SISTEM INFORMASI AKUNTANSI: APA ITU SIA?

akuntansi-jasaSistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil, yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk dan mendukung bagi sistem yang lebih besar, tempat mereka berada. Sebagai contoh, fakultas ekonomi adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai program studi, yang masing-masing merupakan subsistem. Akan tetapi, fakultas itu sendiri adalah suatu subsistem dari universitas.

Accounting-Information-System-ComponentsSIA terdiri dari lima komponen:

  1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.
  2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
  3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
  4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.
  5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

Kelima komponen ini secara bersama-sama memungkinkan suatu SIA memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu:

  1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-­aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi.
  2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
  3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.

Baca juga:

 

SIA : MENGAPA MEMPELAJARI SIA?

untitledSIA yang efektif penting bagi keberhasilan jangka panjang organisasi manapun. Tanpa perangkat untuk mengawasi aktivitas-aktivitas yang terjadi, tidak akan ada cara untuk memutuskan seberapa baik kinerja perusahaan. Setiap organisasi juga perlu menelusuri pengaruh-pengaruh berbagai aktivitas atas sumber daya yang berada di bawah pengawasannya. Informasi tentang para pelaku yang terlibat dalam aktivitas-aktivitas tersebut penting untuk menetapkan tanggung jawab dari tindakan yang diambil. Oleh karena itu, banyak universitas yang mensyaratkan mahasiswa program akuntansi dan sistem informasi untuk mempelajari SIA. Bagian ini akan menjelaskan mengapa mata kuliah SIA tepat untuk kurikulum akuntansi dan sistem informasi.

Mempelajari SIA adalah Hal yang Penting dalam Akuntansi

information-systemDalam Statement of Financial Accounting Concepts No. 2, Financial Accounting Standards Board mendefinisikan akuntansi sebagai sistem informasi. Di dalam standar akuntansi keuangan tersebut juga disebutkan bahwa tujuan utama akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang berguna bagi para pengambil keputusan. Oleh sebab itu, bukanlah hal yang mengherankan apabila Accounting Education Change Commission merekomendasikan bahwa kurikulum akuntansi harus menekankan bahwa akuntansi adalah suatu proses identifikasi, pengembangan, pengukuran, dan komunikasi informasi. Komisi tersebut menyarankan agar kurikulum akuntansi harus dirancang untuk memberi para mahasiswa sebuah pemahaman yang kuat atas tiga konsep dasar berikut:

  1. Pemakaian informasi di dalam pengambilan keputusan
  2. Sifat, desain, pemakaian, dan implementasi SIA
  3. Pelaporan informasi keuangan

accounting-information-systemsMata kuliah akuntansi lain yang Anda ambil (akuntansi keuangan, akuntansi manajerial, akuntansi perpajakan, dan auditing) berfokus pada peran Anda sebagai penyedia informasi. Di lain pihak, mata kuliah SIA berfokus pada pemahaman cara sistem akuntansi bekerja: bagaimana cara mengumpulkan data tentang aktivitas dan transaksi suatu organisasi; bagaimana mengubah data tersebut menjadi informasi yang dapat digunakan pihak manajemen untuk menjalankan organisasi mereka; dan bagaimana cara memastikan ketersediaan, keandalan, dan keakuratan informasi tersebut. Jadi, mata kuliah SIA melengkapi mata kuliah-mata kuliah akuntansi lainnya yang akan Anda ambil.

Anda mungkin berkeinginan untuk mengejar karir dalam profesi akuntan publik. Jika demikian, Anda mungkin menjadi seorang auditor. Para auditor perlu memahami sistem-sistem yang digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan perusahaan. Mata kuliah ini memberikan Anda pengetahuan akan hal tersebut; bahkan, inilah alasan mengapa universitas membuat mata kuliah SIA sebagai mata kuliah prasyarat untuk mata kuliah auditing. Alternatif lainnya adalah Anda mungkin ingin menspesialisasikan diri pada perpajakan. Jika demikian, Anda pcrlu memahami tentang SIA klien Anda agar dapat percaya bahwa informasi yang digunakan untuk perencanaan dan pemenuhan syarat pajak sudah lengkap dan akurat. Pilihan ketiga adalah konsultan manajemen. Salah satu jenis pelayanan konsultasi yang paling cepat berkembang berkaitan dengan desain, pemilihan, dan implementasi SIA yang baru. Bahkan, AICPA baru-baru ini membuat sertifikasi baru, yaitu Certified Information Technology Professional (CITP), untuk mendokumentasikan keahlian sistem para CPA (lihat Fokus 1-1). Mata kuliah SIA memberikan suatu pengantar bagi cabang ilmu pengetahuan tersebut.

©1998  EyeWire, Inc.Tidak semua mahasiswa jurusan akuntansi mengejar karir sebagai akuntan publik. Sebagian dari Anda cepat atau lambat akan menemukan diri Anda bekerja di perusahaan swasta atau di organisasi nirlaba. Belum lama ini, Institute of Management Accountants (IMA) , mengadakan analisis intensif tentang tugas-tugas para akuntan perusahaan. Tabel 1-1 menyajikan berbagai respons dari pertanyaan yang diajukan ke para responden untuk mengindikasikan lima aktivitas kerja yang paling penting, yang dijalankan oleh para akuntan. Perhatikan bahwa para responden secara jelas mengindikasikan bahwa pekerjaan yang berhubungan dengan sistem akuntansi adalah suatu aktivitas paling penting yang dijalankan oleh para akuntan perusahaan.

