&S.proses-penggajianKetika pegawai mulai dipekerjakan, mereka melengkapi formulir pegawai baru. Ketika terjadi perubahan status penggajian seorang pegawai, seperti kenaikan gaji atau perubahan nomor pemotongan pajak, departemen sumber daya manusia akan mengisi formulir perubahan pegawai. Kopi dari formulir-formulir ini dikirim ke bagian penggajian. Formulir-formulir ini digunakan untuk membuat atau memperbarui catatan dalam file pegawai/penggajian, dan kemudian disimpan di dalam file tersebut. Catatan pegawai disimpan secara alfabetis.

time_clock1Beberapa pegawai S&S dibayar dengan gaji tetap, tetapi sebagian besar adalah pekerja harian yang mencatat waktu kerja mereka di kartu waktu kerja. Pada akhir periode pembayaran, para manajer dari setiap departemen akan mengirim kartu waktu kerja mereka ke bagian penggajian. Staf administrasi bagian penggajian menggunakan data dari kartu waktu kerja, data dari file pegawai (seperti tingkat gaji dan gaji per tahun), serta tabel-tabel pajak yang sesuai untuk mempersiapkan cek dengan dua tembusan bagi setiap pegawai. Staf tersebut juga mempersiapkan dua tembusan daftar penggajian yang memperlihatkan gaji kotor, pengurangan pajak, dan gaji bersih untuk setiap pegawai.

Staf tersebut kemudian memperbarui file pegawai agar mencerminkan penghasilan setiap pegawai saat ini. Kopi asli cek pembayaran pegawai , diberikan ke Susan. Daftar penggajian diberikan ke staf administrasi bagian utang. Kartu-kartu waktu kerja dan kopi dari daftar penggajian, serta cek pembayaran, akan disimpan berdasarkan tanggal, di dalam file penggajian.

payroll-icon-bigPada setiap periode pembayaran, staf administrasi bagian penggajian menggunakan data yang terdapat dalam file pegawai/penggajian untuk mempersiapkan laporan ringkasan penggajian (payroll summary report) bagi Susan, agar dia dapat mengendalikan dan rnengawasi biaya tenaga kerja. Laporan ini akan diberikan ke Susan, bersama dengan kopi asli dari cek pembayaran gaji pegawai.

Setiap bulan, staf administrasi bagian penggajian menggunakan data yang terdapat dalam file pegawai penggajian untuk mempersiapkan dua tembusan laporan pajak. Laporan aslinya akan diberikan ke staf administrasi bagian utang usaha, sedangkan kopi laporannya akan ditambahkan ke dalam catatan pajak yang merupakan bagian file penggajian. Staf administrasi bagian utang usaha menggunakan laporan pajak tersebut dalam mempersiapkan dua tembusan cek untuk pajak dan dua tembusan voucher pembayaran tunai. Laporan pajak tersebut beserta kopi asli setiap dokumen akan diberikan ke Susan. Duplikat dan dokumen dan laporan pajak tersebut akan disimpan berdasarkan tanggal, dalam file utang.

Staf administrasi bagian utang menggunakan daftar penggajian untuk mempersiapkan dua tembusan cek yang mencatat jumlah total gaji pegawai, dan dua tembusan voucher pembayaran. Kopi asli setiap dokumen akan diberikan ke Susan, sedangkan daftar penggajian dan duplikat tiap dokumen akan disimpan berdasarkan tanggal, dalam file utang.

chequeSusan akan meninjau setiap bagian informasi yang diterimanya, menyetujui, serta menandatangani cek-cek tersebut. Dia akan menyerahkan voucher pernbayaran tunai ke Ashton, laporan pajak dan pembayaran ke lembaga pemerintah yang bersangkutan, cek gaji ke bank, serta cek untuk pegawai, ke setiap pegawai. Dia akan membuat file laporan penggajian secara kronologis.

Ashton menggunakan cek pajak penghasilan dan penggajian dengan voucher pembayaran tunai, untuk memperbarui buku besar. Dia kemudian mencap kartu jurnalnya dengan tanda “telah dicatat (posted)” dan menyusun filenya secara numerik.

Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen mengilustrasikan arus dokumen dan informasi di antara bidang tanggung jawab dalam suatu organisasi. Bagan alir dokumen melacak dokumen dari awal dibuatnya hingga dokumen tersebut tidak dipergunakan lagi.

dokumen-flowchartBagan alir tersebut memperlihatkan tempat asal setiap dokumen, distribusinya, tujuan penggunaannya, tempat akhirnya, dan segala sesuatu yang terjadi selama dokumen tersebut mengalir melewati sistemnya.

Kegunaan Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen khususnya berguna untuk menganalisis kecukupan prosedur pcngendalian di dalam suatu sistem, seperti pemeriksaan internal dan pemisahan fungsi.

Bagan alir yang mendeskripsikan dan mengevaluasi pengendalian internal sering kali disebut bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart).

Bagan alir dokumen dapat membuka kelemahan atau ketidakefisienan di dalam sistem, seperti arus komunikasi yang tidak memadai, kerumitan arus data yang seharusnya tidak perlu terjadi, atau atas prosedur yang menvebabkan penundaan yang tidak berguna.

dokumen-flowchartBagan alir dokumen juga dapat dipersiapkan sebagai bagian dari proses desain sistem dan seharusnya dimasukkan ke dalam dokumentasi sistem informasi.

Bagan Alir Sistem

Bagan alir sistem menunjukkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output dari suatu SIA. Bagan alir suatu sistem diawali dengan mengidentifikasi baik input yang memasuki sistem, maupun asal input tersebut.

Input tersebut diikuti oleh bagian pemrosesan di dalam bagan alir, yaitu langkah-langkah yang dilaksanakan atas data. Proses logis komputer yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas pemrosesan diperlihatkan di dalam bagan alir program.

Informasi baru yang dihasilkannya adalah komponen keluaran (output) yang dapat disimpan untuk dipergunakan kemudian, ditampilkan pada layar, atau dicetak di atas kertas. Pada beberapa contoh, output dari satu proses merupakan masukan untuk proses lainnya.

sistem-flowchartBagan alir sistem merupakan alat analisis, desain, dan evaluasi sistem yang penting. Bagan alir ini secara universal dipergunakan di dalam proyek sistem dan memberikan bentuk komunikasi yang cepat bagi para pekerja. Bagan alir sistem adalah sarana yang sempurna untuk mendeskripsikan arus informasi dan prosedur di dalam suatu SIA.

Contoh Bagan Alir Sistem (SI-Penjualan).

Bagan alir sistem penjualan di dalam Gambar dibawah ini mewakili proposal Ashton untuk menangkap data penjualan dengan menggunakan terminal-terminal yang modern. Terminal-terminal tersebut akan mengedit data penjualan dan mencetak tanda terima pelanggan.gbr-fc-6-1005

Seluruh data penjualan akan disimpan di dalam file data penjualan melalui media disk. Pada akhir hari, data tersebut akan diteruskan ke komputer-komputer S&S, yang akan meringkas data tersebut dan akan mencetak total batch. Total batch adalah jumlah dari nilai numerik barang-barang yang terdapat dalam setiap transaksi yang diproses.

Contohnya adalah nilai total penjualan untuk seluruh transaksi penjualan. Data ringkasan kemudian akan diproses, dan nilai total batch sekali lagi akan dibuat dan dicetak.