Fokus 1-1

cpa_pictureCITP – Sebuah Spesialisasi Baru Bagi CPA

AICPA menawarkan beberapa spesialisasi yang dapat diambil oleh para CPA. Salah satunya adalah Certified Information Technology Professional (CITP). Spesialisasi CITP mengidentifikasi para CPA yang memiliki pengetahuan luas dalam bidang teknologi dan yang memahami bagaimana teknologi informasi dapat digunakan dalam berbagai organisasi untuk mencapai tujuan bisnis mereka. Spesialisasi baru CITP ini mencerminkan pengakuan AICPA atas pentingnya teknologi informasi dan hubungannya dengan akuntansi.

CITPAgar dapat dianugerahi spesialisasi CITP, seorang CPA harus memiliki total 100 poin di dalam bidang pengalaman bisnis, pembelajaran berkelanjutan, dan ujian opsional. Para kandidat paling sedikit harus memiliki 15 poin, dan maksimal 75 poin, dari pengalaman bisnis. Jumlah poin yang diberikan bergantung pada jumlah jam yang dihabiskan untuk bekerja dalam area-area berikut ini, selama 3 tahun ~ sebelum aplikasi untuk spesialisasi CITP:

  • Perencanaan strategis teknologi informasi
  • Manajemen sistem informasi
  • Arsitektur sistem
  • Aplikasi bisnis dan E-busimss I
  • Perencanaan keamanan, privasi, dan kontinjensi
  • Pengembangan, penguasaan, dan manajemen proyek sistem
  • Audit dan pengendalian internal sistem
  • Database dan manajemen database

Seorang kandidat CITP harus memiliki minimal 30 poin, hingga 70 poin, untuk kategori pembelajaran berkelanjutan. Pembelajaran berkelanjutan termasuk didalamnya adalah melanjutkan pendidikan, gelar tambahan, dan mendapat atau mempertahankan sertifikasi lainnya yang berkaitan dengan teknologi selama periode 3 tahun sebelum aplikasi CITI’.

Ujian opsional juga tersedia bagi para kandidat yang telah memiliki paling sedikit 60 poin dari pengalaman bisnis dan pembelajaran

Para kandidat dapat menambah 40 poin apahila lulus dari ujian yang meliputi delapan topik yang telah didaftar di dalam diskusi sebelumnya mengenai pengalaman kerja.

SIA : Mata Kuliah SIA Melengkapi Mata Kuliah Sistem Lainnya

untitledAda banyak mata kuliah sistem lainnya yang meliputi desain dan implementasi sistem informasi, dan yang dapat membantu Anda membangun keahlian khusus dalam bidang­bidang seperti databases, expert systems, dan telekomunikasi. Mata kuliah SIA berbeda dari mata kuliah sistem informasi yang lain dalam hal fokus akuntabilitas dan pengendalian. Isu-isu tersebut penting karena pada kebanyakan bisnis besar, para manajer bukan pemilik. Melainkan, para manajer mempercayakan aset-aset ke manajemen membuatnya akuntabel untuk penggunaan yang sesuai.

Data dan informasi adalah aset iang paling penting bagi organisasi. Mengapa demikian? Pikirkan apa yang akan terjadi jika organisasi kehilangan semua informasi mengenai saldo pelanggan, atau jika pesaing mendapatkan daftar-daftar pelanggan yang paling menguntungkan. Jelas, SI harus mencakup pengendalian untuk memastikan keamanan dan ketersediaan data organisasi. Pengendalian juga diperlukan untuk memastikan bahwa informasi yang dihasilkan dari data tersebut dapat diandalkan dan akurat. Topik-topik ini biasanya hanya mendapat perhatian kecil dalam mata kuliah sistem lainnya. Jadi, mata kuliah SIA melengkapi mata kuliah sistem lainnya yang mungkin Anda ambil dan mata kuliah SIA merupakan bagian yang penting dari kurikulum sistem informasi.

Sepuluh Kegiatan Kerja yang Paling Penting bagi Akuntan

  1. Sistem akuntansi dan pelaporan keuangan
  2. Perencanaan strategis jangka panjang
  3. Mengelola fungsi akuntansi dan keuangan
  4. Konsultasi internal
  5. Anggaran jangka pendek
  6. Analisis keuangan dan ekonomi
  7. Perbaikan proses
  8. Sistem dan operasional komputer
  9. Evaluasi kinerja (dari organisasi)
  10. Analisis pelanggan dan profitabilitas produk

Fokus Mata Kuliah SIA

Gambar 1-1 menunjukkan tiga faktor yang mempengaruhi desain SIA, yaitu: perkembangan teknologi informasi (TI), strategi organisasi, dan budaya perusahaan. Pers bisnis sering melaporkan berbagai cara TI mengubah cara pelaksanaan akuntasi dan kegiatan bisnis lainnya.

Gambar 1-1 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Desain SIA.

gbr-1-1Mata kuliah SIA lebih dari sekadar “mata kuliah komputer.” Untuk memastikannya, dosen Anda akan memberikan tugas proyek di luar kelas yang didesain untuk membantu meningkatkan keahlian komputer Anda. Namun demikian, Anda perlu juga mengetahui bagaimana mengevaluasi biaya (cost) dan manfaat (benefit) dari pengembangan TI yang baru. Hal ini memerlukan pemahaman dasar mengenai strategi bisnis dan bagaimana TI dapat digunakan untuk mengimplementasikan strategi tersebut serta bagaimana pengembangan baru dalam bidang TI dapat menciptakan peluang untuk memodifikasi strategi tersebut (perhatikan panah dari TI ke strategi pada Gambar 1-1). Topik-topik ini diperkenalkan dalam bab ini dan akan didiskusikan lebih lanjut di dalam buku ini.

Lebih lanjut, karena SIA berfungsi di dalam organisasi, maka SIA harus didesain dengan mencerminkan nilai-nilai dari budaya organisasi. Jadi, Gambar 1-1 juga menunjukkan bahwa budaya organisasi mempengaruhi desain SIA. Akan tetapi, perhatikan bahwa panah antara budaya organisasi dan SIA menunjukkan dua arah. Meskipun budaya organisasi seharusnya mempengaruhi desain SIA, penting diketahui juga bahwa desain SIA juga dapat mempengaruhi budaya organisasi dengan mengendalikan arus informasi di dalam organisasi. Contohnya, SIA yang membuat informasi mudah diperoleh dan tersedia secara luas cenderung meningkatkan tekanan untuk lebih banyak desentralisasi dan otonomi. Oleh sebab itu, sepanjang buku ini akan didiskusikan percabangan perilaku potensial untuk membuat perubahan terhadap SIA perusahaan.

Fungsi SIA dalam Organisasi

Fungsi yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi dalam sebuah organisasi antara lain:

* Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
* Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
* Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Berbagai transaksi non keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi biasa, diproses oleh Sistem Informasi Manajemen. Adapun perbedaan keduanya adalah :
* SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan
* SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi
Sebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara:
* Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
* Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
* Meningkatkan efisiensi
* Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
* Meningkatkan sharing knowledge
* Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

SIA : Bagaimana SIA Dapat Menambah Nilai Bagi Organisasi

Value-Added-FP-newModel rantai nilai menunjukkan bahwa SIA adalah aktivitas pendukung. Jadi, SIA dapat menambah nilai bagi organisasi dengan cara memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, agar kelima aktivitas utama rantai nilai dapat dilaksanakan dengan lebih efektif dan efisien. SIA yang dirancang dengan baik dapat melakukan hal ini dengan cara:

  1. Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya quality-logountuk menghasilkan produk atau jasa. Sebagai contoh, SIA dapat mengawasi mesin sehingga para operatornya akan diberitahukan dengan segera saat proses yang berjalan keluar dari batas kualitas yang dapat diterima. Hal ini tidak saja membantu mempertahankan kualitas produk, tetapi juga mengurareduce-costngi jumlah bahan yang terbuang dan biaya untuk pengerjaan ulang.
  2. Memperbaiki efisiensi. SIA yang dirancang dengan baik dapat membantu memperbaiki efisiensi jalannya suatu proses dengan memberikan informasi yang lebih tepat waktu. Sebagai contoh, pendekatan produksi just-in-time membutuhkan informasi yang konstan, akurat, dan mutakhir (up-to-date) tentang Efficiencypersediaan bahan-bahan mentah dan lokasi mereka.
  3. Memperbaiki pengambilan keputusan. SIA dapat memperbaiki pengambilan keputusan dengan memberikan informasi dengan tepat waktu. Sebagai contoh, Wal-Mart membuat suatu database lengincrease-decisionkap yang berisi informasi rinci tentang transaksi­-transaksi penjualan di tiap tokonya. Perusahaan tersebut menggunakan informasi ini untuk mengoptimalisasikan jumlah tiap produk yang dijual di tiap toko. Perusahaan tersebut juga menganalisis data tersebut untuk menemukan pola barang-barang yang tampaknya dibeli sekaligus, dan menggunakan informasi ini untuk memperbaiki lata letak barang dagangannya agar penjualan barang-barang tersebut bertambah. Hal yang hampir sama dilakukan oleh Amazon.com dengan memakai database aktivitas penjualan untuk menyarankan buku-buku tambahan yang mungkin ingin dibeli oleh para pelanggannya.
  4. Berbagi pengetahuan. SIA yang dirancang dengan baik bisa mempermudah proses berbagi pengetahuan dan keahlian, yang selanjutnya dapat niemperbaiki proses operasi perusahaan, dan bahkan memberikan keunggulan sharing_knoledgekompetitif. Sebagai contoh, kantor-kantor akuntan publik yang terbesar menggunakan sistem informasi mereka untuk berbagi cara-cara terbaik (best practices) dan untuk mendukung komunikasi antar-pegawai yang berada di berbagai lokasi kantor yang berbeda. Para pegawai dapat mencari di dalam database perusahaan untuk mengidentifikasi ahli-ahli yang relevan dalam memberi bantuan bagi seorang klien tertentu; jadi, seluruh keahlian kantor akuntan publik yang dikumpulkan dari berbagai negara tersedia untuk melayani klien lokal manapun.

increase-profitSIA yang dirancang dengan baik juga dapat membantu meningkatkan laba organisasi dengan memperbaiki efisiensi dan efektivitas rantai persediaannya. Sebagai contoh, dengan mengizinkan para pelanggan secara langsung mengakses sistem persediaan dan order penjualan milik perusahaan, biaya aktivitas penjualan dan pemasaran dapat dikurangi. Selanjutnya, apabila akses seperti itu mengurangi biaya yang ditanggung para pelanggan dan waktu pemesanan, baik tingkat penjualan dan perolehan pelanggan akan meningkat. Tentu saja, dengan membuat sistem informasi antar organisasi seperti itu akan menimbulkan kekhawatiran baru mengenai sistem pengendalian yang harus dibicarakan. Hal ini juga membutuhkan peningkatan keandalan dam keakuratan data SIA.

data-information-figure01Data dan Informasi

Sekarang saatnya mendefinisikan beberapa istilah yang telah kita pergunakan. Data mengarah pada fakta-fakta yang kita kumpulkan, simpan, dan proses dengan sistem informasi. Gambar 1-4 memperlihatkan bahwa terdapat tiga jenis data yang perlu dikumpulkan untuk aktivitas apa pun: fakta-fakta tentang kejadian itu sendiri, sumber daya yang dipengaruhi oleh kejadian tersebut, dan para pelaku yang terlibat di dalam kejadian tersebut.