Nilai-nilai tersebut akan dibandingkan dengan nilai total batch yang dibuat sebelum pemrosesan, dan seluruh kesalahan serta pengecualian akan direkonsiliasi. Database piutang usaha, persediaan, penjualan dan pemasaran, serta buku besar, akan diperbarui.

Para pemakai dapat mengakses file kapan saja, dengan menggunakan sistem pemrosesan pertanyaan. Sistem ini akan menghasilkan laporan standar dan memungkinkan pemakai mengakses data yang dibutuhkan untuk suatu analisis khusus.

Bagan Alir (Flowchart) Program

Bagan alir (Flowchart) program mengilustrasikan urutan proses logis yang dilaksanakan oleh komputer dalam menjalankan sebuah program. Hubungan antara bagan alir sistem dan program diperlihatkan di dalam Gambar dibawah ini.gbr-fc-6-1106

Bagan alir program mempergunakan serangkaian simbol seperti yang diperlihatkan di dalam “Simbol-simbol Bagan Alir“. Begitu desain disetujui, bagan alir program akan menjadi cetak biru untuk mengkodekan program komputer.

Petunjuk untuk Mempersiapkan Bagan Alir (Flowchart)

Petunjuk untuk Mempersiapkan Bagan Alir (Flowchart).Flowchart puzzle process management solution chart

  1. Pahami sistemnya sebelum membuat bagan alirnya. Wawancarai para pemakai, pembuat sistem, auditor dan pihak manajemen, atau mintalah mereka mengisi kuesioner. Baca seluruh deskripsi naratif sistem, atau praktikkan seluruh transaksi sistem.
  2. Identifikasi entitas-entitas yang akan dibuat bagan alirnya, seperti departemen, fungsi jabatan (job function), atau pihak eksternal lain. Identifikasi arus dokumen dan informasi di dalam sistem seperti juga kegiatan atau proses yang dilaksanakan atas data. (Contohnya, ketika membaca suatu deskripsi sistem, pembuat bagan dapat menggambar sebuah kotak di sekitar entitas, lingkaran di se keliling dokumen, dan garis di bawah kegiatan).
  3. Ketika beberapa entitas,seperti departemen atau fungsi lainnya, perlu diperlihatkan di dalam bagan alir, bagilah bagan alir ke dalam dua kolom dengan nama untuk setiap kolom. Buatlah bagan alir kegiatan setiap entitas di kolom masing-masing.
  4. Buatlah bagan alir hanya untuk arus normal operasi perusahaan, untuk memastikan bahwa seluruh prosedur dan proses berada dalam urutan yang sesuai. Identifikasi prosedur pengecualian dengan menggunakan simbol anotasi.
  5. Desain bagan alir sedemikian rupa agar bagan alir tersebut dimulai dari atas ke bawah, dan dari kiri ke kanan.
  6. Beri awalan dan akhiran yang jelas untuk bagan alir. Tandai di mana asal setiap dokumen dan perlihatkan tujuan akhir seluruh dokumen agar tidak ada akhiran terbuka yang akan menye¬babkan pembaca bingung.
  7. Pergunakan simbol-simbol bagan alir yang standar, dan gambarlah dengan pola atau kornputer.
  8. Berilah nama seluruh simbol dengan jelas. Tulislah deskripsi input, proses, atau keluaran di dalam setiap simbol. Apabila suatu deskripsi terlalu panjang, gunakan simbol anotasi. Cetaklah dengan rapi, jangan menggunakan tulisan tangan yang disambung.
  9. Ketika menggunakan beberapa kopi dokumen, berilah nomor dokumen di bagian sudut kanan atas simbol terkait. Nomor dokumen harus selalu ada di simbolnya, sewaktu dokumen tersebut berpindah di dalam sistem.
  10. Setiap simbol proses manual harus memiliki sebuah input dan output. Jangan menghubungkan dua dokumen secara langsung, kecuali ketika memindahkannya dari satu kolom ke kolom lainnya. Ketika sebuah dokumen dipindahkan kekolom lain, biasanya akan lebih baik untuk memperlihatkan dokumen tersebut di kedua kolom.
  11. Pergunakan konektor pada halaman (connector) untuk menghindari kelebihan garis arus, yang akan menghasilkan halaman yang enak dilihat. Pergunakan konektor antar halaman (off-page connector) untuk bergerak dari satu halaman bagan alir ke halaman lainnya. Berilah nama seluruh konektor dengan jelas, untuk menghindari kebingungan.
  12. Pergunakan kepala panah untuk seluruh garis arus. jangan berasumsi bahwa pembaca akan mengetahui arah arus.
  13. Apabila sebuah bagan alir tidak cukup digambar dalam satu halaman, berilah nomor halaman secara jelas, dengan menggunakan cara: halaman 1 dari 3, 2 dari 3, dan seterusnya.
  14. Perlihatkan terlebih dahulu dokumen atau laporan di dalam kolom tempat mereka dibuat. Kemudian dapat diperlihatkan perpin¬dahanmya ke kolom lainnya untuk pemrosesan lebih lanjut. Proses manual tidak diperlukan untuk memperlihatkan dokumen yang di¬teruskan.
  15. Perlihatkan terlebih dahulu seluruh data yang dimasukkan ke dalam atau ditarik dari file komputer sewaktu melewati suatu operasi pemrosesan (sebuah program komputer).
  16. Gambar sebuah garis dari dokumen ke sebuah file, untuk menunjukkan bahwa dokumen tersebut akan masuk di file. Proses manual tidak diperlukan untuk memperlihatkan dokumen yang masuk ke file.
  17. Gambar sketsa kasar bagan alir sebagai langkah awal. Pusatkan lebih banyak perhatian untuk menangkap isi daripada menggambar dengan bagus. Sedikit sekali sistem yang dapat dibuat bagan alirnya berdasarkan satu konsep.
  18. Desain kembali bagan alir untuk menghindari kekacauan dan banyaknya garis-garis yang saling silang.
  19. Verifikasi akurasi bagan alir dengan meninjau bagan alir bersama orang-orang yang akrab dengan sistem terkait. Pastikan bahwa seluruh penggunaan ketentuan bagan alir telah konsisten.
  20. Gambar hasil akhir bagan alir. Berikan nama pada bagan alir, tanggal, dan nama pembuat bagan di setiap halaman.

Soal Latihan Bagan Alir (teori)-1

1. Berikut ini manakah yang diwakili oleh DFD
a. hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah SIA
b. arus data di dalam sebuah organisasi
c. aturan keputusan di dalam sebuah program komputer
d. konfigurasi perangkat keras (hardware) komputer

2. Metode-metode dokumentasi, seperti DFD dan bagan alir, menghemat baik waktu dan uang, dengan menambah nilai untuk organisasi.
a. Benar
b. Salah

3. Berikut ini pernyataan manakah yang salah?
a. Bagan alir menggunakan banyak simbol.
b. Suatu bagan alir menekankan arus dokumen atau catatan yang berisi data.
c. DFD membantu menunjukkan waktu kegiatan.
d. Baik a dan b salah.