data-process-info-DIAGRAM1Ingat contoh mengenai aktivitas utama rantai nilai penjualan. Data yang perlu dikumpulkan adalah tentang kejadian penjualan itu sendiri (contoh: tanggal penjualan, jumlah total penjualan). Data yang juga perlu dikumpulkan adalah data tentang sumber daya yang dijual (contoh: identitas barang atau jasa, jumlah yang dijual, harga per unit). Akhirnya, data yang perlu dikumpulkan adalah data tentang para pelaku yang terlibat di dalam penjualan (contoh: identitas pelanggan dan penjual produk).

datainfoSetelah data dikumpulkan, merupakan tugas SIA untuk mengubah berbagai fakta tersebut agar dapat digunakan untuk membuat keputusan. Jadi, informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti. dibawah disajikan peragraf yang menyajikan enam karakteristik yang membuat suatu informasi berguna dan memiliki arti bagi pengambilan keputusan.

decision-makingPengambilan Keputusan

Para peneliti telah membuat banyak model tentang proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Seluruh model tersebut menggambarkan proses pengambilan keputusan sebagai aktivitas yang kompleks dan terdiri dari berbagai tahap. Pertama, identifikasi masalah. Lalu, pengambil keputusan harus memilih suatu metode untuk memecahkan masalah. Kemudian, pengambil keputusan harus mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk melaksanakan model keputusan tersebut, dan selanjutnya menginterpretasikan model tersebut, serta mengevaluasi sisi positif dari tiap alternatif yang ada. Akhirnya, pengambil keputusan memilih dan melaksanakan solusi yang dipilihnya.

Presentation1-kebutuhangambar 1-4.

Karakteristik Informasi yang Berguna

Relevan                                               Informasi itu relevan jika mengurangi relevantketidakpastian, memperbaiki kemampuan pengambil keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya.

Andal                                                  Informasi itu andal jika bebas dari kesalReliableahan penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian aktivitas di organisasi.

complete-word-circlesLengkap                                              Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya.

Tepat nowistherighttime1waktu                                        Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambil keputusan menggunakannya dalam membuat keputusan.

understoodDapat dipahami                                   Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas.

Dapat diverifikasi                               Informasi dapat diverifikasi jika dua verifiedorang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama.

SIA dapat memberikan bantuan dalam semua fase pengambilan keputusan. Laporan dapat membantu untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi. Model-model keputusan dan alat analisis yang berbeda dapat diberikan kepada para pemakai. Bahasa pertanyaan (query language) dapat memfasilitasi pengumpulan data yang relevan, yang kemudian akan digunakan untuk mengambil keputusan. Berbagai peralatan, seperti interface grafis, dfeedbackapat membantu pengambil keputusan untuk menginterpretasikan hasil­-hasil model keputusan dan mengevaluasi serta memilih di antara berbagai alternatil arah tindakan. Terakhir, SIA dapat memberikan umpan balik (feedback) atas hasil berbagai tindakan.

Akan tetapi, sejauh mana SIA dapat mendukung pengambilan keputusan tergantung pada jenis keputusan yang dibuat. Keputusan dapat dikategorikan berdasarkan tingkat struktmr yang ada atau berdasarkan lingkupnya.

decision-structureStruktur Keputusan

Keputusan dapat berbeda-beda dalam hal tingkat mereka distrukturkan. Keputusan terstruktur (structured decision) bersifat berulang-ulang, rutin, dan dipahami dengan baik hingga dapat didelegasikan kepada pegawai di tingkat yang lebih rendah dalam suatu organisasi. Sebagai contoh, keputusan untuk memberikan kredit ke para pelanggan lama, hanya membutuhkan pengetahuan tentang batas kredit pelanggan dan saldo saat ini, Keputusan yang terstruktur sering kali dapat diotomatisasikan.

Keputusan semi terstruktur (semistructured decision) ditandai dengan peraturan­-peraturan yang tidak lengkap untuk mengambil keputusan, dan adanya kebutuhan untuk membuat penilaian serta pertimbangan subjektif sebagai pelengkap analisis data yang formal. Menetapkan anggaran pemasaran untuk suatu produk baru adalah contoh dari keputusan semi terstruktur. Walaupun keputusan seperti ini biasanya tidak dapat secara penuh diotomatisasikan, namun sering didukung oleh bantuan dari keputusan yang diambil berdasar hasil dari komputer (computer-based decision).

degree-of-decisionKeputusan tidak terstruktur (unstructured decision) bukan merupakan keputusan yang berulang dan rutin. Contohnya adalah memilih sampul depan sebuah majalah, mengontrak manajemen tingkat senior, dan memilih proyek penelitian awal yang akan dilakukan. Tidak ada kerangka atau model yang dapat memecahkan masalah sejenis ini. Bahkan, dibutuhkan banyak sekali pertimbangan dan intuisi. Walaupun demikian, keputusan tidak terstruktur dapat didukung oleh bantuan dari keputusan yang diambil berdasar hasil komputer, yang berfungsi untuk memfasilitasi pengumpulan informasi dari berbagai sumber.

Ruang Lingkup Keputusan

Berdasarkan pengaruhnya, terdapat bermacam-macam jenis ruang lingkup keputusan. PengendalianScope-logo-colour-screen operasional berurusan dengan kinerja yang efektif dan efisien atas tugas tertentu. Keputusan yang berhubungan dengan manajemen persediaan dan pemberian kredit adalah contoh-contoh aktivitas pengendalian operasional. Pengendalian manajemen berurusan dengan pemakaian yang efektif dan efisien atas sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi. Penganggaran, pengembangan praktek sumber daya manusia dan keputusan atas proyek penelitian serta perbaikan produk, adalah contoh-contoh aktivitas pengendalian manajemen. Perencanaan strategis berurusan dengan penetapan tujuan organisasi dan kebijakan untuk mencapai tujuan tersebut. Menetapkan kebijakan keuangan dan akuntansi, mengembangkan produk baru, dan mengakuisisi bisnis baru adalah contoh-contoh keputusan perencanaan strategis.

Terdapat korespondensi antara tingkat seorang manajer dalam organisasi dengan tanggung jawab pengambilan keputusannya. Manajemen tingkat atas (top management) menghadapi keputusan tidak terstruktur dan semi terstruktur yang melibatkan masalah­-masalah dalam perencanaan strategis. Manajer tingkat menengah (midlle managers) berhadapan dengan keputusan semi terstruktur yang melibatkan pengendalian manajemen. Supervisor di tingkat yang lebih rendah serta para pegawai menghadapi keputusan semi terstruktur atau keputusan terstruktur yang melibatkan pengendalian operasional.

value_of_informationNilai Informasi Dalam Pengambilan Keputusan

Informasi yang dihasilkan oleh SIA yang didesain dengan baik dapat memperbaiki pengambilan keputusan dalam beberapa cara. Pertama, SIA dapat mengidentifikasikan berbagai situasi yang membutuhkan tindakan manajemen. Sebagai contoh, sebuah laporan biaya dengan banyak sekali penyimpangan atau perbedaan (variance), dapat menstimulasi manajemen untuk menyelidiki dan, jika perlu, mengambil tindakan korektif. Kedua, dengan mengurangi ketidakpastian, informasi akuntansi memberikan dasar untuk memilih di antara berbagai alternatif tindakan. Sebagai contoh, informasi akuntansi sering digunakan untuk menetapkan harga dan kebijakan kredit. Ketiga, informasi tentang hasil-­hasil keputusan terdahulu memberikan umpan balik (feedback) berharga yang dapat dipakai untuk memperbaiki keputusan di masa mendatang.

informationNamun demikian, walaupun informasi yang lebih banyak sering kali lebih baik, kondisi ini benar hanya untuk hal tertentu. Terdapat batas jumlah informasi yang dapat diserap dan diproses otak manusia secara efektif. Kelebihan informasi (information overload) terjadi ketika batas tersebut dilewati. Kelebihan informasi itu mahal, karena kualitas pengambilan keputusan menurun sementara biaya untuk menyediakan informasi meningkat. Jadi, kelebihan informasi mengurangi nilai informasi itu sendiri. Oleh karena itu, para perancang sistem informasi harus mempertimbangkan bagaimana kemajuan teknologi informasi dapat membantu para pembuat keputusan secara lebih efektif menyaring dan meringkas informasi, sehingga dapat menghindari kelebihan informasi.

cost-to-change-reduce-development-costsSelanjutnya, adalah hal yang penting untuk diketahui bahwa ada biaya-biaya yang berhubungan dengan proses untuk menghasilkan informasi. Biaya tersebut termasuk waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk mengumpulkan, memproses, serta menyimpan data, dan juga waktu serta sumber daya yang dipakai untuk mendistribusikan informasi yang dihasilkan ke para pembuat keputusan. Selain itu, terdapat pula banyak kesempatan untuk berinvestasi dalam teknologi informasi tambahan untuk memperbaiki keseluruhan kinerja SIA. Akan tetapi, organisasi pada umumnya tidak memiliki sumber daya yang tidak terbatas untuk berinvestasi dalam perbaikan sistem informasi mereka. Oleh sebab itu, keputusan lain yang juga penting adalah mengidentifikasi perbaikan SIA mana yang tampaknya akan memberi hasil yang terbesar. Membuat keputusan semacam ini membutuhkan pemahaman para akuntan dan profesional sistem informasi dalam hal strategi keseluruhan organisasi mereka.

SIA : PERAN SIA DALAM RANTAI NILAI (VALUE CHAIN)

Kebanyakan organisasi bertujuan menyediakan nilai untuk pelanggan mereka. Hal ini membutuhkan pelaksanaan berbagai kegiatan yang berbeda-beda. Gambar 1-2 menunjukkan bahwa kegiatan-kegiatan tersebut dapat dikonseptualisasikan dalam bentuk rantai nilai (value of chain).

val_chn_defRantai nilai organisasi terdiri dari lima aktivitas utama (primary activities) yang secara langsung memberikan nilai kepada para pelanggannya, yaitu:

05-Logistic Accounting.06.1.3Inbound logistics terdiri dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi bahan-bahan masukan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijualnya.

Operasi (operations) adalah aktivitas-aktivitas yang mengubah masukan menjadi jasa atau produk yang sudah jadi. Sebagai contoh, aktivitas perakitan di dalam sebuah perusahaan otomotif mengubah bahan mentah menjadi mobil yang lengkap.

Outbound logistics adalah aktivitas-aktivitas yang melibatkan distribusi produk yang sudah jadi ke para pelanggan. Sebagai contoh, mengirimkan mobil yang sudah jadi melalui jasa pelavaran ke para dealer mobil, adalah aktivitas outbound logistics.

Pemasaran dan Penjualan mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan membantu para pelanggan untuk membeli jasa atau produk yang dihasilkan organisasi. Pemasangan Man adalah sebuah contoh kegiatam pemasaran dan penjualan.

Pelayanan (service) memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan. Misalnya pelayanan perbaikan dan perawatan.