4. DFD terdiri dari empat elemen dasar berikut: sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi, serta penyimpanan data. Setiap elemen diwakili oleh sebuah simbol, di dalam DFD.
a. Benar
b. Salah

5. Berikut ini manakah yang bukan merupakan salah satu dari petunjuk yang harus diikuti dalam memberikan nama elemen-elemen data DFD?
a. Apabila sebuah nama tidak dapat mendeskripsikan secara lengkap data atau prosesnya, maka bagilah arus atau proses tersebut lebih jauh.
b. Pastikan bahwa nama-nama tersebut mendeskripsikan seluruh data atau proses.
c. Berikan nama hanya pada elemen-elemen DFD yang paling penting.
d. Pilih nama yang menggunakan kata kerja aktif dan bersifat deskriptif.

6. Pemahaman atas keahlian dokumentasi yang dibutuhkan aktuntan berbeda-beda, tergantung pada fungsi pekerjaannya. Akan tetapi, mereka paling tidak harus mampu melaksanakan hal-hal yang mana di bawah ini?
a. Membaca dokumentasi untuk menetapkan bagaimana cara sistem bekerja.
b. Memberi kritik dan melakukan perbaikan atas dokumentasi yang disiapkan oleh orang lain.
c. Mempersiapkan dokumentasi untuk sistern informasi yang baru dikembangkan.
d. Mengajarkan orang lain bagaimana cara mempersiapkan dokumentasi.

7. Berikut ini pernyataan manakah yang salah?
a. Bagan alir adalah teknik analisis yang dipergunakan untuk mendeskripsikan beberapa aspek sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.
b. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk mendeskripsikan secara visual arus dokumen dan data yang melalui sebuah sistem.
c. Bagan alir akan mudah dipersiapkan dan direvisi ketika desainer menggunakan software bagan alir.
d. Bagan alir sistem adalah perwakilan naratif dari sebuah sistem informasi.
e. Bagan alir program memperlihatkan logika yang dipergunakan di dalam program komputer.

8. Berikut ini bagan alir manakah yang mengilustrasikan arus informasi di antara berbagai bidang tanggung jawab dalam sebuah organisasi?
a. bagan alir program
b. diagram konfigurasi komputer
c. bagan alir sistem
d. bagan alir dokumen

9. Berikut ini manakah yang bukan merupakan salah satu dari petunjuk yang direkomendasikan untuk mernbuat bagan alir lebih dapat dibaca, jelas, ringkas, konsisten, dan dapat dipahami?
a. Bagi bagan alir ke dalam kolom-kolom dan beri nama.
b. Buat bagan alir seluruh arus informasi, terutama prosedur pengecualian dan kesalahan-kesalahan rutin.
c. Desain bagan alir agar arusnya berawal dari atas ke bawah, dan dari kiri ke kanan.
d. Perlihatkan penyusunan (disposition) akhir seluruh dokumen untuk mencegah adanya akhiran terbuka, yang akan membuat pembaca bingung.
e. Setiap simbol pemrosesan manual harus memiliki sebuah input dan output.

10. Sumber dan tujuan data diwakili di dalam diagram arus data (DFD) sebagai:
a. bujur sangkar
b. anak panah melengkung c. lingkaran
c. dua garis paralel
d. tidak satu pun di atas

Soal-soal Latihan Bagan Alir (Teori)-2

1. Identifikasi elemen-elemen DFD dalam narasi berikut ini: Seorang pelanggan membeli beberapa barang dari toko bahan pangan lokal. Jill, seorang staf administrasi bagian penjualan, memasukkan transaksi tersebut ke dalam mesin kasir dan menerima uang dari pelanggan. Pada saat penutupan, Jill memberikan baik uang tunai dan kertas mesin kasir ke manajernya.

2. Apakah Anda setuju dengan pernyataan berikut ini: “Prosedur dokumentasi sistem manapun, seperti DFD, cukup memadai untuk mendokumentasikan suatu sistem.” Jelaskan!

3. Bandingkan petunjuk untuk mempersiapkan bagan alir dengan DFD. Apakah prinsip-prinsip dan batasan umum yang terdapat di kedua teknik dokumentasi tersebut?

4. Teman kelas Anda meminta menjelaskan ketentuan pembuatan bagan alir dengan menggunakan contoh dari dunia nyata. Gambarlah setiap simbol utama bagan alir berdasarkan ingatan Anda, tempatkan mereka ke dalam satu dari enam kategori berikut ini: input/output, pemrosesan, tempat penyimpanan, arus data, dan lain¬lain. Sebutkan beberapa kegunaan setiap simbol.

Soal Latihan Bagan Alir (Gambar)-3(Gabungan Proses).

Persiapkan segmen-segmen bagan alir sistem dari proses (operasi) berikut ini:

  • memproses transaksi-transaksi yang disimpan di dalam pita magnetis, untuk memperbarui file utama (master file) yang disimpan di dalam pita magnetis
  • memproses transaksi-transaksi yang disimpan di dalam pita magnetis, untuk memperbarui database yang disimpan di dalam disk
  • mengubah dokumen sumber yang off-line ke pita magnetis dengan menggunakan optical character reader (OCR)
  • memproses dokumen-dokumen OCR secara on-line, untuk memperbarui database dalam disk magnetis
  • membaca data dari file yang berada di dalam disk untuk dimasukkan ke dalam komputer agar dapat dicetak dalam bentuk laporan
  • mengetik data dari dokumen sumber ke file temporer yang disimpan di dalam disk
  • secara manual menyortir dan melakukan pendokumentasian faktur penjualan
  • memproses data sumber secara on-line, dengan menggunakan terminal jarak jauh yang dihubungkan ke sistem komputer pusat, untuk memperbarui dan mencatat data sumber di dalam database yang disimpan di dalam disk magnetis.

Soal Bagan Alir (Gambar)-4(Proses Penagihan Happy Valley Utility).

Perusahaan Happy Valley Utility menggunakan dokumen yang dapat dikirim kembali (turnaround) dalam sistem akuntansi pelanggan terkomputerisasi. Pembaca dokumen (meter readers) disediakan formulir komputer yang telah dicetak, yang berisi nomor rekening, nama, alamat, dan pembacaan dokumen sebelumnya. Setiap formulir juga terdiri dari bagian yang telah diformat agar pembacaan dokumen pelanggan dapat ditandai dengan menggunakan pensil. Setelah menandai bagian (rounds) mereka, pembaca dokumen menyerahkan kumpulan dokumen ini ke departemen persiapan data komputer, tempat dokumen tersebut diproses oleh suatu pembaca dokumen yang dapat mengetahui tanda, dan yang selanjutnya mentransfer isinya ke pita magnetik. File pita magnetik ini kemudian dikirim ke pusat komputer, di mana file tersebut digunakan sebagai input untuk dua pekerjaan komputer. Pekerjaan pertama menyusun catatan transaksi di pita secara berurutan menurut nomor rekening pelanggan. Pada pekerjaan yang kedua, pita transaksi yang telah diurutkan diproses menurut file utama pelanggan, yang disimpan dalam disk magnetis. Output pekerjaan yang kedua adalah (1) laporan tercetak yang mendaftar informasi ringkasan dan kesalahan transaksi yang dideteksi oleh komputer dan (2) tagihan pelanggan dicetak dalam bentuk huruf (font) khusus yang bisa dibaca oleh OCR. Tagihan dikirim dan pelanggan diminta mengembalikan potongan kertas bersama dengan pembayaran. Pembayaran pelanggan diterima oleh ruang surat dan diperiksa konsistensinya menurut potongan kertas yang dikembalikan. Selanjutnya, cek dikirim ke kantor kasir. Ruang surat menyediakan tiga kelompok catatan untuk departemen persiapan data komputer, yaitu: (1) potongan kertas dengan jumlahyang sesuai, (2) potongan kertas yang jumlahnya berbeda, dan (3) daftar jumlah yang diterima dari pelanggan tanpa potongan kertas. Untuk dua jenis catatan yang terakhir, petugas persiapan data menggunakan mesin ketik khusus untuk menyiapkan potongan kertas yang dikoreksi. Pembaca dokumen OCR kemudian memproses semua potongan kertas dan mentransfer isinya ke pita magnetis. Pita magnetis yang berisi catatan pembayaran kemudian dikirim ke pusat komputer, tempat pita tersebut diurut di komputer berdasarkan nomor rekening pelanggan, dan diproses menurut file utama pelanggan untuk memasukkan jumlah pembayaran. Dua output tercetak dari proses yang kedua ini adalah (1) laporan yang mendaftar transaksi yang salah, dan informasi ringkasan, serta (2) saldo pelanggan yang lalu dan yang jatuh tempo.

 Diminta:

  1. Gambarkan bagan alir sistem untuk proses penagihan, mulai dari persiapan komputer pada formulir pembacaan dokumen sampai pada pengiriman tagihan pelanggan.
  2. Gambarkan bagan alir sistem yang menunjukkan pemrosesan pembayaran pelanggan, mulai dari operasional ruang surat sampai pada pekerjaan komputer yang memasukkan jumlah pembayaran ke file utama pelanggan.

Soal Bagan Alir (Gambar)-5(Pembayaran Gaji Dewey).

Perusahaan Konstruksi Dewey memproses transaksi pembayaran gaji (payroll) untuk memperbarui file utama pembayaran gaji dan file utama barang-dalam­proses (work-in-process) dalam pekerjaan komputer yang sama. File utama pembayaran gaji dan file utama barang-dalam-proses disimpan dalam disk, serta diakses secara langsung. Data yang akan menjadi input sistem ini disimpan pada suatu pita dengan menggunakan suatu pembaca kode (encoder). Pita tersebut kemudian diproses untuk memperbarui file-file. Pekerjaan pemrosesan ini juga menghasilkan catatan pembayaran gaji pada pita magnetis, cek pembay,aran yang diterima oleh pegawai dan laporan pendapatan (earning), serta laporan tercetak yang mendaftar transaksi yang salah dan informasi ringkasan.

Diminta:

Siapkan bagan alir sistem untuk proses yang dideskripsikan di atas.

Soal Bagan Alir (Gambar)-6(Pembayaran Klaim Angic Insurance).

Siapkan bagan alir dokumen yang menggambarkan bagaimana perusahaan asuransi ANGIC memproses klaim korban kecelakaan.

Proses ini dimulai ketika departemen klaim menerima pemberitahuan kerugian dari seorang penuntut. Departemen klaim menyiapkan dan mengirim empat salinan formulir bukti­ kerugian ke penuntut. Pada formulir tersebut, penuntut harus menulis rincian penyebab, jumlah, dan aspek-aspek kerugian lainnya.Departemen Klaim juga mengeluarkan catatan klaim yang berisi pemberitahuan kerugian.

Catatan ini dikirim ke departemen pemrosesan data, tempat catatan tersebut dimasukkan ke dalam file berdasarkan nomor klaim. Penuntut klaim harus mengisi formulir bukti-kerugian dengan bantuan seorang penilai (adjuster). Penilai dan penuntut harus menyepakati perkiraan jumlah kerugian. Penuntut dan penilai masing-masing menyimpan satu salinan formulir bukti-kerugian.

Penuntut mengirim dua salinan yang tersisa ke departemen klaim. Secara terpisah, penilai menyerahkan laporan juga ke departemen klaim, untuk mengkonfirmasikan perkiraan pada formulir bukti-kerugian penuntut. Departemen klaim mengesahkan pembayaran ke penuntut, mengirirn salinan formulir bukti-kerugian ke pemrosesan data, dan menyimpan formulir bukti­kerugian yang asli, serta laporan penilai secara alfabetis.

Departemen pemrosesan data menyiapkan cek pembayaran dan mengirimnya ke penuntut, menyimpan formulir bukti-kerugian dengan catatan klaim, dan menyiapkan daftar pembayaran, yang dikirim ke departemen akuntansi.

Soal Bagan Alir (Gambar)-7(Pembelian dan Persediaan Beccan).

Perusahaan Beccan adalah penyalur ban diskon yang memiliki 25 toko retail di area metropolitan. Beccan menjual ban baik dengan merek mereka sendiri dan merek yang ternama. Perusahaan tersebut mengoperasikan pembelian dan penyimpanan di gudang secara terpusat, serta menerapkan sistem persediaan perpetual. Seluruh pembelian ban dan pasokan lain yang terkait dilakukan melalui departemen pembelian (purchasing department) yang terpusat, untuk mengoptimalkan diskon pembelian dalam jumlah besar. Ban-ban serta pasokan-pasokan lainnya tersebut diterima di gudang pusat dan distribusikan ke toko-toko retail sesuai kebutuhan. Sistem persediaan perpetual di fasilitas pusat memelihara catatan terbaru persediaan, mendesain titik pemesanan kembali, serta mengoptimalkan jumlah pemesanan untuk setiap jenis dan ukuran ban serta pasokan lainnya.

Beccan menggunakan lima dokumen berikut ini, dalam sistem pengendalian persediaannya

  • Daftar permintaan toko retail (retail stores requisition). Toko-toko retail menyerahkan dokumen ini ke gudang pusat ketika mereka membutuhkan ban atau pasokan lainnya. Staf administrasi bagian pengiriman di gudang akan melayani pesanan berdasarkan persediaan, dan akan mengesahkan pengiriman ke toko­toko tersebut.
  • Daftar permintaan pembelian (purchase requisition). Staf administrasi bagian pengendalian persediaan mempersiapkan dokumen ini ketika jumlah persediaan telah berada di bawah titik pemesanan kembali yang telah ditetapkan sebelumnya. Dokumen ini kemudian akan diteruskan ke departemen pembelian (purchasing department).
  • Pesanan pembelian (purchase order). Departemen pembelian mempersiapkan dokumen ini ketika ada barang-barang yang perlu dipesan. Dokumen ini kemudian akan diteruskan ke vendor yang telah ditunjuk.
  • Laporan penerimaan. Departemen pergudangan mempersiapkan dokumen ini ketika barang-barang yang dipesan diterima dari vendor. Staf administrasi bagian penerimaan akan mengisi dokumen ini dengan menunjukkan nama vendor, tanggal serta jumlah pengiriman yang diterima.
  • Faktur penjualan. Faktur penjualan akan diterima dari vendor, yang menspesifi­kasikan jumlah yang belum dibayar oleh Beccan.

Departemen-departemen berikut ini terlibat dalam sistem pengendalian persediaan di Beccan:

  • Departemen pengendalian persediaan. Bertanggung jawab untuk memelihara catatan sistem persediaan perpetual atas seluruh barang persediaan. Persediaan ini termasuk jumlah yang dimiliki perusahaan, titik pemesanan kembali, jumlah optimum pemesanan, dan jumlah pemesanan untuk setiap barang.
  • Departemen pergudangan. Memelihara barang persediaan yang dimiliki di gudang. Seluruh pemesanan dari vendor diterima (oleh staf administrasi bagian penerimaan) dan seluruh distribusi ke toko-toko retail akan dilayani (oleh staf administrasi bagian pengiriman) di departemen ini.
  • Departemen pembelian. Melaksanakan seluruh pemesanan atas barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.
  • Departemen utang (account payable department). Memelihara seluruh rekening perkiraan terbuka (open account) para vendor/penyedia barang dan kreditur lainnya, sebagai tambahan atas tanggung jawab pemrosesan pembayaran.