 Gambar 1-2 Rantai Nilai (Value Chain)

 gbr-1-2-rantai nilai

 Organisasi juga melaksanakan berbagai aktivitas pendukung (support activitics) yang  memungkinkan kelima aktivitas utama tersebut dilaksanakan secara eFisien dan efektif. Aktivitas-aktivitas pendukung tersebut dapat dikelompokkan menjadi empat kategori:

  1. Infrastruktur perusahaan mengarah pada aktivitas-aktivitas akuntansi, keuangan, hukum, dan administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi untuk beroperasi. SIA adalah bagian dari infrastruktur perusahaan.
  2. Sumber daya manusia melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakan, pelatihan, dan pemberian kompensasi dan keuntungan bagi pegawai.
  3. Teknologi merupakan aktivitas yang meningkatkan produk atau jasa. Contohnya adalah penelitian dan pengembangan, investasi dalam teknologi informasi yang baru, pengembangan Website, dan desain produk.
  4. Pembelian (purchasing) termasuk seluruh aktivitas yang melibatkan perolehan bahan mentah, suplai, mesin, dan bangunan yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas utama.

Ingat bahwa sistem sering terdiri dari subsistem. Jadi, tiap tahap dalam rantai nilai organisasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari satu kumpulan berbagai aktivitas. Sebagai contoh, tahap pemasaran dan penjualan melibatkan aktivitas-aktivitas seperti penelitian pasar, menghubungi para pelanggan lewat telpon, memproses pesanan, dan menyetujui kredit. Sebagai tambahan, rantai nilai organisasi itu sendiri adalah suatu bagian dari sistem yang lebih besar. Organisasi berinteraksi dengan para pemasuk, distributor, dan pelanggan. Seperti yang diperlihatkan di Gambar 1-3, sistem yang diperluas ini membentuk rantai persediaan (supply chain).

 gbr-1-3-Supply2

Dengan memperhatikan hubungan antar organisasi dalam rantai persediaannya, suatu perusahaan bisa membantu dirinya sendiri dengan cara menolong organisasi lain dalam rantai persediaan untuk memperbaiki kinerja mereka. Pada kasus awal kita, S&S dapat memperbaiki aktivitas pembelian (purchasing,) dan inbound logistics mereka dengan mengimplementasikan sistem manajemen just-in-time (tepat waktu). Biaya (cost) S&S berkurang karena aktivitas-aktivitas pembelian dan inbound logistics mereka dilakukan dengan lebih efisien, dan karena jumlah modal (capital) mereka yang terikat untuk persediaan kini berkurang. S&S dapat memperoleh keuntungan tambahan apabila mereka menghubungkan sistem baru mereka dengan para pemasok untuk membantu mereka melaksanakan beberapa aktivitas utama dengan lebih efisien dan efektif. Sebagai contoh, dengan memberikan informasi yang lebih rinci dan tepat waktu tentang kebutuhan persediaannya, S&S dapat membantu para pemasok mereka untuk merencanakan secara lebih efisien jadwal produksi mereka agar sesuai dengan kebutuhan S&S. Hal ini mengurangi niaya yang ditanggung para pemasok, dan sebagian dari pengurangan biaya itu akan mcmberi keuntungan bagi S&S, yaitu dalam bentuk biaya produk yang lebih rendah.

SIA : SIA DAN STRATEGI KORPORAT

Strategi dan Posisi Strategis.

porter-generic-strategiesMichael Porter, seorang profesor bisnis di Harvard yang terkenal, beragumentasi bahwa ada dua strategi dasar bisnis yang dapat diikuti oleh perusahaan:

  1. differenciation-strat-eggsStrategi differensiasi produk memerlukan penambahan beberapa fitur atau pelayanan atas produk Anda yang tidak diberikan oleh para pesaing. Dengan mclakukan hal ini, perusahaan akan dapat menetapkan harga premium ke para pelanggannya.
  2. low-costStrategi biaya rcndah (low-cost) memerlukan perjuangan untuk menjadi penghasil suatu produk atau jasa yang paling efisien.

Kadang-kadang, sebuah perusahaan dapat berhasil baik dalam menghasilkan produk yang lebih baik dari para pesaingnya dengan biaya yang lebih rendah dari biaya rata­-rata untuk industri tersebut. Akan tetapi, biasanya perusahaan harus memilih di antara kedua strategi tersebut. Apabila mereka berkonsentrasi untuk menjadi penghasil produk yang biayanya paling rendah, mereka harus melepas beberapa keistimewaan penambah nilai yang mungkin membedakan produk mereka dengan produk lainnya. Apabila mereka berfokus pada diferensiasi produk, mereka tampaknya tidak akan memiliki biaya yang paling rendah dalam industri mereka. Jadi, strategi bisnis melibatkan pemilihan.

Porter berargumentasi bahwa perusahaan dengan pilihan terbatas harus memilih sebuah posisi strategis yang ingin mereka adopsi. Dia menggambarkan tiga posisi strategi dasar, yaitu:

  1. variety-based-1838Posisi strategis berdasar keanekaragaman (variety-based) melibatkan produksi atau penyediaan sebagian dari produk atau jasa dalam industri tertentu. Jiffy Lube International adalah sebuah contoh perusahaan yang mengadopsi posisi strategis berdasar keanekaragaman: perusahaan tersebut tidak menyediakan jasa perbaikan mobil yang beranekaragam, tetapi mereka berfokus pada jasa ganti oli dan pelumas.
  2. needs-basedPosisi strategis berdasar kebutuhan (needs-based) melibatkan usaha untuk melayani hampir seluruh kebutuhan dari kelompok pelanggan tertentu. Termasuk didalamnya adalah mengidentifikasi target pasar. Sebagai contoh, AARP memfokuskan pada para pensiunan.
  3. Access-BasedPosisi strategis berdasar akses (access-based) melibatkan sebagian pelanggan yang berbeda dari pelanggan lainnya dalam hal faktor-faktor seperti lokasi gcografis atau ukuran. Hal ini menimbulkan pcrbedaan kebutuhan dalam melayani para pelanggan tersebut. Edward Jones adalah contoh perusahaan yang mengadopsi posisi strategis berdasar akses: kantor pialang sahamnya sebagian besar terletak di kota-kota kecil yang tidak dilayani oleh kantor pialang lainnya yang lebih besar_