Diminta:

Persiapkan sebuah bagan alir dokumen yang menunjukkan interaksi dan penggunaan dokumen-dokumen tersebut di antara departemen di fasilitas pusat Perusahaan Beccan. Bagan alir tersebut harus menyediakan pengendalian internal yang memadai antara penerimaan, penerbitan, penambahan, dan pembayaran ban serta pasokan lainnya. Anda boleh berasumsi bahwa jumlah kopi dokumen mencukupi untuk memastikan bahwa sistem persediaan perpetual memiliki pengendalian internal dasar yang memadai.

Soal Bagan Alir (Penggajian No-Wear Products).

Sebagai auditor internal No-Wear Products, Hibbing, Mirmesota, Anda telah diminta supervisor Anda untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan penggajian di perusahaan saat ini. Berdasarkan dokumentasi Anda, No-Wear berharap dapat mengembangkan rencana merevisi sistem informasi saat ini, untuk menghilangkan penundaan yang seharusnya tak terjadi dalam hal pemrosesan cek penggajian. Penjelasan terbaik Anda atas sistem tersebut berasal dari wawancara dengan kepala staf administrasi bagian penggajian, sebagai berikut:

Sistem pemrosesan penggajian di No-Wear Products cukup sederhana. Data waktu kerja dicatat di setiap depnrternen dengan menggunakan kartu waktu kerja dan jam. Akan tetapi, proses ini cukup rnenjengkelkan ketika pegawai harus mencetak kartunya di malam hari dan kami harus mencatat informasi waktu kerja mereka. secara manual.

Pada akhir periode, staf administrasi bagian penggajian kami, akan memasukkan data dari kartu waktu kerja ke file penggajian, untuk memulai proses. Para staf administrasi kami cukup bagus walaupun saya harus melakukan perbaikan sendiri saat mereka salah memasukkan data.

Sebelum file penggajian diproses untuk periode yang bersangkutan, departemen sumber daya manusia mengirimkan kami data perubahan pegawai, seperti kenaikan tingkat gaji dan pegawai baru. Staf adrninistrasi kami akan memasukkan informasi ini ke file penggajian, agar dapat diproses. Biasanya, jika muncul suatu kesalahan, disebabkan karena departemen sumber daya manusia mencatat tingkat gaji yang salah atau ada seorang pegawai yang telah mundur dari perusahaan, sedang departemen tersebut lupa menghapus catatannya. Staf kami akan dengan senang hati memasukkan data perubahan karena kesalahan tsb.

Data tersebut kemudian akan diproses dan cek penggajian untuk setiap. pegawai akan dibuat. Beberapa laporan penting juga dihasilkan untuk pihak rnanajemen­ walaupun saya tidak begitu tahu apa yang akan mereka lakukan dengan laporan tersebut. Sebagai tambahan, pemerintah mensyaratkan laporan pemotongan pajak bagi pemerintah pusat dan negara bagian secara teratur, untuk tujuan perpajakan. Saat ini, sistem tersebut rnenghasilkan laporan-laporan ini secara otomatis, hal ini merupakan kondisi yang baik.

Diminta:

Persiapkan Bagan Alir Dokumen untuk sistem pemrosesan penggajian yang ada saat ini di No-Wear Products.

Soal Bagan Alir (Gambar)-9(Utang Usaha S&S).

Ashton Fleming telah memutuskan untuk menganalisis proses utang usaha (account payable) di S&S. Tujuanya adalah untuk mendokumentasikan bagaimana sistem yang ada saat ini bekerja, agar proses transisi ke sistem yang terkomputerisasi akan lebih mudah. Dia juga berharap dapat memperbaiki kelemahan yang dia temukan di sistem tersebut. Di dalam narasi berikut ini, Ashton menjelaskan apa yang terjadi di S&S:

Sebelum S&S membayar faktur penjualan vendor, faktur tersebut harus dicocokkan dengan pesanan pembelian yang dipergunakan untuk memesan barang-barang yang dibeli, serta dengan laporan penerimaan yang dipersiapkan oleh bagian penerimaan. Oleh karena ketiga dokumen tersebut masuk di dalam bagian utang tidak bersamaan waktunya, file terpisah yang disusun secara alfabetis dibuat untuk setiap dokumen tersebut,

Pesanan pembelian yang diteruskan dari departemen pembelian, disimpan di dalam file pesanan pembelian. Laporan penerimaan disimpan di dalam file laporan peneriman. Ketika faktur dari vendor diterima, staf administrasi bagian utang akan mencatat jumlah yang sesuai di dalam buku pembantu utang usaha, dan kemudian akan menyimpan faktur tersebut di dalam file faktur penjualan dari vendor.

Kebijakan S&S adalah memastikan seluruh rekening dibayar dalam waktu 30 hari, untuk mengambil keuntungan dari diskon pembayaran awal yang ditawarkan pemasok. Ketika saatnya membayar suatu tagihan, staf administrasi bagian utang usaha akan menarik kembali faktur penjualan dari vendor dan melampirkan pesanan pembelian serta laporan penerimaannya. Dokumen-dokumen yang telah dicocokkan tersebut akan diteruskan ke Ashton Fleming.

Ashton menerima dokumen-dokurnen tersebut dan memastikan rnereka telah sesuai, serta mempersiapkan dua tembusan cek. Cek-cek tersebut dan ketiga dokumen yang menyertainya akan diteruskan ke Susan untuk dimintakan persetujuan dan tanda tangannya. Ashton mencatat jumlah cek di dalam jurnal pembayaran kas.

Susan rneninjau dokumen-dokumen tersebut untuk rnemastikan validitas status utang usaha mereka, dan kemudian menandatangani cek-ceknya. Susan meneruskan cek tersebut ke vendor dan mengembalikan ketiga dokumen tadi beserta dengan kopi kedua dari cek, ke staf administrasi bagian utang Staf administrasi tersebut kemudian akan menyimpan ketiga dokumen tersebut didalam file faktur yang telah dibayar, secara alfabetis.

Setiap akhir bulan, staf administrasi bagian utang menggunakan informasi dari buku pembantu utang usaha untuk mempersiapkan laporan utang usaha. Laporan ini diteruskan ke Susan untuk ditinjau. Setelah Susan selesai meninjau laporan tersebut, Susan akan menyimpannya secara kronologis.

Diminta:

  1. Persiapkan bagan alir dokumen untuk mendokumentasikan pemrosesan utang usaha di S&S.

Soal Bagan Alir (Gambar)-10(Pembayaran – Oriental Trading).

Sejak membuka cabang di Hawaii dua tahun yang lalu, Oriental Trading telah berhasil sekali. Sebagai sebuah grosir, Oriental Trading membeli tekstil dari pasar-­pasar di Asia dan menjualnya kembali ke toko-toko retail lokal. Dalam rangka memenuhi permintaan yang meningkat atas tekstil di kepulauan Hawaii, Oriental Trading memperluas operasi lokalnya. Inti dari perluasan tersebut adalah dikenalkannya sistem informasi baru untuk menangani pembelian yang meningkat tajam.

Anda telah melakukan beberapa wawancara dengan beberapa supervisor departemen yang berhubungan dengan sistem pembayaran/perolehan (acquisition). Berikut ini adalah ringkasan diskusi Anda:

Daftar permintaan pembelian dikirim dari sistem persediaan ke Sky Ishibashi, seorang staf administrasi dari departemen pembelian (purchasing department). Sky mempersiapkan sebuah pesanan pembelian berdasarkan informasi dari file vendor/penyedia barang dan persediaan, serta mengirimkannya ke vendor. Vendor akan memberikan tanda terima vendor ke Sky sebagai balasan, untuk menunjukkan penerimaan pesanan pembelian.

Ketika departemen penerimaan menerima barang-barang dari vendor, sistem persediaan akan memberitahukan Elei dengan cara mengirimkan sebuah laporan penerimaan. Elei juga menerima faktur penjualan dari berbagai vendor. Dia mencocokkan faktur penjualan dengan pemberitahuan pesanan pembelian dan laporan penerimaan, serta memperbarui file utama (master file) utang usaha. Elei kemudian akan mengiriim pengesahan pembayaran ke departemen akuntansi. Di departemen tersebut, Andeloo Nonu mempersiapkan dan mengirimkan sebuah cek ke vendor. Ketika cek tersebut diterbitkan, sistem secara otomatis memperbarui file utama (master file) utang usaha dan buku besar.

Diminta:

Kembangkan dokumen flowchart untuk memperlihatkan rangkaian proses sistem pembayaran/perolehan (acquisition) di Oriental Trading.

6Soal Bagan Alir (Gambar-DFD)-11(Penerimaan Tunai – S&S).

Ashton Fleming telah bekerja keras selama beberapa bulan terakhir ini untuk mencoba menyelesaikan dokumentasi arus informasi bisnis utama di S&S. Setelah menyelesaikan wawancara pribadinya dengan para staf administrasi bagian penerimaan tunai, Ashton meminta Anda mengembangkan Dokumen Flowchart dan DFD yang komprehensif untuk sistem penerimaan tunai. Ashton memberikan narasi sistem tersebut berikut ini:

Pembayaran dari pelanggan adalah termasuk uang tunai yang diterima saat pembelian dan pembayaran rekening yang diterima melalui surat. Pada akhir waktu kerja, bendahara akan mengesahkan seluruh cek dan mempersiapkan slip penyimpanan untuk seluruh cek dan uang tunai. Seorang staf administrasi kemudian akan menyimpan cek, uang tunai, dan slip penyimpanan di bank lokal, setiap hari.

Ketika cek diterima sebagai pembayaran untuk rekening yang jatuh tempo, slip pengiriman uang akan dilampirkan bersama dengan pernbayaran tersebut. Slip-slip pengiriman uang dipergunakan untuk mernperbarui file piutang di setiap akhir waktu kerja. Slip-slip pengiriman uang tersebut akan disimpan dalam kabinet file berdasarkan tanggal.

Setiap minggu, laporan penerimaan tunai dan neraca saldo lama akan dihasilkan dari data yang terdapat dalam buku pembantu piutang. Laporan penerimaan uang tunai dikirim ke Scott dan Susan. Satu kopi dari neraca saldo lama atas rekening pelanggan, dikirim ke departemen bagian kredit dan penagihan.

Diminta:

Kembangkan

  1. Dokumen Flowchart dan
  2. Data Flow Diagram

untuk sistem penerimaan uang tunai di S&S.

Soal Bagan Alir (Gambar-DFD)-12(Pesanan Penjualan).

Sebuah perusahaan perawatan kulit dan tubuh memasang iklan di beberapa majalah. Para pelanggan majalah melakukan pemesanan dengan mengisi dan mengirim kupon langsung ke perusahaan tersebut. Perusahaan juga menerima pesanan rnelalui telepon, menjawab pertanyaan tentang produk-produk mereka, dan menangani pembayaran, serta pembatalan pesanan. Produk-produk yang telah dipesan akan dikirim langsung ke pelanggan atau melalui kantor regional perusahaan yang menangani distribusi produk-produk yang dipesan tersebut. Perusahaan yang menerima pesanan melalui surat tersebut memiliki tiga file dasar, yang berisi informasi alamat surat-menyurat pelanggan, informasi persediaan produk dan informasi penagihan berdasarkan nomor faktur penjualan. Dalam beberapa tahun mendatang, perusahaan berharap dapat menjadi perusahaan dengan operasi senilai jutaan dolar. Oleh karena perusahaan mengetahui perlunya memakai sistem komputerisasi untuk sebagian besar bisnis pesanan lewat suratnya, perusahaan telah memulai proses ini dengan langkah awal, menelepon Anda.

Diminta:

Gambarlah diagram konteks, dan paling tidak dua tingkat DFD untuk operasi perusahaan di atas.

Soal Bagan Alir -13(Operasi Akademi – Community College).

Sebuah akademi program diploma (community college) mensyaratkan setiap mahasiswanya untuk melengkapi formulir permohonan pendaftaran, dan mengirimkannya lewat surat, atau mengirimkannya langsung ke kantor pendaftaran. Seorang staf administrasi akan memasukkan permohonan tersebut ke sistem.

Pertama-tama, sistem tersebut akan memeriksa subsistem piutang untuk memastikan bahwa tidak ada biaya kuliah yang belum dibayar dalam tiga bulan sebelumnya.

Kemudian, pada tiap mata kuliah, sistem tersebut akan memeriksa transkrip mahasiswa untuk memastikan bahwa dia telah menyelesaikan mata kuliah persyaratan sebelumnya.

Selanjutnya sistem tersebut akan memeriksa ketersediaan kelas dan memasukkan nomor jaminan sosial (social security number) ke dalam daftar kelas.

Laporan yang diberikan kepada mahasiswa akan menunjukkan hasil pemrosesan pendaftaran: Apabila mahasiswa memiliki utang biaya sekolah, sebuah tagihan akan dikirim dan pendaftaran akan ditolak. Apabila mata kuliah persyaratan awal tidak dipenuhi, maka mahasiswa tersebut akan diberitahukan dan tidak didaftarkan di dalam mata kuliah tersebut.

Apabila kelas telah penuh, permintaan mahasiswa akan dicatat sebagai “mata kuliah ditutup.” Apabila seorang mahasiswa diterima di dalam sebuah kelas, maka hari, waktu, dan ruang akan dicetak di sebelah nomor mata kuliah.

Biaya kuliah dan biaya pendidikan total dihitung dan dicetak di dalam formulir tersebut. Informasi biaya kuliah berhubungan dengan jaringan subsistem piutang. Laporan pendaftaran mata kuliah akan dipersiapkan bagi para pengajar.

Diminta:

Persiapkan Dokumen Flowchart untuk operasi akademi di atas.

Soal Bagan Alir (Gambar-FC)-14(Penjualan dan Penerimaan – Charting Inc.).