mixstrategy_1333229893_600Porter menjelaskan bahwa ketiga posisi strategis dasar ini tidak berdiri secara terpisah dan, bahkan, sering kali tumpang tindih. Sebagai contoh, Southwest Airlines tampaknya mengadopsi elemen-elemen dari ketiga posisi strategis tersebut. Perusahaan ini dapat diklasifikasikan memiliki posisi strategis berdasar kcanekaragaman karena hanya menawarkan sebagian produk yang disediakan dalam industri penerbangan (tidak ada tempat duduk kelas satu, tidak ada makanan, tidak ada penerbangan internasional). Southwest juga dapat diklasifikasikan memiliki posisi strategis berdasar kebutuhan karena perusahaan tersebut telah mengidentifikasi target pasar yang spesifik (para pelancong yang sensitif dengan harga) yang merupakan dasar desain pelayanannya. Terakhir, Southwest juga tampak memiliki posisi strategis berdasar akses karena perusahaan tersebut tidak melayani seluruh pasar.

Positioning-Rebel-Brown-QuoteMemilih sebuah posisi strategis adalah hal yang penting karena hal tersebut memungkinkan perusahaan untuk memfokuskan usaha-usahanya; atau akibatnya, perusahaan berisiko mencoba menjadi segalanya untuk semua orang. Akan tetapi, Porter berargumentasi bahwa pilihan posisi strategis tertentu perusahaan bukanlah hal yang penting. Hal yang penting adalah mendesain seluruh aktivitas organisasi, agar secara bersama-sama saling memperkuat satu dengan lainnya dalam memenuhi posisi strategis, dan dalam mengimplementasikan-strategi bisnis. Ketika hal ini terjadi, perusahaan memperoleh keuntungan dari sinergi, dalam mana seluruh sistem aktivitas yang dijalankan organisasi lebih besar daripada jumlah tiap bagian individualnya. Hal ini akan mempersulit para pesaing untuk meniru dengan baik, karena mereka harus melakukan lebih banyak hal daripada sekadar meniru prosedur-prosedur tertentu. Bahkan, perusahaan yang telah mencapai tingkat “kesesuaian (fit)” yang tinggi dalam aktivitasnya sering kali tidak perlu khawatir untuk menjaga kerahasiaan proses mereka dari para pesaingnya, karena mereka tahu bahwa mereka tidak dapat diadopsi bagian per bagian.

SIA : Teknologi Informasi dan Strategi Bisnis

Seperti yang diperlihatkan di Gambar 1-1, perkembangan teknologi informasi dapat mempengaruhi strategi. Perkembangan Internet memberikan ilustrasi klasik. Internet sangat mempengaruhi cara berbagai tahapan rantai nilai dilaksanakan. Sebagai contoh, untuk produk-produk yang dapat diubah menjadi data digital, Internet memungkinkan organisasi untuk secara signifikan mempersingkat aktivitas inbound dan outbound logistics mereka.gbr-1-1gambar 1-1.

Selain secara langsung mempengaruhi cara-cara organisasi menjalankan aktivitas­-aktivitas rantai nilai mereka, Internet juga dapat secara signifikan low_costmempengaruhi baik strategi dan posisi strategis. Sebagai contoh, Internet secara dramatis dapat mengurangi biaya, dan karenanya membantu perusahaan mengimplementasikan strategi biaya rendah (low-cost Strategy). Akan tetapi, jika tiap perusahaan dalam industri tertentu mempergunakan Internet untuk mengadopsi strategi biaya rendah, maka pengaruhnya akan problematis. Bahkan, salah satu hasil yang mungkin terjadi adalah persaingan harga yang ketat antar-perusahaan. Apabila hal ini terjadi, hasil dari penghematan biaya yang diberikan oleh Internet akan diperoleh para pelanggan, bukan dikuasai oleh perusahaan dalam bentuk laba yang lebih tinggi. Lebih jauh lagi, karena setiap perusahaan dapat mempergunakan Internet untuk mempersingkat aktivitas-aktivitas rantai nilainya, sepertinya tidak mungkin perusahaan dapat menggunakan Internet untuk mendapatkan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan jika dihadapkan dengan para pesaingnya. Oleh karena itu, begitu sebagian besar perusahaan dalam suatu industri mulai mengiritegrasikan secara penuh Internet ke dalam rantai nilai mereka, pengaruhnya mungkin adalah mendorong perusahaan untuk bergeser dari mengikuti strategi biaya rendah, ke semacam bentuk strategi diferensiasi produk.

internetInternet juga dapat mempengaruhi keinginan relatif untuk mengikuti ketiga posisi strategis yang digambarkan sebelumnya. Sebagai contoh, dengan secara drastis mengurangi atau menghilangkan halangan geografis, Internet membuat produk suatu perusahaan tersedia di hampir semua tempat. Konsekuensinya adalah, tnerupakan hal yang sulit untuk membuat atau mempertahankan posisi strategis berdasar akses. Ini hanyalah suatu contoh tentang bagaimana cara Internet dapat mempengaruhi strategi dan pilihan posisi strategis perusahaan. Bahkan, seperti yang dijelaskan dalam Fokus 1-2, Internet mengubah banyak karakteristik dasar dari struktur industri. Oleh sebab itu, perusahaan harus dengan hati-hati mempertimbangkan kembali keseluruhan strategi mereka.