Charting Inc., klien audit baru Anda, memproses dokumen-dokumen penjualan dan penerimaan tunainya dengan cara berikut ini:

Pembayaran atas rekening. Setiap pagi, staf administrasi bagian surat-menyurat di departemen penjualan akan membuka surat-surat. Staf administrasi tersebut mempersiapkan berita pengiriman uang (remittance advice) (yang menunjukkan nama pelanggan dan jumlah yang dibayar) apabila ada yang tidak diterima. Cek-cek beserta berita pengiriman uang kemudian akan diteruskan ke supervisor departemen penjualan, yang akan meninjau setiap cek dan meneruskan baik cek dan berita pengiriman uang, ke supervisor departemen akuntansi.

Supervisor departemen akuntansi, yang juga berfungsi sebagai manajer bagian kredit dalam ha1 menyetujui kredit baru dan seluruh batas kredit, akan meninjau seluruh cek untuk pembayaran rekening yang telah jatuh tempo, dan kemudian meneruskan cek serta berita pengiriman uang ke staf administrasi bagian piutang, yang mengatur berita-berita pengiriman uang tersebut secara alfabetis. Berita-berita pengiriman uang akan dimasukkan langsung ke kartu-kartu piutang. Cek-cek akan disahkan dengan stempel dan dijumlah totalnya. Jumlah total tersebut akan dimasukkan ke dalam jurnal penerimaan kas. Berita-berita pengiriman uang akan dimasukkan ke dalam file secara kronologis. Setelah menerima kas dari penjualan tunai hari sebelumnya, staf administrasi bagian piutang mempersiapkan slip penyimpanan harian dalam tiga tembusan. Tembusan ketiga slip tersebut akan disimpan dalam file berdasarkan tanggal, dan tembusan kedua beserta aslinya akan disertakan ke proses penyimpanan di bank.

Penjualan. Staf administrasi bagian penjualan mempersiapkan faktur penjualan dalam tiga tembusan. Tembusan kedua dan aslinya akan diteruskan ke kasir. Staf administrasi bagian penjualan menyimpan tembusan ketiga di dalam buku penjualan. Ketika penjualan tersebut adalah penjualan tunai, pelanggan akan memberikan uang ke staf administrasi bagian penjualan, yang kemudian akan meneruskan uangnya ke kasir bersama dengan kopi faktur penjualan tersebut.

Kasir menyetujui penjualan kredit berdasarkan daftar kredit yang telah disetujui, setelah staf administrasi bagian penjualan membuat faktur penjualan dengan tiga tembusan. Setelah menerima kas atau menyetujui faktur penjualan tersebut, kasir akan memvalidasi kopi asli faktur penjualan dan memberikannya ke pelanggan. Pada akhir waktu kerja, kasir akan merekapitulasi penjualan dan uang yang diterima, serta meneruskan uang dan kopi kedua faktur penjualan ke staf administrasi bagian penjualan.

Staf administrasi bagian penjualan akan membuat neraca uang yang diterima berdasarkan faktur penjualan tunai, dan mempersiapkan ringkasan penjualan harian. Faktur penjualan kredit akan dimasukkan ke dalam buku pembantu piutang, dan kemudian seluruh faktur penjualan akan dikirim ke staf administrasi bagian pengendalian persediaan di departemen penjualan, agar staf tersebut dapat memasukkan data ke kartu-kartu pengendalian persediaan. Setelah memasukkan data, staf administrasi bagian pengendalian persediaan akan memasukkan ke dalam file seluruh faktur berdasarkan nomornya. Staf tersebut memasukkan ringkasan penjualan harian ke jurnal kas dan penjualan, serta memasukkan ringkasan penjualan harian tersebut ke dalam file berdasarkan tanggal.

Uang dari penjualan tunai digabungkan dengan uang yang diterima dari rekening, untuk menutup penyimpanan harian di bank.

Penyimpanan di bank. Bank akan memvalidasi slip penyimpanan dan mengembalikan tembusan kedua ke departemen akuntansi, tempat staf administrasi bagian piutang akan memasukkannya ke dalam file berdasarkan tanggal.

Laporan bulanan dari bank akan direkonsiliasi dengan tepat oleh supervisor departemen akuntansi, dan akan disimpan dalam file berdasarkan tanggal.

Diminta:

  1. Anda mengetahui bahwa terdapat beberapa kelemahan dalam sistem yang telah ada tersebut, dan yakin bahwa bagan alir dokumen akan bermanfaat untuk mengevaluasi pengendalian internal klien ini, dalam rangka persiapan pemeriksaan atas laporan keuangan yang akan Anda lakukan kemudian.
  2. Lengkapi bagan alir dalam Gambar DD6-12, untuk penjualan dan penerimaan tunai di Charting, Inc., dengan cara memberi nama yang sesuai pada simbol­-simbol di dalamnya, dan menunjukkan arus informasinya. Diagram tersebut lengkap bersama dengan simbol dan arus dokumennya.
  3. Dengan menggunakan petunjuk untuk mempersiapkan bagan alir di Fokus DD6-2 dan simbol-simbol bagan alir dalam Gambar DD6-8, buatlah kritik atas bagan alir yang diperlihatkan dalam Gambar DD6-12. Buat daftar hal-hal yang dilanggar bagan alir tersebut berdasarkan petunjuk bagan alir, atau gunakan simbol­-simbol yang tepat.

Gambar-DD-6=12(Diadaptasi dari ujian CPA)

Soal Bagan Alir (Gambar-FC)-15(Penjualan – Bottom Manufacturing Corp.).

Bagan alir penagihan penjualan yang separuh lengkap muncul di Gambar DD6-13. Bagan alir tersebut menunjukkan kegiatan penagihan penjualan di Bottom Manufacturing Corporation.

Pesanan pembelian seorang pelanggan diterima, dan kemudian order penjualan rangkap enam dipersiapkan. Keenam tembusan tersebut didistribusikan sebagai berikut:

Kopi 1- kopi penagihan, ke departemen penagihan

Kopi 2 – kopi pengiriman, ke departemen pengiriman

Kopi 3 – Kopi kredit, ke departemen kredit

Kopi 4 – Kopl permintaan persediaan barang dagang, ke departemen kredit Kopi 5 – Kopi untuk pelanggan, ke pelanggan

Kopi 6 – Kopi order penjualan, disimpan dalam file departemen penjualan

Ketika setiap kopi order penjualan diterima departemen atau orang yang bersangkutan, kopi tersebut memerlukan prosedur pengendalian internal khusus dan dokumen-dokumen yang berhubungan dengannya. Beberapa prosedur dan dokumen yang berhubungan, ditunjukkan di dalam bagan alir tersebut; lainnya diberi nama dengan huruf a sampai dengan r.

gambar-DD-6-13Diminta:

  1. Buat daftar prosedur atau dokumen internal yang diberi nama dengan huruf c sampai dengan r dalam bagan alir sistem penagihan penjualan di Bottom Manufacturing Corporation. Aturlah jawaban Anda dengan cara sebagai berikut. (Ingat bahwa keterangan huruf a dan b dalam bagan alir tersebut dimasukkan sebagai contoh saja):
  2. Dengan menggunakan petunjuk untuk mempersiapkan bagan alir dalam Fokus DD6-2 dan simbol-sinbol pembuatan bagan alir dalam Gambar DD6-8, buatlah kritik atas bagan alir dalam Gambar DD6-13. Buat daftar dalam hal-hal apa bagan alir tersebut melanggar ketentuan dalam petunjuk bagan alir, atau simbol-simbol apa yang tidak dipergunakan pada tempatnya.