Peran SIA

SIA-dan-sistem-lainnyaSIA suatu organisasi memainkan peranan penting dalam membantu organisasi mengadopsi dan mempertahankan posisi strategis. Mencapai kesesuaian yang baik antar aktivitas membutuhkan pengumpulan data tiap aktivitas. Hal lain yang juga penting adalah sistem informasi harus mengumpulkan dan mengintegrasikan baik data keuangan, maupun non-keuangan dari aktivitas-aktivitas organisasi.

Fokus 1-2

Internet Menjadikan Strategi Lebih Penting dari Sebelumnya

5-karakteristik-halangan-industri-por1Internet telah mengubah cara pelaksanaan berbagai proses bisnis. Internet juga secara dramatis mempengaruhi lima karakteristik yang menentukan keuntungan dalam suatu industri: kekuatan tawar-­menawar pembeli, kekuatan tawar-menawar pemasok, halangan untuk masuk, ancaman produk atau jasa pengganti, serta tingkat persaingan antar pesaing yang telah ada. Sayangnya, bagi perusahaan di hampir semua industri, perkembangan Internet cenderung meningkatkan kekuatan relatif salah satu atau lebih kelima faktor ini. Oleh karena itu, ha1 ini menurunkan keuntungan keseluruhan perusahaan pada umumnya di industri tersebut. Internet telah mengurangi ; halangan untuk masuk (barrier to entry) dalam banyak industri, dengan cara mengurangi atau meng­hilangkan kebutuhan untuk berinvestasi dalam dan mengembangkan aset-aset tertentu, seperti tim penjual yang berdedikasi. Internet meningkatkan kekuatan pembeli dengan cara mengurangi biaya pergantian (switching cost) dan mensederhanakan proses perbandingan yang terinci antar produk dan jasa. Internet menciptakan metode-metode baru untuk melaksanakan proses dasar bisnis, dan karenanya menciptakan produk dan jasa pengganti baru. Internet memungkinkan para pemasok untuk melewati perantara dan menjual secara langsung ke konsumen akhir. Akhirnya, karena Internet menurunkan tinkat biaya variabel secara relatif dari biaya tetap, lnternet meningkatkan tekanan untuk lebih bersaing dalam harga.

competitive-advantageSebagai hasil dari faktor-faktor ini, banyak perusahaan yang menemukan bahwa walaupun Internet telah membuat mereka lebih efisien dan efektif, mereka tidak dapat menguasai sebagian besar dari keuntungan tersebut dalam bentuk peningkatan laba. Bahkan, jika perusahaan tidak berhati-hati. perusahaan tersebut akan terseret dalam persaingan harga dalam tingkat yang sangat ketat, yang hanya menguntungkan konsumen. Satu-satunya cara agar perusahaan dapat menghindari jebakan tersebut adalah menetapkan suatu strategi dan menerapkan posisi strategis yang secara efektif membedakan mereka dari para pesaingnya. Jadi, pengaruh paling penting dari perkembangan Internet menjadikan semakin pentingnya strategi.

AkuntansiDulunya, SIA disebut sebagai sistem untuk memproses transaksi, karena memiliki perhatian hanya pada data keuangan dan transaksi akuntansi. Sebagai contoh, ketika terjadi penjualan, SIA akan mencatat jurnal yang menunjukkan hanya tanggal penjualan, debit atas kas atau piutang, dan kredit penjualan. Informasi non-keuangan lain yang mungkin berguna tentang penjualan, seperti jam saat terjadinya penjualan, biasanya akan dikumpulkan dan diproses di luar SIA. Oleh sebab itu, banyak organisasi yang mengembangkan sistem informasi tambahan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan informasi yang tidak terdapat di SIA. Sayangnya, keberadaan beberapa sistem sekaligus menimbulkan banyak masalah dan ketidak efisienan. Sering kali data yang sama harus didapat dan disimpan oleh lebih dari satu sistem. Hal ini tidak hanya menyebabkan pengulangan di lintas sistem, tetapi juga mengarah pada ketidaksesuaian, jika data diubah di satu sistem, tetapi tidak diubah di sistem lainnya. Sebagai tambahan, adalah hal yang sulit dilakukan untuk secara efektif mengintegrasikan data dari berbagai sistem.

ERP-systemSistem Enterprise Resource Planning (ERP) didesain untuk mengatasi masalah-­masalah ini karena mereka mengintegrasikan seluruh aspek operasi perusahaan dengan SIA. Jadi, ketika staf penjualan memasukkan pesanan, pengaruh transaksi ini akan secara otomatis mengalir ke seluruh bagian perusahaan yang dipengaruhinya. Persediaan harus diperbaharui, jadwal produksi harus disesuaikan, dan pesanan pembelian (purchase order) dapat dilakukan untuk mendapatkan bahan mentah dan pasokan lain yang dibutuhkan. Selanjutnya, data non-keuangan yang penting, seperti jam saat terjadinya aktivitas, dikumpulkan dan disimpan di dalam sistem yang sama.

Kunci utama dari fitur sistem ERP adalah integrasi data keuangan dan non-keuangan operasional. Nilai dari integrasi semacam ini adalah adanya kemungkinan keuntungan strategis, yaitu dengan cara mendekatkan hubungan antara fungsi sistem informasi dengan fungsi akuntansi yang dulu terpisah. Banyak organisasi yang saat ini mulai mengkombinasikan kedua fungsi ini. Pentingnya trend ini tercermin dari kenyataan bahwa beberapa universitas telah menyatukan departemen akuntansi dan sistem informasi mereka.