(Diadaptasi dariUjian CPA)

Huruf Simbol Bagan Alir Prosedur atau Dokumen Internal

a          Siapkan order penjualan rangkap enam.

b          Simpan dalam file berdasarkan nomor order penjualan.

Soal Bagan Alir (Gambar)-16(deskripsi perusahaan lokal).

Carilah sebuah perusahaan lokal dan laksanakan langkah-langkah berikut ini:

  1. Pilihlah salah satu siklus bisnis perusahaan untuk dipelajari. Pelajari seluruh dokumentasi yang tersedia atas sistem informasi siklus tersebut.
  2. Siapkan sebuah laporan yang berisi hal-hal berikut ini:
    1. Deskripsikan siapa saja yang terlibat dalam pemrosesan data sistem informasi tersebut. Masukkan dalam laporan Anda sebagian diagram organisasi perusahaan, yan,, menunjukkan hubungan antar-pegawai.
    2. Deskripsikan informasi yang mengalir dalam organisasi tersebut. Masukkan dalam laporan Anda diagram konteks, dan sebanyak mungkin tingkat DFD yang dibutuhkan, untuk menunjukkan arus informasi dalam siklus terkait.
    3. Deskripsikan dokumen-dokumen apa yang dipergunakan dalam sistem tersebut. Masukkan dalam laporan Anda bagan alir yang menunjukkan dokumen-dokumen utama yang dipergunakan untuk mem­proses transaksi di siklus tersebut, dari asal hingga tujuan akhirnya. Masukkan pula sebuah contoh dokumen sistem tersebut.
    4. Identifikasi file dan database apa saja yang dipergunakan perusahaan, dan deskrip­sikan bagaimana serta kapan mereka diperbarui. Masukkan dalam laporan Anda bagan alir sistem yang memperlihatkan hal­hal berikut: (1) seluruh input ke sistem terkomputerisasi tersebut, (2) seluruh pemrosesan yang dilaksanakan, dan (3) seluruh ouput sistem.
    5. Diskripsikan alat-alat pengembangan lainnya yang dipergunakan untuk membuat dan mendokumentasikan sistem tersebut.

3.    Di dalam tugas nomor 2, Anda menerapkan berbagai teknik dan alat ke dalam sistem yang sudah ada. Sebagai alternatif atas tugas-tugas tersebut, analisis sebuah sistem yang sedan­dikembangkan.

Soal Bagan Alir (Gambar-DFD)-17(Proses Pesanan – Dub-5).

Kasus DD6-2 Dub 5

Anda adalah analis sistem Wee Willie Williams Wee Willie William Widget Works (yang juga disebut sebagai Dub 5, yaitu singkatan dari Ws 5). Dub 5 menghasilkan komponen­-komponen keyboard komputer. Perusahaan ini telah rnembuat keyboard untuk IBM, pelanggan terbesarnya, selama lebih dari 20 tahun, dan baru-baru ini menandatangani kontrak ekslusif 10 tahun untuk menyediakan keyboard bagi seluruh PC IBM. Sebagai seorang analis sistem, dan telah ditugaskan untuk mengembangkan sebuah DFD untuk sistem pemro­sesan pesanan Dub 5. Anda telah mengumpulkan seluruh inforrnasi yang Anda perlukan untuk mengembangkan DFD pertama, dan kini anda ingin rnelengkapi diagram tersebut.

Pesanan pelanggan, yang kesemuanya rneru­pakan penjualan secara kredit, datang melalui surat dan telepon. Ketika sebuah pesanan diproses, beberapa dokumen lain dipersiapkan. Anda telah membuat diagram proses keseluruhannya beserta dokumen­dokumen yang dihasilkan, yang diperlihatkan daiarn Gambar DD6-14.

Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang dibuat:

  • Departemen pemrosesan pesanan membuat slip pengepakan, yang kemudian dipergunakan oleh departemen pergudangan untuk rnelayani pesanan tersebut. Slip pengepakan akan dikirim bersama dengan barang yang dipesam, olen departemen pergudangan.
  • Sebuah faktur penjualan untuk pelanggan dipersiapkan dan dikirimkan begitu barang yang dipesan telah dikirim.
  • Laporan bulanan pelanggan akan dikirimkan ke pelanggan tersebut.
  • Ketika pesanan tidak dapat diterima, sebuah order penolakan akan dikirim ke pelanggan dan berisi penjelasan mengenai alasan kenapa pesanan tersebut tidak dapat dilayani. Sebuah pemberitahuan piutang, yang merupakan kopi dari faktur penjualan pelanggan, akan dikirim ke departemen akuntansi, agar catatan piutang dapat diperbarui.

Setelah meninjau catatan Anda, Anda menulis ringkasan narasi sebagai berikut:

Ketika ada pesanan yang masuk, staf administrasi bagian pemrosesan pesanan akan memeriksa file kredit pelanggan untuk mengkonfirmasikan persetujuan kredit dan memastikan bahwa nilai pesanan tersebut masih berada di dalam batas kredit. Apabila tidak satu pun syarat tersebut dipenuhi, pesanan tersebut akan dikirim ke departemen kredit. Apabila sebuah pesanan memenuhi kedua syarat tersebut, maka staf administrasi bagian pemrosesan pesanan akan memasukkan pesanan ke sistem formulir standara untuk pesanan. Informasi yang tertera pada formulir dipergunakan untuk memperbarui file pelanggan perusahaan (yang menyimpan data nama, alamat, dan informasi lainnya), dan formulir tersebut kemudian akan disimpan dalam file pesanan milik perusahaan.

Ketika departemen kredit menerima sebuah pesanan yang ditolak, staf administrasi bagian kredit akan menetapkan kenapa pesanan tersebut ditolak. Apabila batas kredit telah dilewati, pelanggan akan mendapatkan kopi pribadi sebuah surat standar yang menjelaskan bahwa kreditnya telah melewati batas, dan bahwa barang dagangan akan dikirim segera setelah Dub 5 menerima pembayaran atas kredit tersebut. Apabila pelanggan belum pernah disetujui untuk kredit, maka sebuah aplikasi kredit akan dikirim ke pelanggan bersama dengan surat yang menyataknn bahwa pesanan akan dikirim segera setelah ada persetujuan untuk memberikan kredit.

Sebelum mempersiapkan sebuah slip pengepakan, pegawai pemrosesan pesanan akan memeriksa catatan persediaan untuk menetapkan apakah perusahaan memiliki persedian produk yang dipesan. Apabila barang tcrsebut ada persediaannya, slip pengepakan akan dipersiapkan untuk setiap formulir pesanan yang telah lengkap.

Begitu pemberitahuan barang yang telah dikirim diterima, faktur penjualan untuk pelanggan dengan tiga tembusan akan dipersiapkan. Satu kopi disimpan oleh departemen pemrosesan pesanan, satu order lainnya akan disimpan oleh pelanggan, sedangkan yang terakhir akan dikirim ke departemen akuntansi, agar file piutang usaha dapat diperbarui. File piutang usaha berisi seluruh informasi rekening kecuali nama dan alamat. Sebuah catatan dalam file pelanggan menunjukkan bahwa faktur telah dikirim. Setiap bulannya Dub 5 mengirimkan laporan pelanggan, melalui surat.

Berdasarkan informasi yang disajikan diatas lengkapilah DFD untuk Dub 5.gambar-DD-6-14